企業説明会のメール基本マナー
企業説明会に関するメール対応は、選考に直接関係がなくても、社会人としての常識や丁寧さを見られているもの。以下の基本マナーは必ず押さえておきましょう。
・件名は用件が伝わるよう簡潔に
・宛名は「株式会社○○ 人事部○○様」など正確に記載
・名乗りは最初にフルネームと大学名を明記
・要件は簡潔かつ丁寧にまとめる
・敬語は正しく、略語や口語は避ける
・返信は24時間以内が理想
・誤字脱字や敬称ミスがないか必ず見直す
小さな気配りが信頼につながるのです。
実践的なビジネスメールの構成とポイント
企業説明会に関するメールは、基本の型に沿って書くことで、丁寧かつ伝わりやすい印象を与えられます。以下の4つの構成を意識しましょう。
【件名】
採用担当者が一目で内容を把握できるよう、簡潔かつ具体的に書くのがポイントです。
例：「○月○日企業説明会 参加申し込み（◯◯大学・氏名）」など。
【宛名】
「株式会社○○ 人事部 ○○様」のように、正式な社名と部署名を明記します。
個人名がわかっている場合は必ず「様」をつけて。
【本文】
最初に名乗りと要件を述べ、次に詳細を簡潔に伝えましょう。
丁寧な言葉遣いを心がけ、段落ごとに話題を整理すると読みやすくなります。最後は「何卒よろしくお願いいたします。」などで結びます。
【署名】
大学名・学部・氏名・電話番号・メールアドレスを記載します。定型の署名欄を用意しておくと便利です。
これらの基本を押さえるだけで、信頼感のあるメールになります。
好印象を与える件名の付け方
企業へのメールでは、件名の付け方ひとつで第一印象が大きく変わります。
件名は、誰から・何の用件かがすぐに伝わることが重要。採用担当者は多くのメールを受け取っているため、わかりやすく簡潔にまとめるのが基本です。
特に企業説明会の申し込みでは、日付や大学名・氏名を含めると信頼感が増します。
・【企業説明会 参加申込】○月○日開催（○○大学・氏名）
・○月○日 説明会参加のご連絡（氏名）
・説明会の参加について（○○大学 氏名）
・【参加希望】貴社説明会（○○大学・氏名）
・【説明会出席のご連絡】○月○日開催分
・【○○株式会社】企業説明会参加の件（○○大学・氏名）
迷ったら【】を活用して要件を目立たせるのもおすすめです。
署名欄に含めるべき情報とは？
メールの最後に入れる署名欄は、相手に自分の基本情報を正確に伝える大切な部分です。
氏名だけでなく、大学名・学部・学年・連絡先まで記載するのが基本。採用担当者が返信や連絡をしやすくなり、信頼感も生まれます。書き方は以下のように整えるとスマートです。
【署名欄テンプレート例】
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇年
氏名（ふりがな）
電話番号：090-1234-5678
メール：example@mail.com
定型で保存しておくと、毎回のメールにもスムーズに使えます。
送信前に確認すべき5つのポイント
メールを送る前に、たったひと手間で印象が大きく変わる”確認ポイント”があります。
下記の5点を押さえておけば、安心してメールを送信できるでしょう
①誤字脱字
変換ミスやタイプミスは意外と見落としがち。音読や一度下書き保存してから見直すと気付きやすくなります。
②宛先
送信先のアドレスや宛名が間違っていないか要確認。特に「御社」や担当者名の漢字ミスは印象ダウンにつながります。
③添付ファイル
資料の添付漏れはよくあるミス。送信前にファイル名・中身・形式を必ずチェックしましょう。
④文体の統一性
「です・ます調」で統一されているか、急に口語になっていないかを確認。丁寧さを保つのが基本です。
⑤送信時間
深夜や早朝の送信は避け、業務時間内（平日9〜18時）に送るのがベター。遅くなる場合は予約送信も活用を。
説明会申込みメールの書き方
企業説明会に参加する際は、丁寧でわかりやすいメールを送ることが第一歩です。
ここでは、初めて連絡する場合に使える基本の構成や注意点、好印象を与えるポイントをテンプレート・例文付きで解説します。
申込みメールのテンプレート
企業説明会に申し込む際のメールは、内容自体はシンプルでも、丁寧さや正確さが伝わる文章にすることが大切です。使用頻度の高い3つのパターンをご紹介します。状況に応じて使い分けてみてください。
【①基本の申込みメール】
件名：企業説明会の参加申し込み（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇（氏名）と申します。
貴社の企業説明会に参加を希望し、ご連絡差し上げました。
以下の日時の説明会につきまして、ぜひ参加申し込みさせてください。
日時：〇月〇日（〇）〇時〜
場所：〇〇会場／オンライン
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
氏名（ふりがな）
電話：090-xxxx-xxxx
