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OB/OG訪問の日程調整メールはこれでバッチリ！例文まで含めて解説

OB/OG訪問では相手との日程調整が欠かせません。基本的にはメールなどでのやりとりが必要になってきますが、どういう風に書けば良いのかが分からない就活生も多いのではないでしょうか？OB/OG訪問の日程調整について、正しいメールの書き方などを含めて詳しく見ていきます。

2023/02/21

OB/OG訪問の日程調整メールはどう書くべきか

OB/OG訪問では、OB/OGに合わせた日程を決めなければなりません。相手がいることですから、自分が指定した日に訪問ができない場合も多いですし、日程調整のマナーなどには気をつける必要があります。本記事では、訪問時の日程調整をスムーズに行うためのコツや方法を取り上げていきます。

日程調整のやり方について

日程調整を行う際には、OB/OGと複数回やりとりを行う必要があります。ただ、日程調整そのものをどのように行えば良いかなど、ピンと来ない人も多いのでは？ここでは日程調整のやり方についてご紹介します。

日程調整でやりがちな誤字脱字

まず、日程調整に関するやりとりで心がけて欲しいのは、誤字脱字をしないこと。特に気を付けたいのは企業名、相手の氏名です。面識がない社会人への依頼がほとんどだと思いますので、最初の印象はかなり重要です。最初からミスがあると、ネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。送信する前に、誤字脱字がないかなど文面を2回以上は推敲することを心がけましょう。

日程調整は5回ほどのやり取り

日程調整は1回で終わることはほぼありません。一般的には、5回から6回ほどやりとりをする必要があります。まず最初にやることは、学生から訪問のためのアポイントを取ることです。次にOB/OGから、承諾か拒否かの返信が届きます。承諾を得られたら、お礼と日程の確定についてのメッセージをOB/OGへ送ります。それからOB/OGの了承、確認メールが来て、学生から返信という流れです。他にも、OB/OG訪問前日、相手が忘れていては困るのでリマインドを送るというのが日程調整に関する一般的な流れです。

【OB/OGへのアポイントメントの一般的な流れ】

OB/OGからの返信
お礼と日程確定の連絡
OB/OGから確認をしたことを知らせる連絡
学生からの返信
OB/OG訪問直前でのリマインド

候補日程は自分から提示すべき？

日程調整の仕方はさまざまです。自分から日付や期間を提示したり、逆に相手の都合を先に聞く方法があります。OB/OGに合わせることを前提として、自分から幅の広い日付や期間を提示するのが一般的です。ただし、提示した日時で都合が合わない可能性も。その場合は、相手の都合のよい日時を聞きましょう。

依頼と日程調整を同時に行うと時短

OB/OG訪問の依頼をする時、学生側の都合の良い日程を一緒に提示すれば連絡の回数を減らすことができます。相手は仕事などで忙しいため、メッセージをゆっくり見る時間がないと思っておきましょう。文面を読むという作業1つでも効率的かつ手間を掛けさせないようにすることも重要です。そのため、OB/OG訪問の依頼と日程調整を同時に行うのは効率的と言えるでしょう。

件名　OB/OG訪問のお願い　◯◯大学　氏名
株式会社◯△
営業部　◯◯様
突然のご連絡、大変失礼いたします。
◯◯大学△△学科□年生の（氏名）と申します。
大学のキャリアセンターの方から（OB/OGの名前）様の連絡先をご紹介いただきました。
私は◯◯業界の企業研究をしており、貴社に興味を持っております。
大変お忙しい所、非常に恐縮なのですが、（OB/OGの名前）様にぜひとも貴社のお話を伺いたくご連絡申し上げました。
突然のお願いで恐縮なのですが、上記の件につきましてご検討頂ければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。つきましては、下記日程候補のうちから（OB/OGの名前）様のお時間を頂戴したく存じます。ご都合のほどお教えいただけると幸いです。
＜候補日程＞
◯月◯日　午前
◯月◯日　午後
◯月◯日　終日
場所
◯◯様のご指定された場所をお教えいただけると幸いです。
お忙しい中、ご無理を言いまして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
署名 ○○　○○

