相手に誠意の伝わるお願いメール
OB訪問のためにメールが使われる時代になりましたが、メールは話すときのように、表情を表現することが難しいです。そのために、自分が誠意を示しているつもりでも、相手には誠意が伝わらないことがあります。このような悩みを、抱えている学生も多いのではないでしょうか。 相手に誠意の伝わる、お願いメールの書き方を知りましょう。OB訪問のためのお願いメールは、大切なものです。注意点をしっかり守って、自分の誠意を伝えましょう。
お願いメールの基本的な書き方
OBへのお願いメールの基本的な書き方をみていきますが、基本を身に付けることで、開封率が高くなります。
分かりやすい件名で送る
メールボックスには多くのメールがきますが、件名で読むかどうかを決めることが多いです。OBにお願いメールを送るときも、分かりやすい件名にすることが大切です。一番分かりやすい件名は下記ですが、参考にしてください。
- 件名：【OB訪問のお願い】○○大学の山田タロウです
このように書くことによって、OBは安心してメールを開くことができます。分かりやすい件名にしなければ、OBは迷惑メールと判断して、読む前に削除する可能性があります。
宛先の会社名は正確に記載する
OBにお願いメールを送るときは、宛先の会社名にも気を配ることが大切です。宛先には会社名と部署名と名前が必須ですが、株式会社の位置にも注意しましょう。株式会社の位置が違っているだけで、OBは学生の性格を判断してしまう可能性があります。 杜撰な性格だと判断されたら、OBは会社の人に後輩を紹介するのが恥ずかしくなるので、宛先の記載内容はチェックすることが重要です。
挨拶文と自分が何者か名乗る
本文ではいきなりお願いメールの内容を書くのではなく、挨拶と自己紹介から始めることがマナーです。挨拶文の例をみていきます。
- 「突然のご連絡失礼いたします、いつもお世話になっております。○○大学の○○学部の山田タロウと申します」
きちんと挨拶から始めることによって、OBは快くメールを最後まで読んでくれるようになります。
メールアドレスを知った経緯を説明
OBにいきなりメールを送れば、OBはどうやって自分のメールアドレスを知ったのかと、不審に思うでしょう。そのような事態を避けるためには、OBのメールアドレスを知った経緯を、しっかり説明することが大切です。 メールアドレスを知った経緯を説明することで、OBは学生のことを信用できる人物だと判断してくれる可能性が高いです。メールアドレスの漏洩は社会問題化しているので、説明を怠ってはいけません。
OB訪問したい理由など簡潔に説明
漠然とOB訪問したいと伝えるだけでは、OBは何のために訪問するのかと思うでしょう。そうならないためには、OB訪問したい理由を熱意を込めて簡潔に伝えることが大切です。 OB訪問したい理由を簡潔に伝えるには、訪問したい理由をメモに箇条書きするのが有効です。箇条書きすることによって、自分の頭が整理され文章も簡潔になります。
OB訪問したい日程の希望日を伝える
OB訪問したいことを伝えた後は、訪問の希望日を伝えます。前もって希望日を伝えることで、OBも可否の判断がしやすくなるからです。訪問の希望日を伝えるときは、第二希望日や第三希望日も伝えていた方が、OBは柔軟に対応できます。 場所は指定せずに希望日だけを伝えた方が、OBは段取りがしやすいです。場所の指定は、OBに任せるべきです。
署名を記載する
用件を伝えた後は、自分の大学名・学部・自分の名前・電話番号を記した、署名を忘れないことが大切です。署名することによって、OBも学生の本気度を測ることができます。署名するときは、抜けがないように、再度チェックすることが肝心です。
メールの注意点
これからはメールそのものの、注意点を見ていきますが、本採用後のビジネスメールにも役立つ内容です。
誤字脱字には注意
誤字脱字が多いメールは読む方もつらいし、学生の教養を疑ってしまいます。誰もが誤字脱字をする可能性はありますが、送信前に文面を確認することで、誤字脱字を減らすことが可能です。文面を確認するときは、音読した方が間違いに気付きやすいです。 誤字脱字を防ぐには、ある程度時間を置いてから、メールの文面をチェックするのも有効です。時間を置いてチェックすることで、冷静な目で文面をチェックすることができます。できれば前日にメールを書き、下書きに入れておくのがよいです。一日置いてチェックすれば、新鮮な目でメールの内容をチェックすることができます。
送信するタイミングに注意
メールを送信するタイミングにも、気をつかうことが大切です。夜遅いメールはマナー違反ですし、スマートフォンでメールをチェックしている場合は、着信音が鳴り安眠妨害になるおそれがあります。おすすめの送信時間は朝ですが、朝に送信したメールはOBの目に付きやすいです。
宛先は最後に入れるのがおすすめ
宛先を最初に入れる人は多いですが、OB訪問メールのときは、宛先は最後に入れた方が無難です。理由は誤送信を防ぐためです。間違った宛先を入れていた場合は、違う人にOB訪問メールが届いてしまい、プライベートなメールがみられてしまいます。
正しいメールマナーを理解してOB訪問のお願いメールをしよう
OB訪問メールを送るときから、就職活動は始まっています。非常識なメールをOBに送ってしまえば、OBは後輩のために動く気持ちが失せてしまうでしょう。OBに快く動いてもらうためには、正しいメールマナーを理解して、誠意を持って用件を伝えることが大切です。 人はよいマナーで誠意を示されたら、何とか要望に応えたいと思うものです。メールは気軽なツールかもしれませんが、そのメールでもマナーや誠意を十分に伝えることは可能です。
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