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【メール例文】留年による内定への謝罪メール！連絡マナーと取り消し対処法 | ビズリーチ・キャンパス

内定をもらったあとに留年が決まってしまった…。就活で最も避けたい事態の一つですが、状況によっては起こりうることでもあります。その場合、「いつ・どう伝えるべき？」「メールで謝るのは失礼にならない？」と不安になりますよね。結論から言うと、放置がいちばん危険です。判明した時点で、事実と今後の見通しを整理し、できるだけ早く企業へ連絡しましょう。この記事では、留年を伝える際の基本マナー（連絡手段・件名・名乗り方・謝罪の言い回し）を押さえた上で、状況別の”すぐに使える例文”も紹介します。

公開日： 2025/12/25

内定後に留年が確定したらまずやるべき3つのこと

留年が確定したら、最優先は「早く・誠実に伝える」ことです。連絡が遅れるほど印象は悪化し、社内調整にも影響します。まずは企業へ速やかに電話で事情を説明し、その上で要点をメールでも残しましょう。言い訳より事実を正直に伝え、迷惑をかける点をきちんと謝罪する姿勢が大切です。

①留年確定後、速やかに企業へ連絡する
留年が確定したら、まずはできれば24時間以内を目安に、内定先へ連絡しましょう。
企業側は入社時期を前提に、配属や研修、住居手当などの手続きを少しずつ進めています。連絡が早いほど「状況を正直に共有してくれる人」という印象になり、相談の余地も残りやすいです。なお、就活メール全般でも「返信は24時間以内が理想」とされるように、早めの反応は社会人の基本マナーとして見られがちです。
また、連絡が遅れるリスクは主に次の3つです。

①信用の低下：後回しにすると「都合が悪いと黙る人かも」と受け取られやすく、評価が回復しにくくなります。
②社内調整に支障：配属・研修枠、入社書類などの調整が進んだ後だと、企業側の負担が増え、対応が厳しくなることがあります。
③内定取り消しの判断に近づく：新卒は「卒業できること」が前提条件になりやすく、入社できない（入社日延期が前提に合わない）場合、取り消しが論点になるケースもあります。

②連絡の順番は「電話」が先、「メール」が後
留年が確定したときの第一報は、基本的に電話が先です。理由はシンプルで、メールだけだと「事務的に済ませた」印象になりやすい一方、電話は声のトーンや間の取り方まで含めて誠意を示しやすいからです。加えて、その場で質問に答えられるので、企業側が次に必要な確認（卒業見込み、入社時期の調整可否、手続きの進め方など）も前に進みます。就活における電話連絡は“当日中・早め”が望ましいとされ、急ぎの用件ほど電話が有効です。
一方で、メールは「証跡（記録）」として残す役割があります。電話で伝えた内容を、日時・要点・今後の対応（改めて書類提出が必要か等）として整理して送ることで、認識違いを防ぎやすくなります。電話がつながらない場合でも、先にメールで要点を入れた上で、あらためて電話を入れる運用が推奨されるケースもあります。
つまり、「電話＝誠意と即時対応」、「メール＝要点整理と記録」。両方セットで行うのが、いちばん丁寧で安全です。

③正直に、誠意をもって謝罪する
正直に誠意をもって謝罪する上で大切なのは、順番と中身です。
まず、冒頭で迷惑をかけたことを率直に謝り、次に「留年が確定した」という事実を簡潔に伝えます。その上で、卒業見込みの時期や入社意思（入社したいのか・辞退も含めて相談したいのか）など、今後の意思を明確にしましょう。
謝罪メールは「謝罪→原因（経緯）→今後の対応（対策）」を押さえると、平謝りになりにくいとされています。
注意したいのは、事情説明が言い訳に見えない言葉選びです。「〜のせいで」「忙しくて」など主観的な表現は避け、事実ベースで短くまとめるのが安全です。また、謝罪より先に経緯を長々と書くと“弁解”に見えやすいので、謝罪を先に置く構成を徹底しましょう。

