面接の日程調整メールの基本マナー
面接日程の調整メールは、ビジネスマナーの第一歩です。文面の丁寧さや返信のスピード次第で、企業側に与える印象が大きく変わることもあるでしょう。
「失礼のない基本的なマナーや注意点」について解説します。社会人として恥ずかしくないやり取りを心がけましょう。
返信は24時間以内に早めに返信
企業から面接日程の連絡が届いたら、できるだけ早めに返信するのが基本です。迷っている場合でも、24時間以内には必ず返信するよう心がけましょう。返信が遅れると企業側に「志望度が低いのかも」と思われる可能性もあります。
また、メールを送る時間帯にも注意が必要です。企業の営業時間内（9～18時頃）が基本で、夜間や早朝の送信は避けた方が無難です。なるべく早く、そして適切な時間帯に丁寧な返信を心がけましょう。
候補日程を提示する際は複数候補を出す
面接の日程を調整する際は、企業側の負担を減らすためにも、必ず3つ以上の候補日程を提示するのがマナーです。候補が多いほど企業側も調整しやすく、スムーズに日程が決まりやすくなります。また、候補日が少ないと「柔軟性がない」「志望度が低い」と思われる可能性も。日付だけでなく時間帯もあわせて伝えると、より親切です。
例えば「〇月〇日（火）11時～13時」「〇月〇日（水）14時～17時」など、具体的に記載しましょう。候補をしっかり出すことで、企業に対して誠実な印象を与えられるでしょう。
提示された日程が厳しい場合は希望日を打診する
提示された日程でどうしても調整できない場合は、まずお詫びの言葉を伝えた上で、代わりの候補日を打診しましょう。企業側への配慮として、できるだけ提示された日程に近い日付や最短の日程を提案するのが理想です。理由は「大学の試験のため」など簡潔に伝えると誠実な印象になります。
例えば「申し訳ありませんが、〇日は大学の授業のため難しく、〇日以降で調整いただけますと幸いです」といった形で丁寧に伝えるのがポイントです。
正しい敬語を使う
面接日程の調整メールでは、正しい敬語を使うことが基本マナーです。誤った敬語は失礼な印象を与えてしまうため注意が必要です。
特に「～させていただきます（拝見させていただきます、など）」などの二重敬語や、「了解しました」「大丈夫です」といった話し言葉は使わないよう気をつけましょう。また、メール全体を送信前に見直し、誤字や脱字がないか確認することも大切です。
丁寧で読みやすい文面を意識することで、相手に好印象を与えることができるでしょう。
メールの基本構成に従って書く
面接日程の調整メールは、社会人としての基本である「メールの型」に沿って書くことが大切です。以下の構成を意識しましょう。
・件名
・宛名（株式会社〇〇 人事部 〇〇様）
・本文の挨拶（お世話になっております 等）
・面接日程に関する要件
・締めの言葉（何卒よろしくお願いいたします 等）
・自分の署名（大学名・氏名・連絡先）
特に件名は、受け取った側が一目で内容を把握できるよう工夫をするようにしましょう。
例えば「【面接日程調整のお願い】○○大学 ○○（氏名）」のように、簡潔でわかりやすく記載しましょう。内容が伝わる件名は、ビジネスメールの基本マナーです。
面接の日程調整メールの例文
基本マナーは理解していても、実際にどんな文章でメールを書けばいいのか迷う方は多いはず。ここでは、面接日程の調整時に使える例文を紹介します。実際のやり取りをイメージしながら、自分の状況に合わせてアレンジしてみましょう。
①複数の候補日程を提示された場合
企業から複数の候補日程を提示された場合は、その中から参加可能な日時を選び、できれば複数提示することでスムーズな調整につながります。候補を1つに絞るよりも、選択肢を複数出した方が親切でしょう。
また、選んだ日時は見やすく箇条書きなどで整理し、担当者が確認しやすいメールを心がけるとよいでしょう。
以下は実際の例文です。
―――――
件名
面接日程のご連絡 ○○大学 ○○（氏名）
本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
先日は面接日程のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
以下の候補日程の中で、下記日程で参加可能ですのでご確認いただけますと幸いです。
・〇月〇日（火）10時～12時
・〇月〇日（水）13時～15時
上記日程でご都合が合わない場合は、お手数ですが再度ご相談いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学 ○○学部 ○○
電話：090-××××-××××
メール：××××@××××
②自分から企業へ候補日程を提示する場合
企業から「この期間内でご都合の良い日程を教えてください」と依頼された場合は、自分から面接の候補日程を提示する必要があります。ポイントは、3つ以上の候補日程を出すこと。選択肢が多いほど企業側も調整しやすく、スムーズに日程が決まりやすくなります。
さらに、日付だけでなく具体的な時間帯まで記載すると親切です。
以下は実際の例文です。
―――――
件名
面接日程のご連絡 ○○大学 ○○（氏名）
本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
このたびは面接日程のご案内をいただき、ありがとうございます。
ご指定いただいた期間内で、以下の日程が可能ですのでご確認いただけますでしょうか。
・〇月〇日（火）10時～13時
・〇月〇日（水）14時～17時
・〇月〇日（金）9時～12時
上記のうち、ご都合のよろしい日時で調整いただけますと幸いです。
もし上記日程で難しい場合は、再度日程をご相談させていただければと思います。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学 ○○学部 ○○
電話：090-××××-××××
メール：××××@××××
③提示された候補日程が合わない場合
提示された候補日程で参加できない場合は、まず調整できないことへのお詫びを伝えましょう。その上で、代わりとなる日程を自分から提示することが大切です。
企業側の調整負担を減らすため、できるだけ早い日程や提示された候補に近い日時を出すと好印象です。また、調整できない理由は「大学の授業のため」など簡潔に伝えましょう。
以下は実際の例文です。
―――――
件名
面接日程についてのご相談 ○○大学 ○○（氏名）
本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
このたびは面接日程のご案内をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただいた日程につきまして、大学の授業が重なっており参加が難しい状況です。
