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選考対策

エントリーシート(ES)を郵送するときのポイント!

就職活動において、エントリーシートや履歴書の提出を郵送で求められることがあります。しかし、学生の内には郵送で書類を送る機会は少なく、自信を持ってビジネスレターを送れるという方は少ないのではないでしょうか? 応募書類を郵送するときに見落としがちな送付状や、あまり馴染みのない封筒の書き方や発送方法などを詳しく紹介します。

エントリーシート(ES)を郵送するときのポイント!

就職活動において、エントリーシートや履歴書の提出を郵送で求められることがあります。しかし、学生の内には郵送で書類を送る機会は少なく、自信を持ってビジネスレターを送れるという方は少ないのではないでしょうか?
応募書類を郵送するときに見落としがちな送付状や、あまり馴染みのない封筒の書き方や発送方法などを詳しく紹介します。

封筒に入れるもののまとめ

応募書類のチェックを兼ねて、封筒に入れるべきものを確認しましょう。

●エントリーシートと履歴書
送付前に誤字や脱字はもちろん、書き間違がないか、しっかりと確認してから封入しましょう。
応募企業によって同封物が異なります。必要ない書類を送付してしまうと「案内文を読んでいない」と判断されるかもしれません。
案内文や募集要項をしっかり確認して、必要な書類を送付しましょう。

●送付状
「送付書」や「添え状」とも呼ばれます。送付状は、書類の送付者や送付先を明確にして、封筒にどのような書類が封入されているかをお知らせするものです。
例え書類が1枚でも、送付状を同封することは最低限のビジネスマナーです。

●クリアファイル
書類をクリアファイルに入れることで、郵便配達中の折れ曲がりや、万一の水濡れを防ぐことができます。これも最低限のマナーです。

また、応募書類をクリアファイルに入れる順番にも注意が必要です。一番上に「送付状」、次に必要であれば「履歴書」、最後に「エントリーシート」その他の書類を入れるのが一般的なようですが、募集要項で記載されている順番に入れるのが無難です。
企業の採用担当者は、重要となる書類から要綱に羅列しているはずです。必ず要綱を確認してから、「添え状」を先頭にして順番に入れるようにしましょう。

送る際の注意事項

封筒の選び方

大抵のエントリーシートやその他の書類がA4サイズなので、封筒のサイズは折らずに入る角形A4か角形2号にします。
また、封筒の表の左下に、最初から「履歴書在中」と印刷されているものがあるのでそちらの使用がおすすめです。

封筒の表書きと裏書き

封筒の書き方も常識です。黒のペンで間違えないよう丁寧に書きましょう。郵便番号以外は縦書きです。
画像
①郵便番号
A4用紙が入る封筒には、基本的に郵便番号欄がありません。この場合には〒記号を先頭にして、枠なしのまま郵便番号を記載します。封筒上部の中央から右詰めで書きましょう。

②宛先住所
必ず都道府県から建物名や階数まで正しく書きましょう。番地は「丁目・番・号」などを使い、「-(ハイフン)」などで略さずに書きます。また、住所が長くて1行に納まらない場合は2行にして、2行目の終わりが1行目の終わりよりも下がるようにするとバランスを取りやすくなります。

③宛名
会社名は(株)などと略さずに「株式会社」と記載しましょう。
「部・課・係」などに続いて、担当者名が分かっている場合は氏名の後ろに「様」を、担当者名が不明のときには「部・課・係」などの後ろに「御中」と書きます。このとき、「御中」と「様」を重複して使ってはいけません。
また、「御中」や「様」が後ろにつく宛名のメインとなる部分は、封筒の中央に最も大きく記載します。一番始めにこの部分を記載しておくと全体のバランスが取りやすくなります。

④履歴書在中などの記載
送付する応募書類に応じて、封筒の左下に枠付きの赤字で記載しましょう。エントリーシートだけであれば「エントリーシート在中」、履歴書も送付する場合には「履歴書在中」、その他にも「応募書類在中」なども使えます。あらかじめ印字された封筒を使用するのも良いでしょう。

⑤切手の貼り方
A4封筒であれば左上に切手を貼り付けます。角がめくれないように、隅々まで丁寧に貼りましょう。
切手の金額は封筒のサイズや重さによって違うので注意が必要です。

裏書きと封の仕方

⑥裏書き
封筒の左右にまたがって書く方法と、左側に寄せて書く方法の2通りがありますが、A4封筒であれば片側だけでも十分なスペースがあるので、左側に寄せて書く方法が無難です。
上から順に、左に寄せて「発送する日付」、中央に枠なしの横書きで「郵便番号」、その下に「住所」と「差出人の氏名」を記入します。