【電話編】留年報告の伝え方と会話のポイント

電話で伝える際は、事前に「留年確定日・卒業見込み・伝えたい要点」をメモしてから電話すると落ち着いて話せます。

・名乗ったうえで「内定の件でご相談があり…」と用件を先に
・留年の事実と見込みを結論から簡潔に伝える
・迷惑への謝罪＋今後の意思を述べ、要点はメールでも送る

①電話をかける時間帯と事前準備
企業へ電話する時間帯は、相手が落ち着いて応対しやすい「就業時間内の山場」を選ぶのが基本です。目安としては午前10時～12時、午後2時～4時。始業直後は朝礼やメール処理で慌ただしく、昼休憩は担当者不在になりやすい一方、終業間際は締め作業・退勤準備に入るため、こちらの連絡が負担になりがちです。こうした理由から、就活の電話マナーでも上記の時間帯が推奨されています。
また、留年報告は内容が重く、緊張して言葉が詰まりやすいので、話す順番をメモにして手元に置くのがおすすめです。例えば、「名乗る→内定のお礼→留年確定の事実→卒業見込み→謝罪→今後の相談」のように要点を短く整理しておくと、早口や言い過ぎを防げます。

②留年を伝える際の会話の流れと例文
電話で留年を報告するときは、流れを決めておくと焦らず伝えられます。
目安は、
「挨拶→本人確認→要件→謝罪→詳細説明→質疑応答」
です。
就活の電話は、まず名乗って要件を端的に伝えるのが基本です。

【各流れの例文】
①挨拶：「お世話になっております。○○大学の○○（氏名）と申します」
②本人確認：「採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか」（担当者に繋がったら）「○○本人でございます」
③要件：「内定の件でご相談があり、お電話いたしました」
④謝罪：「まずはご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません」
⑤詳細説明：「このたび留年が確定しました。卒業見込みは○年○月です。入社時期についてご相談させていただけますでしょうか」
⑥質疑応答：「ご質問があればお答えします。必要書類や今後の手続きもご指示いただけますと幸いです」

最後に「本日お話しした内容をメールでもお送りします」と添えると、認識違いを防ぎやすくなります。

【メール編】誠意が伝わるお詫びメールの書き方

留年のお詫びメールは、件名→宛名→本文（挨拶・名乗り／謝罪→事実→今後の意思／結び）→署名が基本です。

・件名は「用件＋大学名＋氏名」を短く
・社名・部署名は略さず正式表記
・結論（謝罪と留年確定）を先に、簡潔に

①件名は「大学名・氏名」と「要件」を明確に
件名は、採用担当者が開封前に「誰から・何の用件か」を判断するための“見出し”です。留年の連絡は重要度が高いぶん、件名が曖昧だと後回しにされたり、見落とされたりするリスクがあります。就活メールでは「要件が一目で分かる」「大学名・氏名を入れる」「長すぎない」を意識すると伝わりやすいです。

◾️件名例（状況に合わせて使い分け）
【ご報告とお詫び】〇〇大学氏名（留年に関するご連絡）
【至急：ご相談】〇〇大学氏名／留年確定に伴う入社時期について
【ご連絡】〇〇大学氏名／内定後の留年について（お詫び）

「お世話になっております」「〇〇大学の〇〇です」など、用件が見えない件名は避けるのが無難です。

②本文の構成と各パートのポイント
本文は、読み手が迷わないように、
「謝罪→留年の事実と理由→今後の意思と対策→締めの挨拶」
の順で組み立てると、誠意が伝わりやすくなります。就活メールは結論を先にし、要点を簡潔にまとめるのが基本です。

【①謝罪】
最初に「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」と明確に謝ります。理由説明から入ると弁解に見えやすいので、謝罪を先頭に置くのがコツです。
【②留年の事実と理由】
「留年が確定しました」「卒業見込みは○年○月です」のように事実を短く。理由は“言い訳”に見えない範囲で、客観的に補足します（例：単位未修得、卒業要件未達など）。感情的な表現や過度な詳細は避けましょう。
【③今後の意思と対策】
入社意思があるなら「入社させていただきたい意思は変わりません」と明言し、再発防止として「履修計画の見直し」「指導教員・事務への確認」など、具体策を添えると前向きに受け取られます。
【④締めの挨拶】
最後に改めてお詫びし、「ご指示をいただけますと幸いです」「お忙しいところ恐れ入りますが」と結びます。丁寧語を崩さず、文は短めに整えると読みやすいです。