誠に恐れ入りますが、以下のいずれかの日程でご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（木）14時～17時
・〇月〇日（金）10時～13時
・〇月〇日（月）13時～16時
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、上記日程でご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学 ○○学部 ○○
電話：090-××××-××××
メール：××××@××××
④日程が決定した際のお礼メールを送る場合
面接日程が正式に決まったら、なるべく早くお礼メールを送るのがマナーです。返信が遅れると「ビジネスマナーが身についていない」という印象を与えるおそれがあります。
メールでは、まず日程調整への感謝を伝え、続けて決定した日程を明記しましょう。相手と自分の間で日程の認識にズレがないか確認してもらう意味もあります。
以下に例文を紹介します。
―――――
件名
面接日程確定のお礼 ○○大学 ○○（氏名）
本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
このたびは面接日程のご調整、誠にありがとうございます。
以下の日程で面接を実施いただけるとのこと、承知いたしました。
・〇月〇日（火）14時00分～
当日は何卒よろしくお願いいたします。
当日お目にかかれることを楽しみにしております。
引き続きよろしくお願いいたします。
〇〇大学 ○○学部 ○○
電話：090-××××-××××
メール：××××@××××
⑤決定した日程を変更したい場合
一度決まった面接日程を変更したい場合は、なるべく早めに連絡することが大切です。連絡が遅れると企業側の負担になり、印象を損ねる可能性もあります。
メールではまず変更のお詫びを伝えましょう。理由はそのまま伝えるのではなく、「やむを得ない事情のため」など伝え方に配慮すると丁寧な印象になります。また、企業が調整しやすいように3つ以上の代替候補日程を提示することも忘れずに。
以下に例文を紹介します。
―――――
件名
面接日程変更のお願い ○○大学 ○○（氏名）
本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
大変恐れ入りますが、やむを得ない事情により、〇月〇日（火）14時から予定しておりました面接の日程変更をお願いできないでしょうか。
直前のお願いとなり誠に申し訳ございません。
もし可能であれば、以下のいずれかの日程でご調整いただけますと幸いです。
・〇月〇日（水）10時～13時
・〇月〇日（木）14時～17時
・〇月〇日（金）9時～12時
ご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
〇〇大学 ○○学部 ○○
電話：090-××××-××××
メール：××××@××××
⑥面接日程の決定後、辞退する場合
面接日程が決まった後に辞退する場合は、できるだけ早く連絡することがマナーです。辞退を決めた時点で速やかに連絡し、面接予定日の2日前までには必ず伝えるよう心がけましょう。特に面接直前の辞退は、企業側に迷惑になるため注意が必要です。
また、メールはすぐ確認されない場合もあるため、可能であれば電話での連絡もあわせて行うと丁寧です。
以下はメールで辞退を伝える際の例文です。
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件名
面接辞退のご連絡 ○○大学 ○○（氏名）
本文
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。
このたびは面接日程のご調整をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、他社の選考が進み、今回貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、日程調整をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
〇〇大学 ○○学部 ○○
電話：090-××××-××××
メール：××××@××××
オンライン面接の場合、メールで確認することは？
最近ではオンライン面接を実施する企業も増えています。その場合、メールで事前に「使用するツール」「URLやID・パスワード」「開始時間」「当日の注意点」などを確認しておくことが大切です。
不安な点は早めに確認・質問し、当日慌てないよう準備しましょう。
面接で使用するアプリの確認
オンライン面接では、企業によって使用するアプリが異なります。
Zoom・Microsoft Teams・Google Meetなど様々で、中には専用アプリのインストールやアカウント作成、事前設定が必要な場合もあります。直前に慌てないよう、必ず事前に「使用するアプリは何か」をメールで確認しておきましょう。
ツールが分かったら、最新版へのアップデートや動作確認も忘れずに。スムーズな面接のための重要な準備です。
面接で必要なものを確認
オンライン面接では、資料や持ち物の指定がない場合でも、メモ帳や筆記用具は必ず手元に用意しておきましょう。質問内容や説明をメモすることで、落ち着いて対応できます。
また、回線トラブルなどに備えて「当日つながらない場合の連絡先（電話番号など）」を事前に確認しておくと安心です。面接前にメールでさりげなく確認しておくのがおすすめです。
まとめ
面接日程の調整メールは、選考前から企業に与える印象に関わる、重要なコミュニケーションです。返信の早さや敬語の使い方、メールの基本構成といった基本マナーを守ることで、誠実な姿勢が伝わります。メール文面に不安がある場合はこの記事の例文を活用し、状況に合わせてアレンジしてみましょう。
細かい部分まで丁寧に対応できれば、社会人としての信頼感を感じてもらえるでしょう。
よくある質問
メールを送る際「貴社」「御社」どちらを使えばいい？
メールでは「貴社」、会話では「御社」を使うのが基本マナーです。日程調整のメールでも「御社」は話し言葉なので避け、「貴社」に統一しましょう。例えば「貴社の面接日程について」などと記載すれば問題ありません。使い分けに注意して丁寧な印象を与えましょう。
提示した日程に誤りがあった場合どうすればいい？
提示した日程に誤りがあったと気づいたら、できるだけ早く訂正のメールを送りましょう。まずは誤った日程を伝えたことへのお詫びを伝えたうえで、正しい日程をわかりやすく提示し直すことが大切です。焦らず丁寧な対応を心がけましょう。
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