各場面別のメールのポイントを紹介
OB訪問ではOBの方に対し、失礼なことは禁物です。これはメールの書き方にも関係します。メールの文面だけでも、社会人としての基本的なマナーができていない場合もあるからです。ちょっとしたことでもOB訪問を断られる可能性があります。OB訪問で場面別のメールのポイントを取り上げていきますので参考にしてみてください。
メールの書き方の基本を押さえる
まずは何事も基本が大事です。普段、何気なく使っているメールにも、ビジネスの現場では基本やルールが存在しています。OB訪問を行う時はそのルールに従って書く必要があるのです。
一目で何か分かる件名に
OB訪問の依頼や待ち合わせ場所の確認でも、読んでもらわなければ話になりません。そのためにはどんなメールか、OBにすぐ分かってもらえて読んでもらう工夫が必要なのです。 まず、誰から送られて来たものか、大学名と氏名も件名に記載してください。そしてOB訪問の依頼など、ストレートに用件を書くことも大切です。メールの受信ボックスには件名しか表示されないことを理解しておきましょう。
最初のメールの冒頭は自己紹介
メールの冒頭は自己紹介が必要です。件名に氏名や大学名を書いたとしても、改めて記載する必要があります。また、自己紹介の前にはあいさつ文も入れなければなりません。はじめてメールを送る時は「初めてメールをお送りします」でそれ以降は「お世話になっております」とまず最初に書きましょう。自己紹介については、学校名、学部、学科、氏名をフルネームで書きます。その後から本文を書き始めましょう。
文末にも必要事項を明記する
本文を最後まで書いても完了ではありません。文末にも氏名、大学名、学科、電話番号、メールアドレスを記載する必要があります。OB訪問の依頼についてもそれ以外の目的でも書かなければならないので、テンプレートを作っておくと便利です。
誤字脱字には注意する
誤字脱字を甘く見てはいけません。本気度だけではなく、注意不足や、なんでも適当な人と思われる可能性もあるからです。本気でOB訪問をしたいと考えているなら、間違いがないよう何度もチェックするのは当然でしょう。それをしていないから、誤字脱字が生まれるのです。 誤字脱字をするような学生に会っても面白くはないだろうと考えられても、OB訪問の依頼を受けてもらうことはできません。そうならないよう、依頼メールを送る時には送付前にしっかり再チェックが必要なのです。
送付時間は朝がよい
メールはいつでも送信でき、相手も自分の都合の良い時間に見ることが可能です。ただ、中にはメールに対して電話のように時間帯を気にするOBがいるのを忘れないようにしてください。例えば深夜22時以降に送信するのは控えた方が無難です。 では、何時が良いかと言えばそれは朝です。朝に送れば、OBの受信ボックスの上位にくるはずです。OBも受信ボックスの上位から見るので目に止まりやすくなります。ただしOBが休日の場合は注意してください。メールを見ないことも多いからです。そのため、休日の送信には注意しましょう。
OB訪問の依頼メールを送る
OB訪問の依頼メールをする時にも注意点はたくさんあります。まずはOBの立場になってみてください。見ず知らずの人間からとつぜんメールが来たら、連絡先を何処で知ったのかと不安になるものです。そのため「キャリアセンター」「◯◯さんからご紹介を受けた」などと連絡先をどこで入手したのかを伝えましょう。 OB訪問を行う目的や意図について熱意を持って伝えることが大切です。OB訪問でどうして相手を選んだのかストーリとして伝えるのも良いでしょう。また、日時について、学生から提案するのはマナー違反ではありません。ただしメールを送った次の日や、ある特定の1日だけを指定するのは止めた方が良いです。予定日は余裕を持って数日を提案すると良いでしょう。また、YESとNOとOBが簡単に返信できるような依頼メールが望ましいです。
返信メールはすぐ送る
OBから返信が来たらすぐに返信することが大切です。これは承諾されてもされなくても同じで、断られたからといって返信しないのは失礼です。また、早く返信をしなければOBの気が変わる可能性もあります。 また、OB訪問の承諾をしてもらった時は、あらかじめ何を聞きたいか質問の方向性について伝えるとできる学生と思われやすいです。さらに、日程調整が終わったとしても何かしらの原因でお互い遅刻する可能性も否定できません。そのため自分の携帯番号や連絡がすぐに取れるメールアドレスを伝えておきましょう。 さらに、OB訪問の前日にも「明日はよろしくお願い致します」とメールを送っておくことも大切です。OBがOB訪問があることを忘れていたり、日時や待ち合わせ場所の誤解が生まれないようにするためです。前日に確認メールをするだけでトラブルの可能性を低くできます。
断られても必ず返信メールは送る
残念ながら、OBから返信メールさえ届かないことも少なくありません。それは、OBの方も暇ではないからです。大前提として、同じ大学の後輩だとしてもOBの方にとってOB訪問をしなければならない理由は1つもありません。仕事が忙しい状態でOB訪問のために時間を作る人ばかりではないのです。 そのためOBの方から断りの返信が来ても怒ってはいけません。返信をしてくれただけでもありがたいと感謝する気持ちが大切なのです。可能性としては低いかもしれませんが、丁寧に返信をすることでもしかしたら違う人を紹介してくれる可能性もゼロではないからです。どちらにしても返信が来たら感謝を伝え、他の人に依頼メールを送りましょう。
OB訪問後はお礼メールを送る
OB訪問が無事に終わったらお礼メールを送りましょう。OBは忙しい中、時間を取ってくれたのでそのことへの感謝を伝えることが大切です。また、ごちそうしてもらったのでしたらそのことへの感謝も伝えましょう。それだけではなく、OB訪問の感想を伝えることも大切です。 OB訪問で得られることはたくさんあります。その中で何がプラスになったのか感想を入れておくと良いでしょう。そうすればOBは「役に立ったようだ」と、気持ちが良いですし、今後OB訪問を積極的に受けてくれる可能性があります。それは後に続く後輩のためにも重要なことなのです。
内定後には再度お礼メールを
無事に内定が決まったらOB訪問を受けてくれたOBにお礼を伝えましょう。特に同じ企業で働くことになれば、今後共、お世話になることも多くなるはずです。入社してから気づいて「あれ？OB訪問に来た子じゃないか？入社したこと知らなかった」となれば、OBの気分を害する可能性も否定できません。内定をもらったなら、きちんとお礼メールを送ることが大切です。
OB訪問をメールで失敗しないようにしよう
OB訪問の依頼でもお礼メールでも誠実に情熱を持って送ることが大切です。誤字脱字の有無だけでも、就活生に対するOBの印象はまったく違ったものになります。OBはOB訪問を受ける義務はありません。それでも時間を取ってくれたのです。それは、後輩のためという気持ちが強いからです。だからこそメール1つでもマナーを守って送信しましょう。
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