OB訪問のメールの返信の仕方がわからない
OB訪問のメールでOBから返信が来たらどう返信すれば良いか、具体的な仕方について悩んでいる人もいるでしょう。特に相手はOBのため、マナー違反だけは避けたいものです。OBからのメールについてどう返信すれば良いのか、仕方やマナーについて詳しくみていきます。。
OB訪問の返信メールの基本とは
OB訪問のメールについて返信が来たら、ビジネスマナーの基本をきちんと守ることが大切です。OB訪問に限らず社会人として働き始めた時でも重要なことだからです。OB訪問のメールの返信に関して知っておきたいポイントを解説します。
件名はわかりやすく記入する
OB訪問の依頼メールと同じく、件名は分かりやすいことがポイントです。OBは社会人ですから、仕事のメールが受信箱にたくさん着信しています。仕事とまったく関係ないメールは読んでもらえない可能性が高いのです。 就活生の立場では、OB訪問のメールは重要性が高いものです。しかしOBとしては、一目でどんな内容か分からないメールの優先度は非常に低いと考えてください。返信の件名を見て、OB訪問の件だとすぐに分かること、学校名や氏名をきちんと記述することが大切です。そうすることで、本文まで目を通してもらいやすくなります。
OB訪問の希望日は複数記入する
OB訪問を行う日時については、OBの都合に合わせることが大前提です。身も蓋もないことを言うと、OBはOB訪問の依頼を受ける義務もメリットもありません。そのためスケジュールの都合がつかなければ簡単に断られることは覚悟した方が良いでしょう。 そのため、特定の1日だけを希望日にすると断られたらそこで終わりです。断られてから「ではこの日はどうでしょうか？」と小出しにしていくと、メールの場合やりとりが増えるだけです。また面倒なOB訪問の依頼だと感じ、その後、無視される場合もあります。 また、自分の都合を押し付けるのもNGです。基本的にはいくつか希望日を提示し、最初からOBの選択肢を増やすことを考えた方が良いでしょう。
送信する際は時間に気をつける
メールだとしても、送信する時間には注意が必要です。気にしないOBもいますが、電話と同じく深夜に送るのは非常識と考える人もいるからです。リスクを考えると、遅い時間に返信するのは控えた方が良いと言えます。少なくとも22時以降は控え、次の日の午前中に返信メールを送った方が良いでしょう。
訪問後にはお礼のメールを送る
OB訪問が終わった後は、お礼のメールを送ることも大切です。OB訪問の依頼と同じでお礼メールも、件名を一目見ただけで誰がどのような内容で送って来たメールかすぐ分かるようにしましょう。 また、本文にはOB訪問を受けたOBに対する感謝の言葉を記述するのも大切です。その際、返信が不要ならば返信は不要という旨を記述しておきましょう。
お礼メールの返信には返信するべきか
お礼メールを送ったら、それで終わりではない場合もあります。OBの中にはお礼メールへ返信をする人もいるからです。この場合、返信に対して返信をした方が良いかそれともしない方が良いか迷う所です。お礼メールへの返信にはどのような対応をした方が良いか解説します。
返信不要と記載していても返事がくることがある
返信不要と書いたのにOBや企業から返信メールを送られてくる場合もあります。メールの場合、電話と違ってリアルタイムのやりとりにはなりません。中にはトラブルによりメールが送れない場合もあります。それに対し「ちゃんと届いた」「わざわざお礼メールをありがとう」という意味で送ってくれる場合があるのです。
できるだけ早く簡潔に返信する
お礼メールに対しての返信は、OBからの感謝の気持ちがこもっている場合があります。また、忙しいのに送ってくれたということは誠意が示されていると考えましょう。その気持に対し、就活生の方も丁寧に返信をするのがマナーです。 「大したことのない内容だから送るのはいつでも良いや」と考えてはいけません。OBが返信を待っている可能性があるからです。お礼メールの返信が来たら、できるだけ早めに返信することが大切です。あまりに時間が経過すると、OBが「はて、何のメールだったか」と前のメールを読み返すことになり、負担となるので注意しましょう。
OBメールの返信のポイントとは
OBからのメールへの返信では、ポイントをきちんと押さえれば大きな失敗を防ぐことができます。OBメールへの返信ではどんなポイントを押さえれば良いか解説します。
ビジネスメールの定型文を使う
OB訪問に限らずビジネスの現場においては、メールでも、マナーをきちんと守らなければなりません。その基本中の基本が定型文に沿って書くことです。返信でも定型文に従って書くようにしましょう。
- 宛名 OBの会社を（株）などと略さず、株式会社◯◯と正式名称で書きます
- 書き出し お世話になります。（自分の名前、フルネーム）と申します。
- 本題
- 締めの言葉 今後共、何卒よろしくお願いいたしますなど。
- 署名 自分の所属する大学名や学部、学科、氏名、住所、電話番号、メールなどを記述します。
返事の内容に関わらず感謝の気持ちを入れる
OB訪問を依頼しても、必ず受けてもらえるとは限りません。その時、断られたことに対して「なんで受けてくれないんですか？」とか「けちけちするな」とか「返信もしない」では、社会人として失格です。OBはOB訪問より優先すべきことがあります。 自分の希望を押し付けると不快な気分にさせるだけで得はありません。そもそも忙しい中、返信をしてくれただけでも感謝することが大切です。返信をしてもらえないこともざらにあると理解しておきましょう。そのため返信には感謝の気持ちを書いて誠意を見せることが大切なのです。
マナーやポイントに気をつけ相手が気持ち良いと思う返信をする
OB訪問に関するメールがOBから送られてきたら、どんな内容であれきちんと返信をすることが大切です。OBが不快にならならないようマナーを守って、気持ちが良いと思えるような返信をしましょう。これは就活生という立場とは関係なく、社会人としても必要なことだからです。
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