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【例文あり】会社説明会の申し込みメールの書き方！会社説明会参加の送り方とポイント | ビズリーチ・キャンパス

会社説明会に参加したいと思っても、「どんな文章で申し込みをすればいいのか…」と悩む就活生は少なくありません。企業にとっては、最初に届くメールがあなたの印象をつくる入口になります。だからこそ、丁寧さと分かりやすさを意識した“説明会の申し込みメール”を書くことが大切なのです。この記事では、失礼のない件名のつけ方、必要な情報の整理、採用担当者が読みやすい構成など、”説明会の申し込みメール”を作成する上で押さえておきたいポイントを例文つきで解説します。

公開日： 2025/12/08

説明会申し込みメールとは

説明会の申し込みメールとは、企業説明会への参加を希望する際に、日程や参加意思を正式に伝えるための連絡手段です。単なる出欠確認ではなく、企業と最初にやり取りする「名刺代わり」のような役割もあります。
宛先や件名の書き方、本文の言葉遣いが丁寧かどうかで、担当者が受ける第一印象は大きく変わります。誤字や情報の抜け漏れがあると、基本的なビジネスマナーへの不安につながることも。だからこそ、説明会の申し込みメールは、マナーを押さえた正しい書き方で送ることが大切なのです。

ビジネスマナーの基本知識
ビジネスメールは、基本的にテキスト形式で、標準的なフォントを使いシンプルに整えるのがマナーです。
絵文字や顔文字、砕けすぎた言い回しは避け、丁寧な敬語で統一しましょう。件名はひと目で用件が分かるように短くまとめ、本文には必要な情報を過不足なく記載することが大切です。送信前には、誤字脱字や敬語の誤用がないかを必ず見直し、日付・説明会名・自分の氏名や大学名などが漏れていないかもチェックします。文末には署名欄として氏名や連絡先をまとめておくと、企業側がスムーズに連絡を取りやすくなります。

申し込み時の注意点と心構え
説明会に申し込むときは、「とりあえず参加してみるか」ではなく、その企業について最低限の企業研究をしてから連絡する意識が大切です。どんな事業をしている会社なのか、自分はどこに興味を持ったのかを把握した上で申し込むことで、メールの文面にも自然と「真剣さ」や「本気度」がにじむものです。
就活ポータルサイト経由の申し込みは、あらかじめ用意されたフォームに沿って入力することが多く、形式面で大きくミスをする心配は少ない一方で、他の学生と似た内容になりがちです。企業の採用担当者宛に直接メールを送る場合は、件名やあいさつ、簡単な志望理由まで含めて、自分の言葉で丁寧に伝えることを意識しましょう。

メールの基本書き方

就活で企業とやり取りするメールは、あなたの「ビジネスマナー力」がそのまま表れる場面です。就活用の適切なメールアドレスの選び方や、基本的なビジネスメールの構成・流れを押さえながら、どんな企業にも失礼なく使える“土台となる書き方”を押さえておきましょう。

適切なメールアドレスの選び方
就活で使うメールアドレスは、できれば就活専用のものを1つ用意しておくと管理しやすく、企業側にも誠実な印象を与えられます。
大学から付与されているアドレスをそのまま使っても問題ありませんが、卒業後に使えなくなるケースもあるため、Gmailなどのフリーメールで「姓＋名前」「姓＋生年月日」などシンプルなアドレスを作っておくと安心です。逆に、「love」「umauma」などのあだ名や、過度な数字や記号の羅列、絵文字風の表記はビジネスの場には不向きです。採用担当者が見たときに、誰のメールなのかひと目で分かり、社会人としても違和感のないアドレスになっているか、一度客観的にチェックしてみてください。

ビジネスメールの構成と流れ
ビジネスメールは「宛名」「挨拶」「本文」「締め」「署名」という流れを意識すると、読み手にとって分かりやすく、失礼のない形に整えやすくなります。
宛名では「◯◯株式会社 ◯◯部　◯◯様」のように、会社名・部署名・相手の名前を正式名称で記載します。続く挨拶は「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。」など、自分の所属と名前を最初に名乗るのが基本です。本文には、いつ・どの説明会に参加したいのか、応募の経緯や学年など、必要な情報を簡潔にまとめます。このとき、長くなり過ぎないよう1〜3段落程度に整理すると読みやすくなります。締めでは「ご多用のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」といった一文で丁寧に結び、最後に署名として、氏名・大学名・学部学科・電話番号・メールアドレスを揃えて記載すると、企業側もスムーズに連絡が取りやすくなります。

効果的な件名のつけ方

企業の採用担当者は、日々大量のメールを確認しています。そのなかで自身のメールを確実に届けるためには、”ひと目で要件が分かる件名”がとても重要です。伝わりやすい件名の付け方や、避けたほうがよい表現の傾向を押さえておくことで、読み手の負担を減らし、スムーズな対応につなげられるのです。
会社説明会の申し込みメールにおける”効果的な件名のつけ方”をみていきましょう。

