選考対策

エントリーシートのダウンロード方法と入手する際の注意点を解説 | ビズリーチ・キャンパス

就職活動において避けて通れない「エントリーシート（ES）」の準備。企業の公式サイトや採用ページからのダウンロードはもちろん、ナビサイトや大学のキャリアセンター、説明会やインターンシップを通じた入手など、方法はいくつかあります。本記事では、「エントリーシートをダウンロードする方法」と「入手時に注意すべきポイント」などについて解説します。 ESを入手し、就活の準備を万全なものにして選考に挑みましょう。

公開日： 2025/11/10

エントリーシートとは何か

就職活動における「エントリーシート（ES）」とは、企業が選考のために独自に用意している応募書類です。履歴書のように、学歴や連絡先など決まった項目を記入するだけではなく、志望動機や自己PR、学生時代の経験やガクチカなど、応募者の考え方や行動が伝わる内容が中心になります。そのため、企業ごとに聞かれる設問や書式が異なる点が特徴です。

【履歴書とエントリーシートの違い】
履歴書：基本情報・学歴・資格・写真などを記入（形式はほぼ共通）
エントリーシート：企業独自の質問に記述形式で回答
書式・提出方法・選考上の役割が異なることが多い

企業ごとの特徴が色濃く出るのがエントリーシートです。事前にダウンロードや内容確認を行い、丁寧に準備を進めましょう。

エントリーシートの入手方法5選

エントリーシートの入手方法には、主に次の5つのものがあります。

・採用ページからダウンロードする
・就活ナビサイトからダウンロードする
・メールでデータとして受け取る
・説明会・インターンシップで直接受け取る
・郵送で受け取る

それぞれの方法をみていきましょう。

採用ページからダウンロードする方法
多くの企業では、公式サイト内の「採用情報」ページにESのダウンロードリンクを設けています。
一般的には「新卒採用」や「選考フロー」「応募方法」などの項目があり、その中にPDFやWord形式のESが掲載されていることが多いです。
ダウンロードの手順としては、まず企業の公式サイトにアクセスし、「採用情報」もしくは「新卒採用」ページへ移動。次に、「エントリー方法」や「提出書類」などの欄を探すと、ESのデータが公開されている場合があります。見つからない場合は、説明会やマイページ登録後に配布されるケースもあるため、こまめな確認が大切です。

就活ナビサイトからダウンロードする方法
就活ナビサイトでは、企業ごとのエントリー情報とあわせて、ESをダウンロードできる場合があります。
例えば、リクナビでは企業ページの「エントリー」ボタンを押した後、マイページにログインすると「提出書類」欄からダウンロードできることがあります。マイナビでは「セミナー申込」や「プレエントリー」後に、マイページ内でESが配布されるケースが一般的です。
企業によっては「選考ステップを進めた人限定」でダウンロードが可能になることもあるため、ナビサイトに登録後はこまめに企業ページをチェックし、案内が出ていないか確認しておきましょう。

メールでデータとして受け取る方法
企業によっては、プレエントリーや説明会参加後に、ESをメールで送付してくる場合があります。多くはPDFやWord形式の添付ファイルとして届きます。
受信した際は、まず件名や送信元のメールアドレスが公式のものであるかを確認し、本文の指示に沿って対応しましょう。添付ファイルは開く前にウイルス対策ソフトでスキャンし、内容を確認のうえ、早めにパソコンやクラウドに保存しておくと安心です。
また、提出方法や締切日時の記載がメール本文にあることが多いため、見落としのないように注意が必要です。返信が必要なケースでは、丁寧な文面で早めに対応しましょう。

