お礼メールでの署名の必要性
インターンの申し込みや、インターンを終えた後のお礼のメールなど、企業とのメールのやり取りは多くなるでしょう。よい印象をもってもらうためにも、メールではしっかりと文章を書くことと、署名をつけるようにしましょう。
インターンのお礼は署名付きのメールで
1日限りのインターンであっても、インターンが終わったら、きちんとお礼を伝えることが大切です。インターンで学んだことや感じたことを織り交ぜながら、感謝の気持ちをこめて、お礼の言葉を伝えましょう。 きちんとお礼を言う姿勢は、自分をアピールする手段にもなりますし、何よりも好印象をもってもらえることでしょう。その際には、正しい言葉遣いや、マナーを踏まえて文章を書きますが、最後にメール署名をつけておくことも忘れてはいけません。
署名は名刺代わりになる
学生の頃には、メールに署名を記載することは少ないと思います。しかし、メール署名は、自分の所属を相手に明らかにするための大きな役割を持っており、ビジネスメールでは欠かせません。 そもそもメール署名とは、電子メールの一番末尾に表示されるものです。社会人ですと、自分の会社名、部署や連絡先などを記載するのが一般的です。いわば、電子メール上での名刺です。
署名は連絡手段として機能する
社会人になると、メールはビジネス上必要不可欠です。実際に電話以上にメールのやり取りが多くなるといった企業も少なくないでしょう。
名刺代わりにもなるメール署名ですが、実はそれだけではありません。
相手への連絡が必要となった場合など、メール署名があれば会社名や部署、電話番号やメールアドレスが記載してあるので、これをもとに連絡することができます。
インターンメールでの署名の書き方
就職活動が本格化するにつれ、インターンの申し込みや、相手からの連絡やお礼のメールなど、メールを使う機会が多くなるでしょう。 社会人になると、メールはとても重要なツールです。プライベートで友達とやり取りするようなメールを送ってしまうのはNGです。ビジネスマナーを踏まえて、礼儀正しいメールを作成することが大切です。 つい忘れてしまいがちなのが、メール署名です。どんな情報を記載してよいのかわからずに、名前と住所のみを記載しただけの署名では、良い印象を与えるメールではありません。しかし、不必要な情報を記載するのも好ましくありません。簡潔でわかりやすいメール署名を作成しましょう。
署名には6つの情報を盛り込む
シンプルかつ、わかりやすく的確なメール署名を作成するためには、次の6つの点をおさえて、忘れずに記載することがポイントです。
記載しておきたい6つのポイント
- 所属大学・学部・学科
- 氏名（ふりがな）
- 住所
- メールアドレス
- 携帯電話番号
- 自宅の電話番号
ビジネスメールの基本。署名は宛名とセットで完成形。
メール署名は本文を記載したメールの締めとして、最後におくのが基本です。 署名を入力したあとは、誤字脱字がないかどうか、確認してみましょう。 また、メール署名と同じくらい大切なのが「宛名」です。相手の所属企業、所属部署、氏名、敬称を文頭に置きます。さらに、相手の情報を間違えて記載するのは失礼にあたります。間違いがないか、しっかり確認しておきましょう。 宛名は、
- ○○商事株式会社
- 人事部
- ○○ ○○様 のように記載しましょう。
メールの本文と署名との区切りをつける
宛名、メール本文を入力したら、最後にメール署名を入れます。区切りがないと、境目がわかりにくく、せっかくの署名が見落とされてしまうかもしれません。本文との区切りを入れて、メール署名欄をわかりやすくしておきましょう。
本文の入力が終わったら、2行ほど改行して行間を空けておきます。その下にメール署名を記載するようにしましょう。
メール書名を作成する際、「自分で区切り記号を考えるのは難しい」と感じている人は、ビジネスメール署名のテンプレートサイトを参考にしましょう。すぐに使えるシンプルでベーシックなものがたくさん揃っています。ちなみに、使うのは「-------」など。「☆」や「?」はビジネスメールではNGです。
署名で気をつけるポイント
インターン中の学生がメール作成の際に気をつけたいことは、「あまり手の込んだ署名は必要ない」ということ。企業に印象づけるために個性をアピールしたり、インパクトの強いメール署名などを意識する必要はありません。 ちなみに、半角カタカナや機種依存文字などは、文字化けの原因です。絵文字や顔文字なども厳禁です。ふざけている印象を与えてしまいます。 飾り立てた見栄えの良いメールよりも、素直な感想、志望動機やお礼の言葉を企業は期待しています。学生らしい、フレッシュでさわやかな印象をアピールすることが何よりも重要です。見た目よりも、心のこもったメール文章を書くようにしましょう。
相応しいアドレスを使う
メール署名に使用するメールアドレスは、必ずパソコンで使えるメールアドレスを使用しましょう。フリーメールでも良いのですが、くだけた文字列のアドレスは好ましくありません。 もし、パソコンを持っていない場合は、学校が付与したメールアドレスを利用するのがよいでしょう。 ポイントは以下の3点です。
- パソコンのメールアドレスであること
- 大学のメールアドレス
- シンプルな文字列
毎回の手間を解消。作った署名はデフォルトで保存する
メール署名は、メールを作成するたびに必要なものです。同じ情報を毎回入力するのは、とても大変です。そんなときには、メールソフトのメール署名オプションを利用して、デフォルト設定しておくのが良いでしょう。
OutlookやGmailなどのメールクライアントには、それぞれメール署名を自動挿入する機能があります。使用しているメールクライアント上でメール署名を作成し、登録しておくのがおすすめです。
ビジネスメールのマナーは社会人の必須スキル
メール署名はもちろん、文章の書き出しや書き方など、覚えておくべきメールマナーは、思った以上に多いものです。 一度にすべてを覚える必要はありませんが、インターンのうちに、最低限のマナーをきちんと抑えて、社会人の必須スキルを身につけておきましょう。