メール：xxxxx@example.com
――――――――――
【②学内開催の説明会への申込み】
件名：【学内説明会 参加希望】（〇〇大学・氏名）
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
貴社が〇月〇日に本学で開催される企業説明会に参加を希望し、メールをお送りいたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
（以下署名同上）
【③就活サイト経由等で日時指定が必要な場合】
件名：企業説明会の参加希望（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇と申します。
貴社説明会への参加を希望しております。
ご案内いただいた日程のうち、以下にて参加希望させていただきます。
・参加希望日時：〇月〇日（〇）〇時〜
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
――――――――――
（以下署名同上）
志望動機の書き方
企業説明会の申込みメールに志望動機を添える場合、長々と自己アピールをする必要はありません。大切なのは、「なぜこの会社に関心を持ったのか」が簡潔に伝わることです。目安は2〜3文、全体で100〜150文字程度に収めると読みやすく、印象も良くなります。
例えば、「貴社の〇〇事業に魅力を感じ、より詳しく理解を深めたいと思い、説明会に参加を希望いたしました。」といったように、「興味を持った理由＋説明会への前向きな姿勢」が伝わる内容がおすすめです。
また、志望動機は企業のWebサイトや採用ページを一読し、具体的なキーワードを1つでも盛り込むと誠実さが伝わります。企業研究の姿勢もさりげなく伝えることができ、好印象につながるでしょう。
質問事項の記載方法と注意点
企業説明会の申込み時に事前質問を求められた場合は、関心を持っている姿勢を見せる良いチャンスです。ただし、「調べればすぐわかる内容」や「答えにくい踏み込んだ質問」は避けるのがマナー。聞きたいことは1〜2問程度に絞り、簡潔かつ丁寧に書きましょう。
例えば、
「貴社の新入社員研修について、具体的な内容や特徴があれば教えていただけますと幸いです。」
「若手社員のキャリアステップや評価制度について、説明会で触れられる予定があるかお聞きしたいです。」
などが好印象な質問例です。
質問の背景や理由を一文添えると、より誠実な印象になります。就活の準備姿勢を伝えるつもりで書きましょう。
申込みメール例文集
企業の規模や状況により、送付するメールには文面の傾向があります。
・一般企業向け説明会申込みメール例文
・大手企業向け申込みメール例文
・キャンセル・日程変更時のメール例文
これらのメール例文について、具体例をみていきましょう。
一般企業向け説明会申込みメール例文
一般的な中堅企業への説明会申込みメールでは、丁寧さと誠実さを意識した文面が好印象です。
「基本の型をおさえたパターン」と、「少し熱意を加えたパターン」の2つをご紹介します。企業の雰囲気や自分の志望度に応じて使い分けてみてください。
【パターン①基本的で丁寧な文面】
件名：企業説明会の参加希望（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。
このたび、貴社の企業説明会への参加を希望し、ご連絡差し上げました。
貴社の事業内容に興味があり、理解を深めたいと考えております。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年
氏名（ふりがな）
TEL：090-xxxx-xxxx
Mail：xxx@example.com
――――――――――
【パターン②熱意を込めた文面】
件名：【参加希望】企業説明会のお申込み（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
採用ご担当者様
はじめまして。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。
貴社の〇〇事業に強く関心を抱き、企業理解を深めたく、説明会への参加を希望いたします。
自分の今後のキャリアを考える上でも貴重な機会と考えております。
ご多用のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
（署名同上）
大手企業向け申込みメール例文
大手企業への申込みメールでは、フォーマルさと的確な情報伝達が求められます。担当者は多数の応募者とやり取りしているため、「誰が」「どの説明会に」参加を希望しているのかが一目で伝わる構成が大切です。
また、言葉遣いは丁寧かつ無駄のない表現を心がけましょう。大手企業には“社会人同様の対応”が求められる意識で臨むと好印象です。
【大手企業向け申込みメール例文】
