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OB訪問後のお礼メールに返信が届いたら再度の返信は必要なのか

OB訪問ではお礼メールをするのがマナーです。しかしお礼メールをした後、OBから返信が届いたとします。この返信に対し再びお返しのメールを送る必要があるのか、悩まれている人もいるはず。お礼メールに返信された時の対応を解説します。

2018/04/01

OB訪問後にお礼メールの返信が届いたら再度の返信は必要？

OB訪問では、OBに対する最低限のマナーを身につけることが重要です。ただ、OB訪問後のお礼メールを送った後、再度OBから返信が来たとします。その時、一般社会ではどのような対応が正解なのか。OB訪問後のお礼メールに返信が来た時の対応方法をみていきましょう。

お礼メールへの返信が届いたときの対処法

お礼メールに返信が届いた時、どのような対処をすればよいのか解説します。マナー違反にならないよう適切な対処を心がけましょう。

いただいたメールで終わらせない

OBから返信が来たら返信することを心がけましょう。基本的に自分が送ったメールでやりとりが終わることが望ましいです。OB訪問を依頼したのは自分だということも意識してください。返信が来たらきちんと返信することで、誠意を示すことができます。お礼メールを送っただけで十分と考えないようにしましょう。

なるべく早く送る

お礼メールの返信への返信だから、遅くても大丈夫と考えてはいけません。お礼メールを送ったタイミングと同じく、OBへは早めに送ることが大切です。ただ、深夜や早朝など時間的な問題や、何かしらの事情で送れない場合も少なくありません。それでも翌日中には返信できるよう心がけましょう。

返信を書くときの文章のポイント

お礼メールに返信をもらったときは、返信するタイミングも重要ですが、文章にも注意しなければなりません。お礼メールを書く時と同じく注意点を意識して返信することを心がけましょう。

基本は依頼メールやお礼メールと同じ

お礼メールへの返信に対する返信でも、依頼メールやお礼メールと同じようにマナーを守る必要があります。そのため、件名や宛名、署名などを入れるのは大前提と考えてください。件名や宛名、署名を最初から逐一書くのは手間がかかりますし、誤字が入ると大変なので、最初にテンプレートを作成することをおすすめします。

文章は回りくどくならないように

OBに送るメールといっても、依頼メールやお礼メール同様、基本はすべて同じです。挨拶、本文、結びというシンプルな内容で表現することをおすすめします。お礼メールにOBから返信があるということは、あなたが書いた文章に。

宛名は略さない

返信への返信でも宛名を書く必要があります。その時、返信への返信でも、OBの宛名で会社名を記述する時には、（株）と略さないことが大切です。これは一般的なビジネスマナーとしても重要であり、きちんと株式会社◯◯と正式名称で記述することが大切なので注意しましょう。

返信に対して返信するときの注意事項

他にも返信に対しての返信で注意したいことがあります。それぞれOBがどう感じるかを意識すれば気づくことばかりです。お礼メールの返信の返信の時に気をつけたいポイントをご紹介します。

件名の「Re：」は消さずに

OBは就業中は忙しく働いています。受信フォルダには、仕事関連のメールが送られてきている可能性も考えなければなりません。そのため、お礼メールの返信に対しても返信をする時は件名にある「Re：」は消さないようにしましょう。「Re：」があれば、OBもすぐにどのようなメールか分かるはずです。返信への返信に限らず、OBにメールなどを送る時は、どのような内容かがすぐに分かるようにすることがポイントの一つなのです。

前回のメール内容は削除しないで返信する

通常、友達などとメールのやりとりをする時、長すぎると読み辛いので、前回のメール内容をきれいさっぱり消して返信をする人もいるのではないでしょうか。しかし、ビジネスマナーでは止めた方がよいのです。前回のメール内容を消してしまえば、OBの手間がかかるからです。前回のメールを開いて内容をチェックし、今回の返信を読まなければなりません。文脈が分かりにくくなってしまうので、前回のメールは削除せずに返信した方がよいのです。

活動時間帯に返信する

メールでも電話と同じく、OBが活動している時間に送ることが大切です。メールはいつの時間帯でも送ることができます。送り先も自分の都合がよい時間にチェックすることができるので非常に便利です。そのため、メールがいつ送られたのか気にしない人もいます。しかしビジネスマナーとして、電話と同じく深夜に送るのは非常識と考える人もいるのです。メールだとしても、OBの就業中に送った方が無難でしょう。

誤字脱字がないか必ず確認する

返信への返信に対し、とにかく早く送らなければならないと考える人も多いでしょう。ただ、早く送らなければならないと焦ってしまい、誤字脱字満載の文章でしたら、少々遅れた方が無難です。誤字脱字は、一度読み返せば大体みつかるものです。誤字脱字があることで、OBが「きちんと読み返さず適当に書いたのだな」と判断する可能性もあります。OBに対して失礼にもなるので注意しましょう。

OBからの返信には必ず早く簡潔で誠意のある返信をする

お礼メールを送ったらOBから返信が来た場合でも、きちんと返信をするのがマナーと考えてください。基本的にはお礼メールや依頼メールと同じく、宛名や件名も省略せずにきちんと書かなければなりません。また、早めに送ることも肝心です。ただし返信ですから長文にしなくてもかまいませんが、感謝していることが感じられるような内容を意識しましょう。