採用担当者に伝わる件名の例

件名は、メールを開いてもらえるかどうかを左右する大事なポイントです。基本は「会社説明会参加申し込み（◯◯大学・氏名）」のように、用件と自分が誰かをセットで示す形がおすすめです。
例えば、初回なら「会社説明会参加申し込み（◯月◯日開催／◯◯大学・氏名）」、申込期限前の再送なら「【再送】会社説明会参加申し込みのお願い（氏名）」、日程変更をお願いする場合は「会社説明会日程変更のご相談（氏名）」といった形が分かりやすいでしょう。他にも「オンライン会社説明会参加希望（◯◯大学・氏名）」など、メールを開かなくても内容がイメージできる件名を意識すると、担当者にも親切です。

避けるべき件名表現と対策
件名で特に注意したいのは、「何の連絡なのかがひと目で分からない」状態になってしまうことです。「ご連絡」「ご確認お願いします」などは一見ていねいですが、内容が曖昧で担当者が判断しづらく、埋もれてしまう原因になります。また、大学名や氏名を入れないと、誰からのメールか分からず対応に時間がかかることもあります。さらに、件名が長すぎたり、不要な記号を含んだりすると、メールサービスによってはスパムフィルターの対象になることもあり、企業側に正しく届かないケースさえあります。
件名は「目的」「日程」「氏名」を簡潔にまとめ、シンプルで誤解のない形にしておくことが、確実に読んでもらうための基本なのです。

本文の構成要素

会社説明会の申し込みメールは、宛名や挨拶、自己紹介、参加したい説明会の内容など、いくつかの要素をきちんと押さえておくことが大切です。それぞれのパートで何をどこまで書けばよいのか、具体的なポイントを把握しておきましょう。

宛名と挨拶文の書き方
宛名は、メール冒頭の1行目に「◯◯株式会社人事部採用ご担当者様」や、担当者名が分かっていれば「◯◯株式会社人事部 ◯◯様」といった形で、
『社名→部署名→相手の名前』
の順に正式名称で書きます。
続く挨拶文は、初めて連絡する場合は「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。」のように、自分の所属と名前を簡潔に名乗るのが基本です。企業からの案内に返信する場合は、「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△です。先日は会社説明会のご案内をいただき、ありがとうございます。」のように、前回のお礼をひと言添えると丁寧な印象になるでしょう。

自己紹介で伝えるべき情報
自己紹介では、氏名・大学名・学部・学科・学年は必ず入れましょう。
例えば「◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。◯◯業界に関心があり、貴社の◯◯事業に強い興味を持っております。」のように、「誰で・何に興味がある学生か」が一読で伝わる書き方がおすすめです。あまり長く語りすぎると肝心の申し込み内容が埋もれてしまうので、2〜3文ほどにまとめると、読みやすさと情報量のバランスが取りやすくなります。

申し込み内容の明確な伝え方
申し込み内容は、担当者がそのまま受付リストに転記できるくらい、はっきり書くことを意識しましょう。
「◯月◯日（◯）◯時開始の会社説明会への参加を希望しております。」のように、日時・会場名（またはオンラインなどの参加形態）まで一文で示せると分かりやすくなります。複数候補から選ぶ場合は「第1希望：◯月◯日（◯）◯時開始／第2希望：◯月◯日（◯）◯時開始」のように、箇条書きで優先順位を明記すると、企業側も調整しやすくなります。

申し込みメールの例文

申し込みメールは、基本の型さえ押さえればそれほど難しいものではありません。ただし、例文をそのままコピペするのではなく、自分の志望度や興味を反映させて少しでも「自分の言葉」に寄せることが大切です。
企業説明会の申し込みや直前の連絡など、よく使うシーン別の文例について解説します。

企業説明会申し込みの例文
「企業説明会申し込み」の例として、まずは大企業向けのパターンです。

【例文】―――
件名：会社説明会参加申し込み（◯◯大学・△△）

◯◯株式会社人事部採用ご担当者様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。
貴社ホームページにてご案内されていました、◯月◯日開催の会社説明会への参加を希望し、ご連絡いたしました。
当日は業界動向や貴社の事業内容について理解を深めるとともに、今後の選考に向けて必要な準備を進めたいと考えております。
お手数をおかけしますが、ご参加可否および当日の詳細についてご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