⑦封筒の封の仕方
スティックのりや両面テープを使って貼ります。セロハンテープで上から貼り付けるのもNGです。
封をしたら、封字「〆(しめ)」を中央に書きます。封字は「郵便物が未開封である」ことを表す文字です。「×(バツ)」に見えないように注意して書きましょう。

郵便物の発送

郵便物の発送方法は様々です。正しく理解した上で使い分けるようにしましょう。ここでは、よく使われる発送方法をご紹介します。

普通郵便

郵便ポストや郵便局から発送できる最も一般的な方法です。日曜日や祝日には配達されません。

速達

普通郵便と同じくポスト投かんで発送できて、普通郵便よりも速く相手に届けることができる方法です。日曜日や祝日にも配達されます。封筒の端に赤線を引くことで、普通郵便と区別します。普通郵便で必要になる料金とは別に、速達料金が掛かります。

簡易書留

書留は郵便物の引き受けから配達までの過程を記録して、万一のときには損害を賠償してくれる配達方法です。日曜日や祝日にも配達され、配達状況を確認できます。配達のときには、受領印や署名が求められます。また、郵便料金とは別に書留料金が必要です。
簡易書留は書留の1つです。料金が割安で、引き受けと配達のみ記録されるのが特徴です。

どの発送方法で送るべきか

エントリーシートや履歴書の郵送には、基本的に普通郵便を使います。
速達で郵送することで、迅速さをアピールするという意見もあるようですが、採用担当者によっては「期限に余裕を持って応募していない」、「必要ないことに費用を割いている」という理由で印象を悪くする可能性もあります。本当に期限に余裕がなくなってしまったときだけに使うようにしましょう。
また、簡易書留は引き受けと配達の記録が残り送り主の確認ができますが、安心ですが、会社側の受領印や署名が必要になるため、手間を取らせることになります。簡易書留の利用も、なるべく避けましょう。

送付状の書き方

書類を郵送するとき、送付状を同封するのは最低限のビジネスマナーです。送付状の構成や記入方法のポイントを押さえて、採用担当者に好感を持ってもらえるような送付状を作成しましょう。
画像
①日付
紙面の一番上の右端に記載します。
西暦と和暦のどちらで記載するかは、応募企業によります。募集要綱などの書類をよく確認して、ふさわしい方を記入しましょう。
年月日は送付状の「作成日」ではなく、ポスト投かん日や、郵便局へ差し出す日などの、「発送日」を記載します。

②送付先の宛名
日付よりも一行下の左端に記載します。
基本的に封筒の表書きと同じように記載します。
③差出人の情報
「送付先の宛名」一番上から2行ほど下げて、紙面中央よりもやや右側に納まるように記載します。
「大学名・学部・学科」「氏名(よみがな)」「自宅住所」を記載します。住所が長くて煩雑になってしまう場合は「-(ハイフン)」などで略しても問題ありません。
電話番号は必ず連絡のつきやすい電話番号であれば形態は問いません。メールアドレスの記載も必須です。

④件名(タイトル)
送付状の趣旨です。「差出人の情報」の一番下から3行ほど下げて記載します。エントリーシートや履歴書などの応募書類を送付するので、『選考応募書類の送付につきまして』と記載しましょう。

⑤本文
件名から2行ほど下げて書き出します。本文は「拝啓」などの頭語、時候のあいさつ、用件、「敬具」などの結語で構成されます。
ビジネスにおけるあいさつ文は、季節に関わらないものを使うのが無難です。用件は「応募書類を送付すること」と「面接の機会をいただきたいこと」の2つです。
上図以外にも次のような例文も使えます。

例文:
拝啓 時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。
この度、貴社の求人に応募させていただきたく、下記の応募書類をお送りいたしました。ぜひ一度ご確認いただき、面接の機会を頂けますと幸いに存じます。何卒宜しくお願い申し上げます。
敬具

⑥記書き
本文と切り離すことで、相手に伝えたい趣旨を強調して明確にさせる文書です。本文とは違い、要点を箇条書きで端的に表すという特徴があります。ここでは送付した応募書類を明確に伝えるために使います。書き方については写真の通りです。

まとめ

一言に応募書類の郵送と言っても、このように多くの注意点があります。さらに、送付状や封筒の書き方についての段取りは余裕を持って早め早めに進めることが大切です。
採用担当者の印象が良いものになるように、ビジネスマナーを守って応募書類を郵送できるようにしましょう。

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