【例文あり】OB/OG訪問のメールの書き方（依頼・前日リマインド・お礼メールまで）

突然ですが皆さん、OB/OG訪問に際してメールの文章、正しく書けていますか？
今回は、OB/OG訪問の依頼メールとそのお礼メールを送るにあたって必要なメール作成の基本についてレクチャーします！

OB/OGの方にメールを送るときのキホンの注意

まずはメールを送る際の基本的な注意点について。ビジネスメールにおいて最も基本的な部分なので、必ずできるようにしておきましょう。

メールの「件名」は簡潔に

毎日たくさんのメールのやり取りをしている社会人にとって、仕事に関係の無い・件名の無いメールなどは見落としてしまう場合があります。多忙な社会人にも読んでもらえるようわかりやすく、失礼にならないような件名をつけることが重要です。

下記（メールの例文）にあるように、「件名」は「何について・何の目的で」書かれたものなのかが受け手にすぐにわかることが大切です。特に初めての人にメールする場合、件名によっては「何だこれ!?」と迷惑メールと勘違いされ読まずに捨てられるリスクがあります。

例えば以下のような件名では内容がわからず、そのままゴミ箱行きの可能性が高いのでご注意を。
※使ってはいけない件名の例
「はじめまして」「こんにちは」「OB/OG訪問の件」「訪問依頼」「○○（名前）です」等

メール送信時間帯に注意

メールの利便性の一つが時間を選ばずに送信できるということです。しかし、ビジネスに関してはNGの場合があります。
会社に送ったつもりでも、スマートフォンに転送される場合もあります。就寝中にスマートフォンの受信音を鳴らせて、OB/OGの方を起こさないようにしてください。
目安として、午後10時以降や午前9時前のメールは、急を要する場合以外は控えましょう。
また、月曜日や朝一番は沢山のメールがたまっていることがあり、学生からのメールは一度読んでそのままになってしまう可能性もあります。

誤字脱字に注意

注意力がない人・いい加減な人という印象を与えてしまいます。書き終えたら見直して変換ミスや適切な表現かどうか確認しましょう。

例文から学ぶ、OB/OG訪問依頼メールの書き方

以下がOB/OG訪問依頼メールの例文です。従来のOB/OG訪問は対面が主流でしたが、近年はオンラインでのOB/OG訪問もよく行なわれ、特にビズリーチ・キャンパスのようなプラットフォームでのオンラインOB/OG訪問も増えてきております。そこで例文では対面だけでなくオンラインにも対応した文章を記載いたします。

メールに記すべき内容

いくつかのポイントに沿ってメールを作成すれば、伝えるべき内容はきちんとOB/OGの方に伝わります。

ポイント①：件名

自身がOB/OG訪問を経験した人なら「OB/OG訪問のお願い」でわかりますが、そうでない人はピンとこないこともあるので、「大学名+名前」を添えるほうがいいでしょう。

ポイント②：宛先

会社名、部署名、名前（姓だけでも可）を書きます。会社名は正確に記しましょう。（※「株式会社」が社名の先か後かを確認）。

ポイント③：お詫び

最初の挨拶として「突然のメール、失礼いたします」など簡単にお詫びの言葉を述べておきましょう。

ポイント④：名のり

自分が何者かをまず告げます。紹介者から先に連絡が行っている場合は、「××様よりご紹介にあずかった鈴木綾乃」とします。なお、読みにくい姓名には、例のように「よみがな」を添えましょう。

ポイント⑤：経緯と目的

この例では就職課からの紹介としていますが、実際の経緯や紹介者の名前などをここに記します。ビズリーチ・キャンパスの検索にて社員様を見つけた場合には、キャンパスに登録されているご経歴を拝見し、ぜひお話を伺いたくメッセージを送らせていただきました。などとしましょう。目的は「OB/OGであるあなたを訪問したい」ということに尽きます。この例では「会社に興味を持っており」「詳しい話を聞きたい」からだと、OB/OG訪問の目的を補足する言葉が添えられています。

ポイント⑥：依頼

この場合、２つの依頼が含まれています。 １つは「詳しい話を聞きたい」という願いがかなえてもらえるかどうか「検討してほしい」という依頼であり、もう１つは「お話できる日時/場所を指定してほしい」という依頼です。

ポイント⑦：日程調整条件の提示

会う日程の条件を提示します。逆に、OB/OGの方の「都合のいい時間と場所」を先に連絡してもらい、それに対して自分の都合がつくかどうかを返信するという手順もありますが、これでは日時が確定するまで何度もメールをやり取りしなければなりません。やはり先に学生の側から先に条件（いくつかの候補）を提示し、OB/OGの方の側にその条件に対する返事（イエス・ノー）を連絡してもらう、というのが効率的でしょう。