返信が来たら日程を確定させる

OB/OGから了承と時間と場所を指定する返信が来たらそこで確定しましょう。その時、きちんとお礼と日程や場所を確認するためにメールで返信を送ります。

＜例文＞
件名Re：OB/OG訪問のお願い　◯◯大学　氏名
株式会社◯△□
営業部　◯◯様
お世話になります。◯◯大学△△学科□年生の（氏名）でございます。
このたびは貴重なお時間を頂けるということで、大変嬉しく思っております。誠にありがとうございます。
◯◯様がご指定されたお時間と場所について承知いたしました。
それでは下記の通りでお待ちしております。
日時：詳細な日時（24時間表記）
場所：住所
目的：OB/OG訪問したい理由を簡潔に
おおまかな相談内容
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 ○○　○○

日程確定のお礼メールを送る

OB/OGから日程を確認したというメールが届いたら、お礼のメールを送りましょう。

＜例文＞
件名Re：Re：OB/OG訪問のお願い　◯◯大学　氏名
株式会社◯△□
営業部　◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
日時などの詳細について承知いたしました。
ご足労をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。
署名 ○○　○○

リマインドメールは訪問前日に送る

OB/OG訪問の前日には、リマインドメールを送る必要があり、その際改めて時間や場所を明記します。リマインドメールは、相手に確認してもらうために必要なことです。なぜなら、OB/OG訪問は相手にとって優先順位は高くないからです。毎日の仕事の中で忘れてしまう可能性もあります。前日に改めて確認するようにしましょう。ただ、確認とは言ってもOB/OGに送るメールですからマナーに注意し、三行ほどの簡単な文章で送ります。

＜例文＞
件名Re：Re：Re：OB/OG訪問のお願い　◯◯大学　氏名
株式会社◯△□
営業部　◯◯様
お世話になります。◯◯大学△△学科□年生の（氏名）です。
明日のOB/OG訪問は、開催で問題ないでしょうか？
何か問題がある場合のみ、ご連絡いただければ幸いです。
OB/OG訪問、楽しみにしています。
ご足労をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 ○○　○○

日程調整における注意点について

日程調整で注意したいポイントを解説します。

候補日程は広く提示する

日程調整を行う時、メールでのやりとりはできるだけ少なくした方が良いでしょう。自分の立場になって考えてみてください。仕事ですごく忙しい時にメールがきたら、見るのを後回しにすることもあります。メールのやりとりを効率化して少なくするには、日程を一つずつ小出しにせず、複数提示すると良いでしょう。

日程の提案は1~2週間後を目安に

日程の提案は、近日から1~2週間後を目安にした方が良いでしょう。次の日、明後日など近い日であれば、相手も急すぎてスケジュールの都合がつかない可能性が高いので、避けるのが無難です。そのため、提案する日は日程調整のメールから1〜2週間後を目安にしておきましょう。そうであれば相手も選択肢が増えるので、時間を空けてくれる可能性が高くなります。

時間帯にも注意する

時間帯にも注意しなければなりません。なるべく就業中の時間帯を選ぶことが大切です。避けた方が良いのが、休日や業務時間外などです。また、始業直後や昼休み、退社時間前後も止めておきましょう。

ビズリーチ・キャンパスにおける日程調整のやり方について

ビズリーチ・キャンパス上での日程調整は、上記で説明した日程調整方法と基本は変わりません。一つ違うとしたら、日程調整のタイミングでしょうか。まず、訪問したいOB/OGに対して訪問依頼となる「話を聞きたい」ボタンを押した後、訪問依頼の承認を待ちます。その際に、メッセージを送れる場合と送れない場合があります。両者の違いは、OB/OG側の設定から発生するものなので、あまり気にしなくて大丈夫です。訪問依頼と同じタイミングでメッセージを送れる際には、訪問依頼の文面の中で日程調整も行いましょう。一方で、「話を聞きたい」ボタンを押した後にメッセージを送れない場合には、日程調整を行うのは、承認された後のタイミングです。承認後、承認してくれたことに対する感謝の文面を送り、その後日程調整を行いましょう。