インターンの質問メールを送る時のマナーとは
インターンに参加する予定の就活中の大学生にとって、質問メールを送る時のマナーは悩みの種の1つです。ですがインターンの質問メールは、気をつけたいことやポイントを知っておけば、簡単に正しいメールを送ることができます。 さらに、メールを送るときのマナーは社会に出てからも役に立ちます。言葉の使い分けや件名の適切な書き方など、今後も役立つ知識を習得して、インターンをスムーズに進めましょう。
インターンの質問メールの正しい書き方
ここでは正しい質問メールの書き方について詳しく解説していきます。インターン以外にも、企業とメールでやり取りする場合に重要なポイントとして応用できますので、是非覚えておきましょう。
書き出しは宛名と挨拶から
どの手紙も、宛名がないと誰に届けたい郵便物なのかが分かりません。これはメールの場合も同じです。メールの最初には、インターンを受ける企業名、次に担当部署名、そして担当者名を必ず記載します。 そして、このインターンの質問メールが初めてのメールならば、その企業に対して「初めまして」と挨拶文を入れることが適切です。 もし既に担当者に出会っていて面識がある場合は、送り先の企業名など宛名を記入した後、「お世話になっております。」と書き始めて、書き出しを使い分けるようにしましょう。 これは、就職後も活用できる挨拶の使い分けです。
聞きたいことは件名に記載する
メールが届いた時、真っ先に目に入るのが件名です。そのため、件名は分かりやすく簡潔なものにするのがベストです。しかし、ここで内容をどのようにすべきか、と悩む人も多いです。 担当者に質問したいことは、どのようなことでしょうか。件名には、その質問内容を簡潔にまとめるようにしましょう。例えば服装について聞きたい場合は、「インターン当日の服装について」、採用について聞きたい場合は、「2018年度の新卒採用について」など、質問内容を簡単にまとめることで、明確な件名になります。
署名を付ける
企業の担当者から確実に返信をもらうためには、「大学名」と「名前」の他に「メールアドレス」や「電話番号」、そして「住所」といった自分の情報を、記載することが大切です。その一例は以下の通りです。
大学名○○学部△△学科
田中太郎（Tanaka Tarou）
mail:tanaka@◯◯◯.jp
TEL（携帯）000-0000-0000
〒333-333○○県○○市○○1-2
記載個所は、メールの一番最後に記載するのが一般的です。また、メールには「署名」という機能があります。上記のような情報を署名機能にあらかじめ登録しておけば、メールを作成するたびに自動で記載してくれるので、設定しておくと便利でしょう。
インターンの質問メールの例文
企業へ送る可能性が高いメールの1つとして、インターンに関する質問メールが挙げられます。実際の例文とともに、チェックしてみましょう。
日程に関する質問
件名：インターンシップ面接日程の変更のお願い（○○大学・田中太郎）
株式会社 ××流通
人事部
インターンシップ担当
＜名字＞様
お世話になっております。
大学名・○○学部・△△学科の田中太郎と申します。インターンシップの日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
ご連絡いただいた5月18日（木）ですが、ゼミのプロジェクトがあり、誠に恐れ入りますが以下の日程のいずれかで変更は可能でしょうか。
5月19日（金）10：00～16：00
5月22日（月）10：00～16：00
5月23日（火）終日
もしいずれもご都合がつかない場合は、再度ご提案をさせていただければと存じます。
ご確認何卒よろしくお願い申し上げます。
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大学名○○学部△△学科
田中太郎（Tanaka Tarou）
mail:tanaka@mm.jp
TEL（携帯）090-0000-0000
〒333-333○○県○○市○○1-2
企業によっては、日程調整をメールで行う場合もあります。また企業側から提案された日時が、ゼミなどはずせない用事で対応できないこともあるでしょう。そうした場合に、メールを送るケースが多いです。
しかしメールでやり取りする場合、電話と違ってすぐに次の質問をすることはできません。日程調整のメールは、日程にある程度の幅を持たせ、例文のように少なくとも3パターン提案しておくと良いでしょう。
服装に関する質問
件名：インターンシップの服装についての質問（○○大学・田中太郎）
株式会社 ××流通
人事部
インターンシップ担当
＜名字＞様
お世話になっております。
