OB訪問で質問メールを送るときの注意
OBを訪問する前に、質問のメールを送りたいことはあるでしょう。しかしどのように書いて送ればいいのか、分からない人がいます。そのような人のために、OBに質問メールするときのポイントを見ていきます。
メールは、顔が見えない分、注意することが大切です。記事では質問メールのマナーについても触れています。
OB訪問で事前に質問メールを送るメリット
OB訪問する前に質問メールを送るメリットを見ていきますが、お互いにメリットがあります。
質問の答えを用意してもらえる
OB訪問は限られた時間で行われるので、時間を有効に使うことが大切です。有効に時間を使うためには、予めOBに聞きたいことを伝えておくのが良いです。伝えると言っても電話では、相手の都合があって難しいので、メールで伝えるのが一番です。前もって聞きたいことが分かれば、OBも答えを用意する時間ができて、当日に慌てることがありません。
OB 訪問の日程の再確認ができる
時間が経てば約束した日程を忘れることがありますが、メールでやりとりすることによって、訪問日程の再確認ができます。リマインドメールを送るときは、OB訪問の前日か前々日が良いです。それよりも早く送ってしまえば、お互いに忘れる可能性があるからです。前日か前々日のリマインドメールであれば、記憶に残っています。
疑問点を整理できる
質問メールを送る利点には、自分の考えを整理することができます。あれこれ聞きたいと思っていても、頭が整理されていなければ、明確な質問メールを送ることができません。
質問する内容がまとまっていないときは、箇条書きにすることが効果的です。箇条書きにすることによって、質問が整理されるからです。質問メールで自分の考えをまとめておけば、当日OBを訪問するときに、緊張しにくくなります。
質問メールのやり取りでもマナーは重要
質問メールを送るときは、誤字・脱字に気を付けることは当然ですが、OBの気持ちを害さないように、丁寧な文章を心がけることが大切です。丁寧な文章を書き続けていれば、、OBは次第に良い印象を持ってくれるでしょう。
OB訪問の質問メールを送るポイント
これからはOBに質問メールを送るポイントを見ていきますが、誰でも実行できることなので、忘れないようにしましょう。
OB訪問数日前に送る
質問メールを送るときは、OB訪問数日前に送るのが一番です。数日前に質問メールを送ることによって、事前に準備できるからです。OB本人がわからなくても、人事に確認したり、違う部署の方に聞いてくれる可能性もあります。前日に送っても準備する時間がない場合もあります。数日前でなくても、OB訪問の承諾をもらえたら、すぐに送付しても問題ありません。
質問だけでなく挨拶も添える
質問メールを送るときは、質問だけではなく挨拶も添えるようにしましょう。メールの文頭での挨拶を忘れないことが大切です。
挨拶の後には、OB訪問を承諾してくれたお礼を書くことも大切です。きちんとお礼を書くことによって、OBは訪問時に快く接してくれるでしょう。
OB訪問の質問メールの書き方
これからはOB訪問の質問メールの書き方を見ていきますが、件名はできるだけ短くして自分の名前も書くことが大切です。件名は短くていいですが、すぐに分かる内容にすることが大切です。
件名の後は本文ですが、OBの会社名・部署名・OBの名前を書けば良いです。名前の後には、敬意を表す「様」を付けるのを忘れないでください。
その後は自分の大学名と学部・学科、そして自分の名前と訪問を引き受けてくれたことへの感謝の気持ちを書きましょう。それからは質問に移っても良いですが、メールの最後には再び大学名と名前を書きます。その後に連絡先の携帯番号とメールアドレスを書けば良いです。
質問メールを送るときに気をつけること
これからは質問メールを送るときに、気をつけることを見ていきます。
質問する前に自分でも調べること
どうしても分からないことはOBに聞けば良いですが、自分で調べて分かることは多々あるので、まずはインターネットで調べることが大切です。企業サイトや採用サイトに書かれていることをそのまま聞いてもOB訪問する意味がないので、「◯◯の福利厚生がありますが、みなさんその制度を活用していますか？」「◯◯職から△△職にキャリアチェンジできますか？」などサイトに書かれてない、または書いてあってもわからないことを聞きましょう。
返信が来たらお礼メールを忘れずに
質問メールに対する返信がきたら、お礼のメールを返すことを忘れないようにしましょう。お礼のメールは、24時間以内にするのが良いですが、あまりにも遅い時間帯の返信は控えた方が無難です。OBがスマートフォンで、メールをチェックしている可能性があるからです。
OB訪問の質問メールを出すときもマナーに気をつけよう
OBとメールするときは、マナーには十分気をつけることが大切です。OBは貴重な時間を、後輩のために使っています。そのことを絶対に忘れず、感謝の気持ちで接しましょう。