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選考対策

OB訪問の日程調整メールはこれでバッチリ!例文まで含めて解説

OB訪問ではOBと日程調整をしなければなりません。メールでやりとりをしなければならないですが、どういう風に書けば良いか分からない就活生も多いのではないでしょうか?OB訪問の日程調整や正しいメールの書き方などを含めて詳しく見ていきます。

OB訪問の日程調整メールはどう書くべきか

OB訪問では、OBに合わせた日程を決めなければなりません。相手がいることですから、自分が指定した日にOB訪問ができない場合も多いです。OBと日程調整をしなければならないですが、マナーなどには気をつける必要があります。OB訪問の日程調整メールをスムーズに行うためのコツや方法を取り上げてみました。

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メールでの日程調整の仕方について

メールで日程調整を行うならOBと複数回やりとりを行う必要があります。ただ、日程調整そのものをどのように行えば良いかなど、ピンと来ない人も多いことでしょう。ここではメールの日程調整の仕方についてみていきます。

日程調整メールは5回ほどのやり取り

日程調整メールは1回で終わることはほぼありません。一般的には5回から6回ほどやりとりをする必要があります。まず最初にやることは学生からOB訪問のためのアポイントを取ることです。次にOBから、承諾か拒否かの返信が届きます。 承諾を得られたらお礼と日程の確定についてOBへメールを送ります。それからOBの了承、確認メールが来て、学生から返信という流れです。他にも、OB訪問前日、OBが忘れていては困るのでリマインドメールを送るというのが日程調整に関する一般的な流れです。

【OBへのアポイントメントの一般的な流れ】

- OBからの返信
- お礼と日程確定のメール
- OBから確認をしたことを知らせるメール
- 学生からの返信
- OB訪問直前でのリマインドメール

日程調整の仕方は様々

日程調整の仕方はさまざまです。自分から日付や期間を提示する、逆にOBの都合を先に聞く方法があります。OBに合わせることを前提として、自分から幅の広い日付や期間を提示するのが一般的です。ただし、提示した日時で都合が合わない可能性も無視できません。その場合は、OBの方の都合のよい日時を聞きましょう。

OB訪問の依頼と日程調整を同時に行うと時短

OB訪問の依頼をする時、学生側の都合の良い日程を一緒に提示すればメールの回数をへらすことができます。OBは仕事で忙しいためメールをゆっくり見る時間がないと考えましょう。メールを読むという作業1つでもわずらわしさを感じさせてはいけません。そのため、OB訪問の依頼と日程調整を同時に行うのは効率的と言えるでしょう。
<例文>
件名 OB訪問のお願い ◯◯大学 氏名
株式会社◯△□
営業部 ◯◯様
突然のご連絡、大変失礼いたします。
◯◯大学△△学科□年生の(氏名)と申します。
大学のキャリアセンターの方から(OBの名前)様の連絡先をご紹介いただきました。
私は◯◯業界の企業研究をしており、貴社に興味を持っております。
大変お忙しい所、非常に恐縮なのですが、(OBの名前)様にぜひとも貴社のお話を伺いたくご連絡申し上げました。
突然のお願いで恐縮なのですが、上記の件につきましてご検討頂ければ幸いです。何卒よろしくお願いいたします。つきましては、下記日程候補のうちから(OBの名前)様のお時間を頂戴したく存じます。ご都合のほどお教えいただけると幸いです。
<候補日程>
◯月◯日 午前
◯月◯日 午後
◯月◯日 終日
場所
◯◯様のご指定された場所をお教えいただけると幸いです。
お忙しい中、ご無理を言いまして申し訳ございません。何卒よろしくお願いいたします。
署名 ○○ ○○

返信が来たら日程を確定させる

OBから了承と時間と場所を指定する返信が来たらそこで確定しましょう。その時、きちんとお礼と日程や場所を確認するためにメールで返信を送ります。
<例文>
件名Re:OB訪問のお願い ◯◯大学 氏名
株式会社◯△□
営業部 ◯◯様
お世話になります。◯◯大学△△学科□年生の(氏名)でございます。
このたびは貴重なお時間を頂けるということで、大変嬉しく思っております。誠にありがとうございます。
◯◯さまがご指定されたお時間と場所について承知いたしました。
それでは下記の日程通りでお待ちしております。
日時
場所
目的
おおまかな相談内容
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 ○○ ○○

こちらの誠意を見せるもう1通を送る

OBから日程を確認したというメールが届いたとします。それで満足してはいけません。基本的に学生側でメールを終わらせることが望ましいからです。
件名Re:Re:OB訪問のお願い ◯◯大学 氏名
株式会社◯△□
営業部 ◯◯様
ご連絡ありがとうございます。
日時などの仔細について承知いたしました。
ご足労、おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名 ○○ ○○

リマインドメールは訪問前日に送る

OB訪問の前日にリマインドメールを送る必要があります。改めて時間や場所を明記します。リマインドメールは、OBに確認してもらうために必要なことです。OB訪問はOBにとって優先順位は高くありません。 毎日の仕事の中で忘れてしまう可能性もあります。忘れてしまってはいけないので、前日に改めて確認をしなければならないのです。ただ、確認とは言ってもOBに送るメールですからマナーに注意し、三行ほどの簡単な文章で送ります。

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日程調整における注意点について

日程調整について注意しなければならないことがあります。この注意点を無視するとマナー違反になる可能性も否定できません。日程調整で注意したいポイントを解説します。

日程は広く提示する

日程調整を行う時、メールでのやりとりはできるだけ少なくした方が良いでしょう。自分の立場になって考えてみてください。仕事ですごく忙しい時にメールがきたら、見るのを後回しにすることもあります。そのメールが大事なものであれば、忙しくても読まなければなりません。メールのやりとりを効率化して少なくするには、日程を一つずつ小出しにせず、複数提示すると良いでしょう。

日程の提案は2週間後を目安に

日程の提案は、近日から2週間後を目安にした方が良いでしょう。次の日、明後日など近い日であればOBも急すぎてスケジュールの都合がつかない可能性が高いので避けるのが無難です。そのため提案する日は、日程調整のメールから1週間後〜2週間後ぐらいを目安にしておきましょう。それならOBも選択肢が増えるので時間を空けてくれる可能性が高くなります。

時間帯にも注意する

時間帯にも注意しなければなりません。なるべく就業中の時間帯を選ぶことが大切です。逆にダメなのは休日や業務時間外などです。 また、始業直後や昼休みや直後の定時は止めておきましょう。OBの貴重な休み時間を奪ってはいけません。ただし、OBがランチやディナーを提案したなら承諾してもかまいません。

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マナーを守ってOBとの日程調整をしたい

OB訪問の日程調整についてもマナーは必要です。忙しいOBのことを考えて効率的に無駄のないメールのやりとりをしましょう。日程調整のやりとりメールが増えれば増えるほど、OBとしては面倒になります。日程調整でもマナーをきちんと守り、OBの立場になって日程調整を行いましょう。

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