OB訪問を電話で依頼するには
OB訪問の依頼はメールばかりではありません。メールアドレスが分からなければ、電話で依頼をすることになります。これは、ビジネスの現場でも同じです。ただ、電話で依頼する時にもマナーを知らなければなりません。OB訪問を電話で依頼する時の具体的な方法や注意点を知りましょう。
電話でOB訪問を依頼するときの流れ
電話でOB訪問を依頼するなら、流れを理解しましょう。行き当たりばったりでは、必要な事柄を抜かしてしまう可能性があるからです。では、どのような流れでOB訪問の依頼を行えばよいのでしょうか。
アポイントの依頼をする
最初に行うべきなのは、アポイントの依頼をすることです。その時、OBの自宅でも会社でも共通して注意したいのは「自分は何者で、何を目的にしているのか」ということです。自分の名前、大学名はもちろんですが、連絡先をどこで手に入れたのか、どうしてOB訪問を行いたいのかは必ず伝えるようにしましょう。 就活生はもちろんOB訪問のために電話をしたのですから目的は明確です。しかしOBの側に立てば、見ず知らずの人間が何処から個人情報を知ったのか電話をかけてきているわけです。不安になるのも当然でしょう。 個人情報についての意識が高くなっている時代なので、就活生はなおさら誠意を込めて自分が何者か伝えなければなりません。ただ、OBが不在の場合もあります。その時は、電話に出てくれた人にOBが戻る時間を聞いて、再度電話をかけるようにしましょう。
訪問日程の調整を行う
電話で自己紹介とOB訪問の目的を伝え、OBが了承してくれたとします。次は日程調整に入りましょう。その時、自分の都合のよい時間を決めておくことが大切です。また、OBのスケジュールと合わない可能性もあるので、いくつか大丈夫な日時を決めて提案して選んでもらうようにしましょう。 日時を伝えてもらったら、メモをし、復唱するようにしてください。間違えてしまうとOB訪問自体が無しになりますし、再度お願いしても依頼を受けてくれる可能性はかなり低くなるからです。そのため、伝えられた日時を復唱してOBに確認をしてください。
遅刻やキャンセルの連絡は必ず電話で
OB訪問当日、遅刻やキャンセルになってしまう場合もあります。基本的に、約束をしたのですから守るのは当然です。しかし災害や家庭のことなど、何が起こるか分かりません。遅刻やキャンセルを伝えないことだけは避けましょう。 遅刻やキャンセルについて、基本は電話です。メールだとOBがチェックしない可能性があります。電話で伝える時は、理由とお詫びをしてください。遅刻の場合、予想できる到着時間を伝えることが大切です。その日自体がダメなら、代わりの日時をいくつか提案しましょう。仕方のない理由なら、OBも快く代わりの日でもOB訪問に応じてくれるはずです。
OB訪問後のお礼は翌日か翌々日に
OB訪問が終わったなら、改めてお礼を伝えることも大切です。メールの場合、基本は当日中に行うことが望ましいとされています。ただ、メールアドレスを教えてもらえなかった場合もあるでしょう。その時住所が分かるなら手紙という方法もありますが、分からなければ電話で伝えるしかありません。 電話について、OBは社会人として忙しく働いている立場であることを忘れないことが大切です。就業時ではなく、仕事が終わりそうな時間にかけるのがよいでしょう。早すぎず遅すぎないタイミングでお礼の電話を行うのがポイントです。
電話をかける際の注意点
電話をかける時にも注意点があります。その注意点を無視すると、OBが不快になる可能性も否定できません。どんなことに注意すればよいのかを解説します。
静かな場所からかけるように
静かな場所からかけるのは鉄則です。周囲から友達や人の声が聞こえるような場所からかければ、お互いの声が聞き取りづらくなります。そのような状況でOB訪問の依頼を行うと、誤解が生じて失敗につながる場合もゼロではありません。 お互いストレスもかかりますし、OBに「どんな所からかけてるんだ」と呆れられてしまうかもしれません。落ち着いてお互い話せる場所から電話をかけましょう。
業務が忙しくない時間帯にかける
OBにとって、仕事ではないため、OB訪問を受ける受けないは自由です。OBは忙しく毎日働いています。一日の中で非常に忙しい時間にかけてしまうと、対応してもらえない可能性もあります。電話に出てくれたとしても「今、忙しいから」とすぐに切られてしまう可能性もあるのです。 社会人全般にいえることですが、営業時間外やランチタイム、朝一番などは避けましょう。朝一番は出社している可能性が高いです。ただ、ミーティングの最中の可能性があり、電話をしてもつながらない場合もあるので避けた方がよいでしょう。
手元にメモを用意する
メモを用意するのは鉄則です。特にOB訪問の依頼をするだけで緊張しているなら、口頭だけで約束をすると後になって、忘れてしまう可能性があるからです。日程や待ち合わせ場所は、きちんとメモをすれば間違えなくて済みます。 また、話す手順を書いておけば「次は何を話そう」と無駄に考えなくてよくなります。スムーズなやりとりのためにも、メモと筆記用具を用意しておきましょう。
誠意のこもった話し方を心がける
OB訪問を承諾してくれるかどうかは誠意がポイントです。電話は相手の顔がみえません。だからこそ、誠意を伝えるのが難しくなります。それでも誠意を感じ取ってもらうなら、言葉遣いには注意したい所です。 「恐れ入りますが」、「お忙しいところ、申し訳ございませんが」このような言葉はOBに配慮をした言葉となります。クッション言葉といわれますが、このような言葉を使うことで誠意を示す助けとなるのです。
OBへの配慮を第一に誠意ある電話をしよう
メールと違い、電話はその時点で直接OBとやりとりをすることになります。メールならOBは自分の都合のよい時間に返信が可能です。電話はOBに時間を削ってもらうことになります。ビジネスの現場では、一分一秒でも、無駄な時間も削りたくないことはあるものです。そのことを前提にしながら、電話でOB訪問をする時には、配慮をし、誠意を持って依頼をしなければならないことを理解しておきましょう。
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