【OB/OG訪問メール】返信の内容・時間やマナーまで押さえておきたい注意点

OB/OG訪問の返信メールについて細かいところが知りたい

目上の人でなくとも「マナーが全然なっていない」と思われたくはないもの。そのため普段からマナーについて注意している人は多いでしょう。しかしOB/OG訪問に関するメールの送信や返信に対し、どのように書けば良いのかは分からない人もいるかもしれません。そんな人に、訪問に関するメールマナーについて解説します。訪問形式がオフラインかオンラインかによっても、多少マナーは異なるので是非確認してみてください。

OB/OG訪問のメール返信のポイント

OB/OG訪問のメールを送り、相手から連絡が来たら、返信をしなければなりません。その時、失礼のない言葉を選んで返信をする必要があります。では、メール返信では、どのようなポイントを押さえれば良いのでしょうか？

1.返信はなるべく早く返す

日程調整などの返信メールは、なるべく早く対応しましょう。遅くとも24時間以内に返信するようにし、日をまたがないことが重要です。 早く返信が来れば「やる気にあふれているな」と思われますし、返信が早ければOB/OG側もスケジュールを立てやすくなります。

2.感謝を伝えつつも、簡潔な内容に留める

大前提、時間を取っていただくことに対してもそうですし、返信をいただけたことに対しても感謝の気持を伝えることは忘れないようにしましょう。その上で、内容が冗長になってしまうとOB/OG側も返信しづらくなってしまうため、あくまで目的に沿った簡潔な内容を返信するように心がけましょう。

3.誤字や脱字が無いように気を付ける

誤字脱字にも注意してください。特に、日程や訪問時間の誤字脱字は致命的な失敗になりやすいので気をつけましょう。OB/OG訪問は、面接ではないのだからそこまで気を遣う必要はないと考えるのはNGです。熱意がある就活生なら、失礼がないように何度も返信の文章を見直すはずです。そうすれば誤字脱字も減りますし、丁寧さを感じさせるものになるので印象も良くなります。

返信メールの書き方

訪問について日程調整などを組む時には、何度かOB/OGとやりとりをする場合もあるでしょう。そんな時、マナー違反にならないためにはどんな書き方をすれば良いのか解説します。

OB/OG訪問を了承してもらえた場合

訪問を了承してもらったなら、そのことに対する感謝を伝えましょう。それから、訪問の予定日と時間や、もし相手の都合で変更になった時のことを想定して連絡先を伝えておくのも大切です。また、OB/OG訪問をする際は、事前準備がポイントです。その準備の中に「聞きたいことをまとめておく」というものがあります。訪問の了承をしてもらった時の返信メールには、何を聞きたいかも記載しておくと、相手も事前に答えを用意できます。さらに、訪問の前日にも「明日はよろしくお願い致します」とメールを送っておくことも大切です。OBがOB訪問があることを忘れていたり、日時や待ち合わせ場所の誤解が生まれないようにするためです。

上記に加えて、訪問形式によって以下の項目も忘れずにメールに付け加えるようにしましょう。

・オフライン形式の訪問
OB/OGの都合がよさそうな場所の相談をした上で、訪問場所を決定し、メールに記載するようにしましょう。訪問場所については基本的にOB/OGから指定がある場合が多いので、その指示に従いながら、場所の調整を行うのがおすすめです。

・オンライン形式の訪問
訪問の際に使うオンラインミーティングのリンクを提示するようにしましょう。企業によっては、自社のミーティングリンクを使用する方が都合がいい場合もあるので、「もしよろしければ以下のリンクからご参加ください」といった表現を併せて使用するのがおすすめです。なお、ビズリーチキャンパスを利用する場合は、ビデオ通話を使った訪問が可能であるため、ミーティングリンク等の送付は必要ありません。

OB/OG訪問のメール返信が来ない場合

相手は忙しい社会人です。そのため訪問を受けられる時間が限られていることも珍しくありません。仕事が終わってからの時間でも、疲れているので早く帰りたいと考える人もいます。 また、就活生が提示した日程に予定が入っていれば、訪問を断ることもあるでしょう。訪問を受ける受けないはOB/OGの自由であり、義務ではないことを忘れてはいけません。そのため、訪問に関して返信が来ない場合は、丁寧に返事の催促をしてみてください。単純に返信が漏れていただけで、すぐに返信があるケースも多いです。

OB/OG訪問終了後のお礼メールを送る場合

無事に訪問が終わった後は、お礼メールを送りましょう。お礼メールのポイントは、当日中の返信と感想です。食事をしながらの訪問でしたら、ごちそうになったことについてもお礼をすること。感想については印象的な話、知らなかった話などを具体的に挙げることです。そうすればOB/OGは「役に立ったようだ」と、気持ちが良いですし、今後の訪問を積極的に受けてくれる可能性があります。これは後に続く後輩のためにも重要なことなのです。

OB/OG訪問を断られた場合

相手の都合がつかずに、断られることもあります。その時でも返信に対するお礼の一言を伝えるのもマナーです。ただ、返信についてのお礼で終わらせてはいけません。今回は駄目だったとしても、時間の余裕がある時に訪問を受けてくれる可能性があるからです。そのため、次につなげる文章も書いておきましょう。「またの機会にぜひお話をお伺いできれば幸いです」と書いておけば、時間ができた時に、OB/OGが連絡してくれる可能性があるからです。

OB/OGにメール返信をする時の注意点

メールの返信には言葉の使い方以外にも、注意点が複数あります。マナー違反をしていると思われないように、注意点を押さえておきましょう。

OB/OGへの返信時間は朝がおすすめ

メールの返信は早さを心がけることが大切です。だからといって緊急の場合でない限り、夜遅くにメールを送る必要はありません。企業の専門窓口や、エントリーシートなら深夜でも問題ありませんが、OB/OG個人の場合は、そこまで急ぐ必要はありません。深夜に急いで送って、誤字脱字がある方がトラブルにつながることもあります。基本的に平日の朝など、相手がメールに気付きやすい時間帯に送るのがおすすめです。 訪問の前日に大きな問題が起きて、とにかく早く伝えなければならない緊急の場合は、深夜でもメールを送りましょう。

メールでの返信時は引用返信を忘れない

ビジネスメールでは、前回のメールの内容を消さずに引用して返信することは普通のことです。相手は訪問のメールを仕事中にチェックすることもあります。その時、引用返信をしていなければ、前回のメールをチェックしなければなりません。さらに、前回、前々回のメール内容を確認して、新しく送られてきたメールの内容を確認するのは面倒な作業です。そのため、前回のメール引用については消さずに返信しましょう。

内定後にはお礼メールを必ず送る

無事に内定が決まったら訪問を受けてくれた相手にお礼を伝えましょう。特に同じ企業で働くことになれば、今後もお世話になることも多くなるはずです。入社してから気づいて「あれ？訪問に来た子じゃないか？入社したことを知らなかった」となれば、OB/OGの気分を害する可能性も否定できません。内定をもらったら、きちんとお礼メールを送ることが大切です。

マナーを守ってメール返信をしよう

訪問は就活生がOB/OGに話をしてもらうためのイベントです。そのため、失礼のない対応を心がけたいものです。それは最初の訪問についての打診から訪問後のお礼まですべてに通じることです。マナーは社会人としても重要なスキルですから、しっかり身につけることが重要です。

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