社会人にメールを送るという意識を持とう
ついつい相手が同じ大学の先輩だったり、知人だったりすると友達感覚でメールを打ってしまいがち。しかし相手はれっきとした社会人であり、忙しい中時間を割いてもらわなければなりません。相手に失礼がないように、マナーを守って気持ちのよいメールを送りましょう。
OB訪問の際の連絡手段
OB訪問をするまでの連絡手段はどのようにしたらよいのか、みていきましょう。
メールでの連絡が無難
社会人はなにかと忙しいものです。平日の日中は会社で仕事をしていますし、仕事が終わった後は同僚と飲みに行ったりしている可能性もあります。突然電話をしたり職場などを訪問したのでは、相手に迷惑がかかることもあります。 そのため、相手が自分の都合で確認をすることができる、メールでの連絡が最も無難な連絡方法となります。ビジネスマナーに則った気持ちのよいメールを作成し、OB訪問の以来などを気持ちよく受けてもらえるように努力しましょう。
メールアドレスがわからないときは電話で連絡
もしも相手のメールアドレスがわからない場合には、電話で連絡する必要がでてきます。OBと知り合いならば携帯電話などに電話をすることも可能かもしれませんが、そうでない場合には相手の職場に電話をして取り次いでもらう必要もでてきます。 事前に社会人マナーを勉強し、好印象を与えられるようにしましょう。たとえば取り次いでもらう際のやりとり、相手が不在だった場合の対応など、必要なマナーは最低限知っておくようにしましょう。
メールの書き方
友達感覚でメールを送るのはNGです。ビジネスメールのマナーを踏まえて書きましょう。
件名はわかりやすく
社会人は場合によっては、1日に数十通から百通を越えるメールを受け取ることがあります。それらのメールをさばく際に重要になるのが、メールの件名。複数のメールに埋もれないように、そして後から振り返ったときにすぐにわかるように、簡潔な件名をつける必要があります。 件名の例としては、「OB訪問のお願い ○○大学○○学部 山田太郎」などです。内容、そして誰からきたメールなのか一目でわかるものにするのがコツです。
連絡先の入手経路を伝える
だれでも、知らない相手から突然送られてきたメールには警戒します。少なくとも重要案件ではないと思い、対応は後回しにしてしまうでしょう。メールの中では、不審に思われないようにしっかりと入手経路を伝えるべきです。 連絡先をどのような手段で得たのか、そして何の目的でメールを送ったのか。この二点は必ずメールの中で明確にして下さい。
こちらから日程の提案を行う
OB訪問する際に、重要となるのが日程調整です。基本的には相手の都合にあわせることになりますが、相手の負担を少なくするために、まず学生のほうから日程を提案しましょう。その際には決め打ちのように一つの日付を提案するのではなく、三つ以上の日程を複数提示すると相手も選びやすいです。 時間に関しては、○時～○時のあいだでご都合のよい時間帯などというように、時間に幅をもたせるとよいです。また場所に関しては、OBの方に決めてもらいましょう。
失礼のないように誤字脱字には注意
誤字脱字は大変失礼にあたります。メールを作成したらすぐに送信するのではなく、必ず自分が書いたものを再度見直しましょう。その際には内容だけではなく、件名や署名、相手のメールアドレスや名前なども確認してください。 特に名前などは、文字変換で似たものがあらわれやすいので注意が必要です。齊藤という名字一つとっても齋藤、齊籐、斎藤などわずかに違うものが多くあります。
ビジネスメールでは署名を書く
友達に宛てるメールと異なり、ビジネスメールでは最後に署名を入れる必要があります。署名は自分が何者なのかを相手にしっかりと伝えることができる大切なもの。送信相手が自分の情報を必要とする場合があるので、忘れずに入れるようにしてください。 署名はテンプレートを作成し、自動で挿入することも可能です。忘れそうな場合にはその機能でテンプレートを作成しておくと楽です。
メールを送る際のマナー
メールを送る時間帯や日程変更の連絡の仕方などをみていきましょう。
返信はできるだけ早く
OB訪問をお願いするメールに対して、相手から返信が来た場合には返信はできるだけ早く行いましょう。社会人は忙しいので、24時間以内の返信を心がけます。快諾にしろ、お断りのメールにしろ、心からのお礼の気持ちを伝えてください。 また快諾だった場合には、再度日時や場所の確認を行います。その際には、当日の持ち物や服装などに触れておくとよいです。初対面の場合には相手の顔がわからないので、持ち物や服装で判断することが多いからです。携帯電話の番号を伝えておくと、当日困りません。
メールを送る時間帯に注意
メールの送信時間に気を遣うのもマナーの一つです。夜遅く送るメールは、マナー違反と思われることが多いので、朝に送るとよいでしょう。会社に着いたときにメールボックスの上のほうに到着しているので、朝一で確認してもらいやすいです。また土日はメールを確認しない可能性が高いので、OB訪問の依頼メールは平日に送ることが基本です。
日程変更の連絡はメールではなく電話でする
もしもこちら側の都合がどうしても悪くなってしまって日程変更の希望を出す場合には、メールでの問い合わせはNGです。メールを読んでいるかどうかこちらにはわからないので、お互いにすれ違いが起きトラブルになる可能性があります。大事な連絡はメールではなく、確実に伝えるように電話で行ってください。
マナーを守って失礼のないようメールを送ろう
友達に送るメールと、社会人に送るビジネスメールは全く異なるものです。社会人として忙しく活躍しているOBの時間をいただくことになるので、マナーを守って失礼のないようメールを送る必要があります。一度ビジネスメールの書きかたをマスターしてしまえば、それは社会に出てからも役に立ちます。しっかりと身につけてしまいましょう。
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