件名：〇月〇日企業説明会 参加希望（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
平素より大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科〇年の〇〇〇〇と申します。
このたび、貴社が〇月〇日に開催される企業説明会への参加を希望し、ご連絡差し上げました。
貴社の〇〇事業に深い関心があり、当日のお話を通して理解をさらに深めたく存じます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――
（署名同上）
キャンセル・日程変更時のメール例文
やむを得ず企業説明会をキャンセル・日程変更する場合でも、誠意をもって丁寧に連絡すれば印象を大きく損なうことはありません。連絡はできるだけ早めに行い、「事情の簡潔な説明」「謝意」「今後への配慮」を忘れずに伝えましょう。
【①やむを得ない事情でキャンセルする場合】
件名：企業説明会キャンセルのご連絡（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
〇月〇日に開催予定の説明会に参加を申し込んでおりましたが、急な体調不良により出席が難しくなりました。
大変恐縮ですが、参加を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。
貴重なお時間をいただく予定だったにも関わらず、このようなご連絡となり誠に申し訳ございません。
何卒ご了承いただけますと幸いです。
――――――――――
（署名同上）
【②別日程への変更をお願いする場合】
件名：説明会日程変更のお願い（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
〇月〇日の説明会に申し込んでおりますが、大学の試験日程と重なってしまったため、別日程での参加を希望させていただけないでしょうか。
ご都合の良い別日がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
急なお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
（署名同上）
【③ 変更日程が決まっている場合】
件名：説明会日程変更のご連絡（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
〇〇大学の〇〇〇〇と申します。
先日申込みをさせていただいた説明会について、都合により参加日程を〇月〇日から〇月〇日に変更させていただきたくご連絡差し上げました。
お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
（署名同上）
説明会後のお礼メールの書き方
説明会後のお礼メールは、感謝の気持ちを伝えると同時に、企業への関心を示す大切なアクションです。下記の構成を意識することで、好印象につながる内容にできるでしょう。
・件名（「説明会のお礼」など）
・宛名と自己紹介
・説明会の感想や印象に残った内容
・今後の意欲や選考への前向きな姿勢
・丁寧な締めの言葉と署名
一通のメールが、次の一歩を後押ししてくれるかもしれません。
お礼メールを送るベストなタイミング
説明会後のお礼メールは、できるだけ“当日中”に送るのが理想です。熱が冷めないうちに感謝を伝えることで、真摯な姿勢が伝わりやすくなります。遅くとも翌日の午前中までには送信を済ませましょう。
また、夜遅くに送るのは避け、18時までに送れるとスマートな印象に。迷ったときは、説明会終了後すぐに下書きを作成し、落ち着いて内容を確認してから送るのがおすすめです。タイミングひとつで印象が変わるので、早めの行動を心がけましょう。
説明会の感想を効果的に伝えるコツ
説明会後のお礼メールで感想を伝える際は、「印象に残った具体的な内容」と「そこから得た気づき」をセットで述べるのがポイントです。漠然と「参考になりました」だけでは印象に残りづらいため、自分なりの視点を交えることでオリジナリティが出ます。
例えば、「〇〇部門の社員の方が語っていた“若手でも積極的に挑戦できる風土”というお話が特に印象的でした。自身も主体的に働きたいという思いがあるため、より一層志望意欲が高まりました。」といったように、説明会の内容と自身の価値観を結びつけて伝えると好印象です。
また、学んだことを一言でまとめると、文章全体が締まりやすくなります。
【例文】
「本日の説明会では、貴社が掲げる“現場主義”の考え方について詳しく知ることができ、大変有意義な時間となりました。実際のプロジェクト事例を通じて、社員一人ひとりが責任感を持って働く姿勢に共感し、ますます貴社で働きたいという思いが強まりました。」
自分の言葉で、自分の気づきを伝えることが大切なのです。
追加質問を含めたお礼メールの書き方