【理由別】留年のお詫びメール例文4選

留年の事情は人それぞれ異なるため、理由別に4種類のお詫びメール例文をまとめました。
件名・宛名・本文・署名まで全文掲載しているので、そのままコピペで使うことも、調整して使うことも可能です。

①単位不足・学業不振による留年の場合
【例文】
『件名：【ご報告とお詫び】卒業見込み変更（〇〇大学〇〇〇〇）
宛名：〇〇株式会社　人事部　採用ご担当　〇〇様

本文：
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは内定を頂戴しているにもかかわらず、留年が確定し、ご迷惑をおかけすることとなり誠に申し訳ございません。
不足単位があり、卒業要件を満たせず、卒業見込みは〇年〇月となりました。

現在は、未修得科目の履修計画を再度組み直し、担当教員・学務担当にも確認の上、確実に単位を取得できる体制を整えています。入社の意思は変わらず、可能であれば入社時期等についてご相談させていただけますでしょうか。
まずはお電話にてご説明したく存じます。ご都合のよいお時間をご教示いただけますと幸いです。』

【ポイント】
単位不足が理由の場合、企業側は「卒業できる見込み」と「同じことが起きないか」を特に気にします。そこで、謝罪を先に置いた上で、事実（卒業見込み時期）を簡潔に示し、今後の学習計画を具体化するのが重要です。
謝罪メールは謝罪から入り、対応・対策を添えるのが基本とされています。さらに就活メールとして、要件が一目で分かる件名・構成にしておくと、担当者が確認しやすく、やり取りもスムーズになります。

②体調不良が原因の場合
【例文】
『件名：【ご報告とお詫び】卒業見込み変更（〇〇大学〇〇〇〇）
宛名：〇〇株式会社　人事部　採用ご担当　〇〇様

本文：
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは内定を頂戴しているにもかかわらず、留年が確定し、ご迷惑をおかけしますことを心よりお詫び申し上げます。
体調不良により一部の履修が予定どおり進まず、卒業要件を満たせませんでした。卒業見込みは〇年〇月となります。
現在は回復しており、通学・学業は通常どおり行えております。入社の意思は変わらず、入社時期等についてご相談の機会をいただけますでしょうか。まずはお電話にてご説明できれば幸いです。』

【ポイント】
体調不良の場合、詳細を書きすぎるとプライバシー面でも負担が大きく、読み手にも気を遣わせがちです。健康情報は要配慮個人情報にあたり、扱いに慎重さが求められる領域でもあります。
そのため本文は「謝罪→留年確定の事実→卒業見込み→今後の意思」に絞り、理由は「体調不良により履修が遅れた」程度で十分。あわせて「現在は回復しており、学業は通常どおり」と“いまの状態”を添えると、企業側が判断しやすくなります。謝罪メールは、気持ち・原因（簡潔）・今後の対策を押さえるのが基本です。

③家庭の事情による場合
【例文】
『件名：【ご報告とお詫び】卒業見込み変更のご相談（〇〇大学〇〇〇〇）
宛名：〇〇株式会社　人事部　採用ご担当　〇〇様

本文：
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
このたびは内定を頂戴しているにもかかわらず、留年が確定し、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
家庭の事情により学業の進行が予定どおり進まず、卒業要件を満たせませんでした。卒業見込みは〇年〇月となります。
現在は当該事情は解決しており、学業に専念できる状況です。入社の意思は変わりませんので、入社時期等についてご相談の機会をいただけますでしょうか。まずはお電話にてご説明できれば幸いです。』

【ポイント】
家庭の事情は、相手が踏み込みにくいテーマです。事情を細かく書くほど“説明過多＝言い訳”に見えたり、読み手に余計な気遣いをさせたりします。まずは「謝罪→事実（留年確定・卒業見込み）→今後（相談したい内容）」の順で、結論を先に置くのが基本です。
その上で、「現在は解決しており、学業に専念できる」「入社意思は変わらない」と“今の状態”を一文で添えると、企業側も判断しやすくなります。件名は「要件＋大学名・氏名」で、担当者が一目で内容を把握できる形にしておくと安全です。

