選考対策

インターンのメールに返信は必要？好印象になるマナーを知ろう

インターン先からのメールにどう対処すればいいのか、メールのマナーについて悩みを抱えてはいませんか。メールの中には、返信するべきメールもあれば、返信不要のものもあります。この記事では、返信すべきメールの見分け方や、好印象になるメールのマナー、メールを返信する際の注意点を解説するので、しっかりチェックして正しいやり方を身に着けましょう。

2017/07/14

企業からのメールには返信すべきか

企業からメールが来ると、ドキッとしますよね。内容を確認したらほっとしてしまい、そのまま放置していませんか。実は、返信が必要なケースもあります。

企業からのメールには基本的に返信しよう

LINEなどのサービスとは違い、メールは既読通知がないため、メールを送った側からは相手が本当にメールを読んだかどうかが分かりません。そのため、企業側としては返信が欲しかったものに返信がないと、失礼な対応とみなされてしまい、面接前から評価を落としてしまうかもしれません。そこで、企業からのメールは、基本的に返信が必要である、と捉えておきましょう。しかし中にはいくつかの例外があり、その例外を見分けることが一番大切なポイントです。

返信が不要のケースもある

ビジネスメールのマナーにおいて、返信が不要なケースとはどのようなものでしょうか。いくつかの例を紹介します。

リマインドメールの場合
前日確認として自動送信で送られてくるメールや、決まった時間に企業からの宣伝も兼ねて送られてくるリマインドメールは、返信不要です。前日に何か伝えなくてはならない事態（インターンの辞退など）が発生した場合には、こうしたメールへの返信よりも電話の方が確実であることも覚えておきましょう。

返信不要の旨が記載されている

先方からのメールに返信不要と記載があれば、その時点でメールを返信しなくても大丈夫です。こうした一言がメールについていると、こちらも返信が必要ないとすぐに理解できて、便利かつ嬉しいですよね。自分からメールを送る際も、こうした心遣いが出来るとベストです。

明らかにやり取りが終了している文章のとき
メールには必ず返信しないと、と思って送ったとしても、それが本当に必要なメールだとは限りません。メールの終わりに「了解しました」や「ではよろしくお願いいたします」などのコメントがあった場合は、そこでメールの返信は止めても大丈夫です。「こちらこそよろしくお願いします」や「ありがとうございました」と送りたくなる人もいるかもしれませんが、送った方が相手にもう1通分メールを無駄に読ませることに繋がるので、注意しておきましょう。

好印象を与えるビジネスメールのマナー

メールをほとんど使ったことがない大学生も増えている中で、ビジネスメールのマナーに則ったメールを送れると企業に好印象を与えることができます。覚えておきたいマナーは、次の3つです。

できるだけ早くメールを返信する

基本的にメールは到着した当日中、遅くても翌日の午前中には返信するようにしましょう。そこで朝の早い時間帯や、お昼休みなどにメールを確認する時間を設けると良いでしょう。確認をする際には、企業毎のアドレスやタグなどを使って、専用のメールボックスにメールが分けられるようにしておくこともおすすめです。大事なメールが他のメールの中に混ざってしまい、見つけるのに時間がかかったり、見逃してしまったりすることは避けたいですよね。

件名は内容が分かるようにする

LINEなどでは必要はなくても、メールで重要視されるのが件名です。企業から送られるメールの件名を見ると、一目でメールの内容が分かるようになっていませんか。これを参考に、自分が送るメールの件名も簡潔かつ、正確にすることで、メールの内容がすぐに分かるようにしましょう。例えばインターンの日程変更の依頼なら「インターン日程変更のお願い｜○○大学　名前」といった件名になります。ただし企業から来たメールに返信する場合には、送られてきたメールの件名の先頭に「Re:」とつければ大丈夫です。メールフォームによっては、自動でつくこともあります。

本文は宛名で始め署名で終える

宛名は企業名、所属部署、担当者の名前の順で書きます。担当者名が分からない場合は、採用担当者様と書くことが一般的です。一方署名は、自分の名前やメールアドレスなどを簡潔にまとめたもので、メールの一番最後に添えます。例えば、以下のような内容にしておくと、企業側も分かりやすいでしょう。

○○大学 □□学部 △△学科4年
小林良子（こばやし　よしこ）
E-mail：yoshiko.kobayashi@xxxx.co.jp
携帯TEL：090-1234-5678
〒555-5555
○○県○○市○○町○○1-2-3