ポイント⑧：追記

「ご無理を言っているのは私のほうなのですから」という気持ちを表す言葉。OB/OGの方に過度な気遣いをさせないよう、こうした配慮が必要です。

ポイント⑨：結び

「ご多用中のところお手数おかけしますが」などの言葉を添え、OB/OGの方への敬意を表する言葉で締めます。

ポイント⑩：署名

本文の最初に書いた大学名（学部）と自分の名前を再びこの欄に記載します。 ビズリーチ・キャンパスでは、安全対策のため電話番号および個人メールアドレスの交換は禁止されています。この欄は必要最小限の情報にとどめておきましょう。

例文から学ぶ、OB/OG訪問承諾へのお礼/確認メールの書き方

OB/OGの方が「訪問OK」のメールを送ってくれた場合、下記のような「お礼＋確認」のためメールを送ります。

日をおかず、早朝や深夜でない限りはその日のうちに送るようにしましょう。

対面でOB/OG訪問を行なう際のお礼/確認メール

オンラインでOB/OG訪問を行なう際のお礼/確認メール

「お礼＋確認メール」作成のポイント

返信メールにおいても、守るべき基本マナーは同じです。 OB/OGの方への敬意・配慮を忘れず、かつ要件を簡潔に記したメールにします。

ポイント①：件名

初めてのメールではないので、「（〇〇大学　鈴木太郎）」との付加情報は不要です。メールの内容を簡潔に示す件名にしましょう。

ポイント②：宛先

例文どおりにするのがよいでしょう。

ポイント③：名のり

難読姓名へのふりがなは、当面継続したほうがいいでしょう。

ポイント④：お礼

OB/OGの方が自分のために行ってくれた行為には、基本的にすべて感謝の意を表します。

ポイント⑤：確認とその内容

OB/OGの方のメールに記された返答内容（指定された日時や場所、住所）をここに再掲しておくと、両者の勘違いがチェックできます。OB/OGの方のメールに曜日の記載がない場合でも、自分からの返信には記入しておきましょう。これも日時の相互チェックに役立ちます。オンラインで行なう場合も時間と媒体の確認は行いましょう。zoomなどのビデオ通話アプリを使う際には、リンクとパスワードの共有も忘れずに行いましょう。

ポイント⑥：服装

初対面の場合、服装の特徴が人物の特定に役立つので、この一文にはOB/OGの方への配慮が伺えます。オンラインの場合は不要です。

ポイント⑦：結び

訪問に応じてくれたことへの感謝の気持ちを述べ、定型文「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と締めます。

ポイント⑧：署名

すでに必要な情報は伝えていますので、改めて署名欄を作る必要はありませんが、メールツールによってはデフォルトで著名欄を設定することができるので、設定しておくと便利です。

例文から学ぶ、OB/OG訪問前日のリマインドメールの書き方

訪問前日には下記のような「確認+当日聞きたいことの共有」のためメールを送ります。

日時や場所の最終確認は当日のトラブルを未然に防げ、また聞きたいことを事前に共有できれば社員様も話すことを考えて臨めるため、OB/OG訪問の収穫が大きなものとなりえます。このひと手間でOB/OGの方からの印象はだいぶ変わるため、忘れずに行いましょう。

###対面でOB/OG訪問を行なう際の前日リマインドメールの書き方

明日は15:30にJR〇〇駅・西口改札を出たあたり（みどりの窓口近辺）でお待ちしております。私は紺のスーツ姿にモスグリーンの小型リュックを背負って伺う予定です。

〇〇様には「なぜこの業界/貴社を選ばれたのか」といった就職活動期のお話や、「現在までにどのようなお仕事を経験されたのか」といった実際に働かれて感じたことについてお伺いできればと思います。

明日は〇〇様にお会いし、さまざまなお話をお伺いできることを楽しみにしております。

この度はお忙しいところ、訪問を承諾していただきありがとうございます。 引き続き、よろしくお願いいたします。

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〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
鈴木　太郎
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オンラインでOB/OG訪問を行なう際の前日リマインドメール

明日は15:30にビズリーチ・キャンパスのビデオ通話機能にてコールしていただけますと幸いです。5分前にはコールに出られる状態にしますのでご都合の良いタイミングでお願いいたします。

〇〇様には「なぜこの業界/貴社を選ばれたのか」といった就職活動期のお話や、「現在までにどのようなお仕事を経験されたのか」といった実際に働かれて感じたことについてお伺いできればと思います。

明日は〇〇様からさまざまなお話をお伺いできることを楽しみにしております。

この度はお忙しいところ、訪問を承諾していただきありがとうございます。 今後ともよろしくお願いいたします。 －－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
鈴木　太郎
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