△△ △△
◯◯大学◯◯学部◯年
TEL：000-0000-0000
Mail：xxxxx@example.com

――――――

件名と宛名で「誰から何の用件か」をはっきりさせ、本文1段目で名乗りと連絡理由、2段目で興味・目的を簡潔に添えています。大企業向けはややかための敬語と定型的な言い回しを意識すると安心です。
一方、中小企業やベンチャー向けなら、同じ構成のまま「◯◯の自社サービスに興味を持った理由」などを1文だけ具体的に足し、少し距離の近い温度感を出すと、応募者の姿が伝わりやすくなるでしょう。

直前申し込み時の文例
説明会の開催日が近づいてから申し込む場合は、まず「直前のご連絡になってしまったこと」へのひと言を入れると印象が和らぎます。

【例文】―――
件名：会社説明会参加のお願い（◯月◯日開催／◯◯大学・△△）

◯◯株式会社人事部採用ご担当者様

お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。
直前のご連絡となり大変恐縮ですが、◯月◯日開催の会社説明会に参加を希望し、ご連絡いたしました。
貴社の◯◯事業に関心があり、今回の説明会でぜひお話を伺いたく存じます。
ご多用のところ恐れ入りますが、ご参加可否についてご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

――――――

直前の申し込みでは、理由を掘り下げすぎず「直前のご連絡となり恐縮ですが」と一言添える程度が安心です。その上で「御社の◯◯に関心があり」など簡潔な興味を示すと、適当な申し込みではないことが伝わります。
依頼文は過度に弱々しくせず、丁寧さを保った表現にまとめるのがポイントです。

返信対応のマナー

会社説明会は、申し込んで終わりではなく、その後の返信対応も含めてマナーが見られています。受付確認メールへの返事の仕方や、やむを得ず参加できなくなったときのキャンセル連絡の入れ方など、トラブルなく印象を損ねないための基本を押さえておきましょう。

受付確認メールへの返信方法
企業から「お申し込みを受け付けました」といった確認メールが届いたら、基本的には一度きちんとお礼を伝えておくと安心です。
例えば、「このたびは会社説明会のお申し込みを受け付けていただき、誠にありがとうございます。当日どうぞよろしくお願いいたします。」といった短い一文でも十分です。件名はそのままにして、本文の冒頭で改めて名乗り＋お礼という流れにするとスムーズです。
一方で、メール本文に「本メールへのご返信は不要です」「このメールは自動送信です」などの記載がある場合や、送信元アドレスが明らかにシステム（no-reply〜など）の場合は、無理に返信しなくてかまいません。
人事担当者個人のアドレスから届いていて、返信不要の記載がない場合はお礼を返す、という基準で判断すると迷いにくくなります。

キャンセル時の連絡方法
説明会をキャンセルする際は、分かった時点で早めに連絡することが最も大切です。連絡が遅れるほど企業側の調整に負担がかかるため、メールの件名と本文で「日程」「辞退の理由（簡潔に）」「お詫び」を明確に示します。
また、可能であれば別日程への参加意向を添えると、前向きな姿勢が伝わります。

【例文】―――
件名：会社説明会参加辞退のご連絡（◯◯大学・△△）

◯◯株式会社人事部採用ご担当者様
お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。
◯月◯日開催の会社説明会につきまして、一身上の都合により参加を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。
今後、別の日程がございましたら、改めて参加を検討できれば幸いです。

――――――

辞退連絡では、事情を詳細に書きすぎないことがポイントです。「体調不良」「一身上の都合」など簡潔な表現で十分です。
必要以上に長くならないよう注意しつつ、誠意と丁寧さが伝わる文面を心がけましょう。

まとめ

会社説明会の申し込みメールは、特別な文章力よりも、基本の型と相手への配慮ができているかが大切です。件名で用件と自分の情報を明確にし、宛名・挨拶・自己紹介・参加希望の内容を簡潔にまとめれば、失礼のない形になります。
また、直前の申し込みやキャンセル連絡、受付確認メールへの返信など、やり取りの過程での丁寧さも意外と見られています。紹介した例文はあくまでベースなので、自分の志望度や言葉に少し寄せて調整すると、より自然な印象になります。小さな積み重ねですが、こうした対応は相手に「きちんとした学生だ」と伝わる一歩になるでしょう。

よくある質問

参加希望のメールの例文は？
参加希望メールは、①名乗りと参加希望、②日程の明記、③締めの一言を入れればOKです。例えば、
「お世話になっております。◯◯大学◯◯学部◯年の△△と申します。貴社ホームページで拝見した◯月◯日開催の会社説明会に参加を希望し、ご連絡いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。」
といった形を、自分の状況に合わせて調整してみてください。

会社説明会の申し込みメールに返信は必要ですか？
企業から届くメールの内容によって判断するのが基本です。
「返信不要」「自動送信」と明記されている場合は返さなくても問題ありません。一方で、人事担当者名義で届いた受付確認メールには、短くてもよいのでお礼の一言を返しておくと、丁寧な印象につながります。