説明会後のお礼メールに質問を加える場合は、「感謝」と「関心の深さ」を両立させる構成がポイントです。まずは説明会への感謝を述べ、その後に感想を簡潔に伝えます。その上で、「さらに理解を深めたく…」という自然な流れで質問を添えると違和感がなく、丁寧な印象を与えられます。
質問は1つ、多くても2つまでに絞り、答えやすい内容にしましょう。
【例文】
件名：説明会のお礼とご質問（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
人事ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
本日は貴社の企業説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。
〇〇部門の業務内容について伺い、貴社での働き方への理解が深まりました。
その上でさらに理解を深めたいため、ひとつご質問させてください。
貴社では、新入社員の研修制度は職種ごとに異なりますでしょうか。
ご多用中恐れ入りますが、ご回答いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
企業説明会メールのよくある質問
返信がない場合はどうすればいい？
企業に説明会の申込みメールを送ったのに返信がない場合、すぐに催促するのではなく、まずは3〜5営業日ほど待ちましょう。それでも返信がなければ、確認の意味を込めて丁寧に再送メールを送るのが適切です。トラブルや見落としの可能性もあるため、焦らず落ち着いて対応することが大切です。
【再送メール例文】
件名：再送）企業説明会参加希望のご連絡（〇〇大学・氏名）
〇〇株式会社
人事ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
先日、貴社説明会の参加希望に関するメールをお送りいたしましたが、念のため再度ご連絡させていただきました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
複数の説明会に申し込む場合の注意点
就活初期は複数の説明会に申し込むのが一般的ですが、スケジュール管理には十分注意が必要です。
カレンダーアプリや手帳で日時を一覧化し、参加企業・会場・参加方法（対面／オンライン）を明記しておくと混乱を防げます。時間が重なりそうな場合は、どちらかを早めに辞退する判断も必要です。
また、企業ごとにメール文面や申し込み内容が似ていても、宛名や会社名の間違いには要注意。テンプレートを使う場合でも、必ず一通ずつ丁寧に確認して送りましょう。丁寧なスケジュール管理と対応は、信頼につながるのです。
説明会直前のキャンセルはどう伝える？
説明会当日や前日の急なキャンセルは、企業にも迷惑がかかるため、できるだけ早くメールで連絡しましょう。件名には「キャンセルのご連絡」と明記し、丁寧な謝罪と簡潔な理由を伝えるのがマナーです。無断欠席は絶対に避けましょう。
【キャンセルメール例文】
件名：企業説明会キャンセルのご連絡（〇〇大学・氏名）
株式会社〇〇
人事ご担当者様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。
明日予定されていた説明会に参加予定でしたが、急な体調不良により欠席せざるを得なくなりました。
貴重なお時間をいただく予定だったにもかかわらず、直前のご連絡となり誠に申し訳ございません。
何卒ご容赦いただけますと幸いです。
まとめ
企業説明会のメール対応は、単なる事務連絡ではなく、あなたの印象や信頼感を左右する大切なコミュニケーションのひとつです。
申込みの文面、キャンセルや日程変更の伝え方、説明会後のお礼まで、一つひとつのやり取りで”誠実さ”が浮き彫りになります。言葉選びやタイミングに気を配ることで、社会人としての基本的なマナーが自然と伝わり、選考以前の段階でも好印象を持ってもらえる可能性が高まるでしょう。
例文を参考にしながら、自分らしい丁寧な言葉でやり取りを重ね、安心感のあるコミュニケーションを目指しましょう。就活の「見えない第一印象」は、こうした小さな一通のメールから始まっているのです。
人気大手企業就活ならビズリーチ・キャンパス！
ビズリーチ・キャンパスは三井物産、JR東日本、三井不動産、三井住友銀行、ソニー、NTTデータ、サントリーなど様々な業界の大手企業が利用しており、人気大手企業就活を目指す学生にとって必需品と言えるサービスです。
・誰もが知る人気大手企業から、特別座談会・選考免除・特別選考ルートなどのスカウトが届く
・人気大手企業によるビズリーチ・キャンパス限定のインターンシップ
・人気大手企業による各業界特化型の限定イベント
・難関企業内定者による就活対策講座を毎日開催
・先輩が『いつ・何をして・何に悩んだのか』を綴った就活体験記。就活全体像や時期別の悩みの具体的な解消方法がわかる
ぜひビズリーチ・キャンパスご活用し皆様にとって最適なキャリア選択を実現してください。