「前日リマインドメール」作成のポイント

前日リマインドメールにおいても、守るべき基本マナーは同じです。OB/OGの方への敬意・配慮を忘れず、かつ要件を簡潔に記したメールにします。

ポイント①：件名

初めてのメールではないので、「（〇〇大学　鈴木太郎）」との付加情報は不要です。メールの内容を簡潔に示す件名にしましょう。

ポイント②：宛先

例文どおりにするのがよいでしょう。

ポイント③：名のり

難読姓名へのふりがなは、当面継続したほうがいいでしょう。訪問依頼から時間が経っていると忘れてしまう場合があるため、しっかりと名乗りましょう。

ポイント④：お礼

OB/OGの方が自分のために行ってくれた行為には、基本的にすべて感謝の意を表します。

ポイント⑤：確認とその内容

当日の時間や集合場所について再度確認し、齟齬がないようにしましょう。特に「オンラインだと思ったら対面だった」といったことが近年増加しているため、改めて確認することは非常に大切です。またオンラインで行う際にリンクなど共有すべきことがあれば、それももう一度送付しましょう。

ポイント⑥：当日質問したいこと

当日は30分から1時間と長いようで短い時間です。何を聞きたいのか予めて明確にし、質問事項をざっくりでもよいのでOB/OGの方に伝えておきましょう。当日いきなり聞くより前日にある程度イメージができていれば本当に聞きたかったことを聞くことが可能です。質問は例文のようにざっくりしたものでも良いですが、理想は質問一覧をリストにして共有したいところです。

ポイント⑦：結び

訪問に応じてくれたことへの感謝の気持ちを述べ、定型文「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」と締めます。

ポイント⑧：署名

すでに必要な情報は伝えていますので、改めて署名欄を作る必要はありませんが、メールツールによってはデフォルトで著名欄を設定することができるので、設定しておくと便利です。

例文から学ぶ、OB/OG訪問後のお礼メールの書き方

訪問に応じてくれたOB/OGには、必ずその日中に自分からお礼のメールを送りましょう。これはお世話になった人に対する礼儀であり、ビジネスマナーの1つと心得てください。また、電話でお礼をする手もありますが、忙しい社会人にとっては対応する時間に融通が利くため、電話よりメールの方が都合がいいでしょう。 以下がOB/OG訪問後のお礼メール例文です。

〇〇様の話を伺えたことでさまざまな疑問点が解消するとともに、〇〇業界や企業というものに関する知識を深めることができました。 特に、「（印象に残ったアドバイスやエピソード）」についてのお話は非常に勉強になりました。

〇〇様からいただいた励ましのお言葉を胸に、これからスタートする就職活動に取り組んでいく所存です。

今後また、ご相談させていただく機会があるかと存じますが、その際もご指導のほど、よろしくお願いいたします。

取り急ぎ、お礼申し上げます。
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－
〇〇大学〇〇学部〇〇学科3年
鈴木　太郎
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メールに記すべき内容

いくつかのポイントに沿ってメールを作成すれば、伝えるべき内容はきちんとOB/OGの方に伝わります。

ポイント①：件名

OB/OG訪問のお礼メールであることをはっきりと明記し、自分が誰なのかもわかるようにしましょう。

ポイント②：宛先

会社名、部署名、名前（姓だけでも可）を書きます。会社名は正確に記しましょう。（※「株式会社」が社名の先か後かを確認）。

ポイント③：お礼

まずはOB/OG訪問を引き受けてくださったことに対してお礼を伝えましょう。

ポイント④：学んだことの振り返り

今回の訪問を通して、何を学んだのか、きちんと言語化して伝えるようにしましょう。OB/OGの方のお忙しい時間をいただいた以上、何を学び、どう今後に活きるのかをしっかり伝えましょう。 振り返りの際には、項目別にまとめるフォーマットを作成しておきましょう。例えば、 ①企業について ②業界について ③仕事内容について ④その人について ⑤新しい発見 ⑥選考にまつわるノウハウや技法 ⑦反省点 などでしょうか。このフォーマットに従ってそれぞれの記録を作っておくと、後々見返したときに比較がしやすかったり、見たい箇所がさっと目に入って来やすくなるのでおすすめです。

ポイント⑤：今後のことと再度お礼

今後、就職活動にあたって今回のOB/OG訪問がどう活きるのか、自分がどういうアクションを起こしていくのかを伝え、再度今回のOB/OG訪問のお礼を伝えましょう。後日また訪問することもあるため、最後まで誠意を見せて伝えることが大切です。

まとめ

いかがでしたか？これからビジネスメールを書く際に、ぜひ参考にしてみてください！
初めてお会いするOB/OGの方に対して失礼のないメールを送ることはとても重要です。人との付き合いは些細なところから悪印象を及ぼしてしまうこともあるので、社会人の方への依頼の際は、敬意をもって依頼するようにしましょうね。 また、ビジネスメールの書き方はOB/OG訪問に限らず、企業面接の日程連絡など就職活動の様々な場面で必要になります。ぜひスキルとして身につけておきましょう！

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