説明会・インターンシップで直接受け取る方法
企業の説明会やインターンシップの場で、ESを紙で配布されることもあります。この場合は、その場で提出用として記入を求められることもあれば、自宅で記入後に郵送や持参を指示されることもあります。
受け取る際は、担当者に丁寧なお礼を伝えるのが基本マナー。配布された資料は折れたり汚れたりしないよう、クリアファイルなどに入れて保管しましょう。紙媒体のESは再発行が難しいこともあるため、受け取ったら内容をスマートフォンで撮影するか、スキャンしてデータ化しておくと安心です。
イベント後に提出方法や期限の案内が送られてくる場合もあるので、配布資料とあわせてメール等も確認しておきましょう。

郵送で受け取る方法
企業によっては、ESを紙で郵送してくれる場合があります。応募時に住所を登録した後、数日以内にESが届き、必要事項を記入して返送する流れが一般的です。
同封されている返信用封筒には、あらかじめ切手が貼られているか、自分で用意するよう指示されている場合があります。記入が完了したら、折れや汚れを防ぐために封筒に丁寧に入れ、記載された提出期限までに余裕をもって投函しましょう。
また、万が一の遅延に備えて、投函日を記録しておくと安心です。提出後に企業側で受領確認がないケースもあるため、不安な場合は問い合わせの可否を事前に確認しておくとよいでしょう。

エントリーシートをダウンロードする際の注意点

ESをダウンロードする際には、提出期限に間に合うよう早めにダウンロードすることはもちろん、ファイル形式や記入方法など、企業ごとの指定に注意が必要です。
見落としやすいポイントを押さえて、ミスのない準備を心がけましょう。

ダウンロード期限内に入手する
企業によっては、ESのダウンロードに期限を設けていることがあります。これは選考スケジュールの管理や、応募者を一定期間内に絞る目的があるためです。指定された期限を過ぎると、マイページ上でダウンロードができなくなることもあるため注意が必要です。
うっかり期限を逃してしまった場合は、早めに企業の採用担当へ丁寧に問い合わせをし、対応してもらえるか確認しましょう。事前に防ぐためには、ESの公開日や提出日をカレンダーアプリに登録し、リマインダーを設定するのがおすすめです。特に複数社の選考が重なる時期は、管理が甘くなりがちなので、早めの確認と行動を心がけましょう。

適切なファイル形式でダウンロードする
ESは、企業によってPDF・Word・Excelなどの異なる形式で配布されます。PDFは内容の改変が難しいため、記入用ではなく「参考用」や「印刷して手書きで記入する」前提であることが多いです。一方、WordやExcelはパソコン上で直接入力できるため、オンライン提出に対応しているケースが一般的です。
ダウンロード時は、形式を確認してから保存し、自分の端末で正しく開けるか必ずチェックしましょう。特にMacとWindowsでレイアウトが崩れることもあるため、提出前にPDFに変換して体裁を整えるのも有効です。使用ソフトやOSによる互換性の違いにも注意し、指定されたフォーマットに従って記入・保存することが大切です。

企業が指定する記入方法を守る
記入方法について、企業ごとに細かい指定があることがあります。
例えば「黒のボールペンで手書き」「パソコン入力のみ可」「手書き・入力いずれも可」などの指示が、採用ページや案内メールに記載されているケースが多いです。
手書きの場合は、誤字が出た際の修正方法（修正テープ使用の可否）も確認しておくと安心です。一方、データ入力の場合は、フォントや文字サイズの指定がある場合もあるため、うっかり自己流で記入しないよう注意しましょう。
指定されたルールに従っていないと、形式不備として選考対象外になることも。提出前には、記入方法の欄までしっかり目を通し、求められている形式にきちんと整えてから提出することが大切なのです。

エントリーシートがダウンロードできない場合の対処法

企業サイトやナビサイト上でESが見つからない、またはダウンロードできない場合でも、慌てずに以下の対処を試してみましょう。

・まずはマイページや選考ステップを再確認
・ブラウザやデバイスの相性を確認（別の端末で試すのも有効）
・ダウンロードボタンが表示される条件を満たしているか確認（説明会参加など）
・迷惑メールフォルダも含めてメールを再確認
・それでも見つからない場合は、企業に問い合わせる