大学名・○○学部・△△学科の田中太郎と申します。貴社でのインターンシップの日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
インターンシップ当日の服装に関してご質問があり、ご連絡しました。
頂いたメールに服装の指定がございませんでしたが、当日はスーツでお伺いして問題ございませんでしょうか。
お手数をおかけ致しますが、
何卒ご回答の程よろしくお願いいたします。
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大学名○○学部△△学科
田中太郎（Tanaka Tarou）
mail:tanaka@◯◯◯.jp
TEL（携帯）000-0000-0000
〒333-333○○県○○市○○1-2
インターンは、詳しい説明が記載されていることがほとんどですが、中にはそうではないこともあります。持ち物や服装など、疑問をあらかじめ解決しておくことも大切です。またメール内で相手企業を指して使う敬語は「貴社」です。面接などの話し言葉だと「御社」になるため注意しましょう。
返信メールが届いた時の注意点
さらに、企業の担当者から返信メールが届いた場合の注意点について見ていきましょう。
1営業日以内に返信
返信メールが届いたら、1営業日以内に返信するようにしましょう。またその企業の営業時間内に返信し、できるだけスムーズに読んでもらえるようにしましょう。 遅くとも、メールが届いてから24時間以内が理想です。しかしその企業の休日を挟むようであれば、休み明けに送ることも考えておきましょう。特に、返信メールを受け取って、疑問が生じてさらに質問が必要になった場合は早めに対応が必要になります。
「Re:」は付けたままで返信
返信メールで悩みがちなのが、件名です。返信メールであることを分かりやすくするために「Re:」はつけたままで返しましょう。また件名も変更せず、そのままにしておきましょう。新たに質問をする場合も、回答メールへの返信なら「Re:」が付いていた方がこれまでもやり取りがある人だと分かってもらえます。
回答メールに対して返信をする
回答に対して、お礼の返信メールを送信することも大切です。内容としては、回答メールに対するお礼と回答内容の確認が挙げられます。たとえば上記の服装に対する質問メールなら「当日は仰っていただけたようにスーツにて参加いたします」と付け加えることで、理解したことを伝えられます。
ただし、その回答メールに対する返信にさらに返信がきた場合、返信しなくても問題はありません。相手側から「返信不要です」と書かれていることもあります。企業とたくさんやり取りをしていると反射的に返信する可能性もありますから、注意して対応しましょう。
お礼メールの例文
インターン終了後、企業に対しお礼メールを出すことが一般的です。インターンのために時間を割いてくださったことに対するお礼を伝える以外にも、ポイントがあります。
件名：インターンシップ参加へのお礼（○○大学・田中太郎）
株式会社 ××流通
人事部
インターンシップ担当
＜名字＞様
お世話になっております。
昨日のインターンに参加させていただきました、大学名・○○学部・△△学科の田中太郎と申します。
この度は2日間に渡り、多くのことをご教示頂きまして、誠にありがとうございました。
流通業界に対する知識向上とともに、現在の自分に足りない点も明確にすることができました。
ぜひ、貴社の選考を受けさせていただきたく存じます。
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
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大学名○○学部△△学科
田中太郎（Tanaka Tarou）
mail:tanaka@◯◯◯.jp
TEL（携帯）000-0000-0000
〒333-333○○県○○市○○1-2
メール件名を明確にするなど、基本的な点は質問メールと大きく変わりません。ポイントとして、インターンを通し、どんな学びがあったかを伝える内容にすることが大切です。学んだ内容は人によって異なるので、例文をそのまま使用することは避けましょう。 今後、選考を考えている企業であれば、その点も含めて伝えておきます。最後に2,3回は読み直して、誤字脱字が無いようにチェックしておくことも大切です。
決まりを守って企業に良い印象を与えよう
インターン生から質問メールを出す場合は、様々な注意点があります。企業とのメールのやり取りは、就活の中で大切なマナーであると同時に、今後社会に出た時にも必要とされるスキルです。今からマナーを身に着けることは、大変重要です。 正しい質問メールの書き方を身につけて、企業に良い印象を与えましょう。それは同時に自分自身のスキルアップにもつながりますので、早めに覚えることをお薦めします。