④研究活動の遅れによる場合
【例文】
『件名：【ご報告とお詫び】卒業見込み変更のご相談（〇〇大学〇〇〇〇）
宛名：〇〇株式会社　人事部　採用ご担当　〇〇様

本文：
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部（研究科）の〇〇〇〇です。
このたびは内定を頂戴しているにもかかわらず、留年が確定し、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
研究（卒業論文・修士論文）の進捗が想定より遅れ、提出・審査に必要な期間を確保できず、卒業要件を満たせませんでした。卒業見込みは〇年〇月となります。
現在は指導教員と工程を洗い出し、月ごとの目標と締切を設定した上で進行しています。入社の意思は変わらず、可能であれば入社時期等についてご相談の機会をいただけますでしょうか。まずはお電話にてご説明できれば幸いです。』

【ポイント】
研究の遅れは「怠慢」と誤解されるのが一番避けたい点です。そこで、理由は簡潔にしつつも「指導教員と工程を整理した」「締切から逆算して管理している」など、計画的に卒業を目指す姿勢を具体的に示すと印象が変わります。謝罪メールは、まず謝罪を置き、次に事実、最後に今後の対応を添える構成が基本です。
また、研究への熱意は言葉だけだと伝わりにくいので、「いつまでに何を終えるか」という行動レベルの説明に落とし込むのがコツ。企業側が知りたいのは“入社可否の見通し”なので、卒業見込み時期を明確に書き、電話で補足説明する流れまでセットにしておくと安心です。

内定取り消しは避けられる？企業側の判断と対処法

内定後に留年が決まっても、すぐに内定取り消しになるとは限りません。企業が何を重視して判断するのかを押さえたうえで、内定維持に向けた伝え方・相談のコツを整理します。万一取り消しとなった場合の対応も確認しましょう。

①内定維持に向けた交渉のポイント
内定維持に向けて相談するときは、「お願い」より先に、企業が不安に思う点をこちらから潰す意識が大切です。ポイントは2つ。1つ目は卒業までの具体的な計画で、卒業見込み時期だけでなく「不足単位・論文の工程」「月ごとの目標」「学務・指導教員と確認済み」といった“根拠”まで示すこと。企業によっては卒業時期の遅れを一定範囲で待つケースもあるため、見通しを具体化するほど相談の余地が残りやすいです。
2つ目は入社意欲が変わらないことをはっきり言葉にすること。「御社で働きたい」という意思を伝えた上で、入社時期や手続きについて“判断材料を揃えて相談する”形にすると誠実さが伝わります。なお、卒業できない場合は入社条件を満たせないとして内定取消しが正当とされることもあるため、計画と姿勢で懸念を払拭する姿勢が重要です。

②万が一、内定取り消しになった場合の対応
内定取り消しの通知を受けた直後はショックで当然です。まずは「通知内容・理由・やり取りの記録」を整理し、必要なら労働局などの相談窓口も視野に入れましょう。
気持ちを切り替えるコツは、「失敗」ではなく“条件が変わった出来事”として捉え直し、次の一手を具体化すること。留年後の就活では、

①留年理由を事実ベースで短く説明できるよう準備
②卒業までの計画を数字・期限で示す
③学業＋インターン等で空白を作らない

この3点を押さえると、評価の巻き返しは十分できるはずです。

まとめ

留年が確定したら、まず大切なのは「早く・正直に・誠実に」動くことです。
判明後はできれば24時間以内に企業へ連絡し、第一報は電話で事情を伝え、要点はメールで整理して残しましょう。理由別の例文も、事実は簡潔に、卒業へ向けた計画や現在の状況を添えるのがポイント。内定維持を目指す場合も、企業の不安を先回りして解消する姿勢が鍵です。万一取り消しになっても、卒業計画と説明準備を整えれば、就活は立て直せます。
起こってしまったことは受け止め、焦らずに次の行動に落とし込みましょう。