ESの提出は選考の第一歩。不具合や見落としを放置せず、早めに行動することが大切です。

企業に直接問い合わせる
ESがダウンロードできない場合は、企業の採用担当に直接問い合わせるのが確実な方法です。問い合わせ手段としてはメールと電話がありますが、どちらの場合も丁寧な言葉遣いと簡潔な要件説明を意識しましょう。

【メールの場合の例文】
件名：「エントリーシートのダウンロードに関するお問い合わせ」
本文：「◯◯大学◯年の◯◯と申します。御社のエントリーシートにつきまして、ESダウンロードの案内が確認できなかったため、ご連絡いたしました。ご多用中恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いです。」

【電話の場合のポイント】
あらかじめ要件を整理し、「採用担当の方はいらっしゃいますか？」と丁寧に取り次ぎをお願いしましょう。忙しい時間帯（午前早め、昼過ぎ）は避けるのがベターです。

誠実かつ落ち着いた対応を心がければ、マイナス評価になることは基本的にありません。

ブラウザやデバイスの互換性を確認する
ESがうまくダウンロードできない場合、使用しているブラウザやデバイスの互換性に問題があることもあります。特に、古いバージョンのブラウザやスマートフォンでは、PDFやWordファイルの表示・保存に不具合が生じることがあります。
その際は、別のブラウザ（Chrome、Safari、Edgeなど）に切り替えたり、パソコン・スマホなど異なる端末で試してみると解決することがあります。また、ブラウザのキャッシュをクリアする、拡張機能を一時停止することも有効です。
技術的な原因は見落としがちですが、簡単な切り替えで解消できるケースも多いため、落ち着いて対処しましょう。

エントリーシートダウンロード後の管理方法

ESをダウンロードした後は、提出に向けた管理も重要です。原本を使う前にコピーを取っておくことや、紙のESは折れや汚れを防いで保管するなどの工夫も必要になります。うっかりミスで破損や汚れてしまうことを防ぐためにも、丁寧な扱いを心がけましょう。

原本に記入する前にコピーを作成する
紙のESを入手した場合は、記入前に必ずコピーを取っておくのがおすすめです。原本は提出用として保管し、コピーを使って下書きや内容の検討を行うことで、書き損じを防げます。特に手書き指定のESでは、修正テープや二重線がNGとされるケースもあるため、原本をいきなり使うのは避けた方が安心です。
下書き用のコピーには何度でも書き直せる余白を残しながら記入し、内容が固まったら清書用の原本に丁寧に書き写しましょう。コピーを活用することで、完成度の高いESに仕上げやすくなりますし、提出前の見直しにも役立ちます。些細な準備が選考の印象を大きく左右することもあります。

汚れや折れがつかないように保管する
紙のESは、一度汚れたり折れてしまうと見た目の印象が悪くなり、選考に影響するおそれもあります。記入前・記入後に関わらず、クリアファイルに入れて平らな状態で保管するのが基本です。特に、カバンの中で折れ曲がらないようにA4サイズの硬めのファイルを活用すると安心です。
提出直前までの保管は、直射日光や水気を避けた場所で行いましょう。また、持ち運び時には、ESだけでなく封筒や返信用書類も一緒にまとめておくと、現地で慌てずに対応できます。見た目の丁寧さも「きちんと準備できる人」という印象につながるポイントです。

まとめ

エントリーシート（ES）は、企業ごとのダウンロード方法や記入ルールが異なるため、事前の確認と丁寧な管理が欠かせません。入手経路をしっかり把握し、期限やファイル形式、記入方法といった基本的なポイントを見落とさないことが、スムーズな選考への第一歩につながります。紙で配布される場合は、汚れや折れにも注意し、原本を大切に扱う意識も大切です。
小さな工夫の積み重ねをすることで、信頼感のある応募書類につながっていくでしょう。