メール返信時の注意点

実際にメールを返信する段階になったら、送るタイミングや文面をもう一度確認しましょう。また、内容以外にも注意して欲しいことが何点かあります。

送る時間帯に注意する

家族や友人同士のメールであれば、深夜や早朝に送ることもあるかもしれません。しかし企業へのメールを送る場合には、確実に確認してもらえるように業務時間のプラスマイナス2時間を基本として、メールを送るタイミングを見測りましょう。もちろん、これ以外の時間になったからといって、送っていけないという訳ではありません。到着した当日中、遅くても翌日の午前中になるように注意しつつ、時間帯も考慮できればベストです。

誤字脱字がないかよく確認する

メールを打ち込んでいる最中は、意外と誤字や脱字に気が付かないものです。特に宛名を間違えないようにし、担当者の氏名にも気をつけましょう。斉藤と齋藤の違いなど、漢字の間違いも注意が必要です。重要なメールであれば、画面を拡大して文面だけチェックできるようにしたり、一度プリントアウトしてチェックしたりするのもおすすめです。また自分のメールアドレスや携帯電話などが誤っていると、企業側が連絡できない可能性もあります。署名は自動記入させることも可能ですが、設定する場合はしっかりチェックしておきましょう。

選考に影響していることを意識する

メールマナーに注意する時に意識しておきたいのは、インターン選考でのメールのやり取りは選考に影響するということです。ビジネスマナーや相手への気遣い、レスポンスの速さと正確さを、メールから推し量ることが出来るためです。なので誤字や脱字はもちろんですが、敬語の使い間違い、つい使いがちな「！」や「？」といった記号や顔文字や「おおよそ」とか「おそらく」という曖昧な表現もしないように注意することが大切です。

返信メールの例文を紹介

それではすぐにでもメールを送る必要がある人、どんなメールを送るべきか悩んでいる人のために、インターンの際によくやり取りされるメールの例文を2つ紹介します。

日程調整のメール

インターンの申し込み後、日程調整のためのメールが送られて来ることがあります。こちらから日程を提示する場合は、幅を持たせ、何通りか日時を提案しておきましょう。日時の幅が狭すぎると、日程が決まりにくくなってしまいます。3～4通りは提示できると、企業側も対応しやすくなります。

××株式会社
新卒採用グループ
田中太郎様

お世話になっております。
○○大学□□学部4年の小林良子と申します。インターンシップの日程について、ご連絡いただきありがとうございます。
下記の日時で伺えるかと存じます。

5月18日（金）10：00～15：00
5月21日（月）終日
5月22日（火）10：00～16：00
5月23日（水）終日

もしいずれもご都合がつかない場合は、
再度ご提案をさせていただければと存じます。
何卒宜しくお願い申し上げます。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
小林良子（こばやし　よしこ）
E-mail：yoshiko.kobayashi@xxxx.co.jp
携帯TEL：090-1234-5678
〒555-5555
○○県○○市○○町○○1-2-3
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お礼のメール

インターンが終了したら、お礼のメールも忘れずに送りましょう。インターンでどんなことを学べたのか、自分なりの言葉で簡潔に書いておくことがとても重要です。またインターンに関する質問を送った時にも「疑問が解決できた」という内容を、お礼メールとして返信しておきましょう。

××株式会社
新卒採用グループ
田中太郎様

お世話になっております。
昨日のインターンに参加させていただきました、
○○大学□□学部4年の小林良子と申します。

3日間に渡り、沢山のことをご教示いただきまして、
誠にありがとうございました。
アパレル業界への理解が深まったと共に、
実際の業務経験を通して自分の課題が明確になりました。

ぜひ貴社の選考を受けさせて頂きたく存じますので、
引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。
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○○大学 □□学部 △△学科4年
小林良子（こばやし　よしこ）
E-mail：yoshiko.kobayashi@xxxx.co.jp
携帯TEL：090-1234-5678
〒555-5555
○○県○○市○○町○○1-2-3
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マナーを守ってメールのやり取りをしよう

メールのマナーは、実際に話ができない分だけ、やり取りを分かりやすくするためのものがたくさんあります。そのため、覚えておくと社会に出てからも役に立つ内容が豊富なのです。インターン選考や実際の選考に影響することを考えながら、マナーを守ってやり取りすることを心掛け、メールを書くこと1つとっても自分の糧としていきましょう。