こんにちは！ビズリーチキャンパス編集部です！
就活を成功させるためには欠かせないOB訪問ですが、実際に日程調整の提案をする際に「そういえばどのように打てばいいのか」と戸惑ったことはありませんか？今回はOBの方に失礼のないような日程調整のやり方をご紹介します。正しいやり方を知って、OBの方にいい印象を持っていただけるようにしましょう！
OB訪問 日程調整の大前提
私たち学生は私たちより何倍も時給の高い社会人に「（無料で）時間をください」とお願いをする立場です。せっかくOBの方に日程を提示していただいたのに、学生側の都合が合わなかった場合は、相手の手を煩わせてしまいますよね。基本的にOBの方との日程調整をするときは、学生のほうから日程を提示するのがマナーでしょう。日程調整には記録として残るメールを使うのがベスト。相手の方の予定がはっきりしているであろう1～2週間ほど先の日程をメールでいくつか挙げて選んでいただきましょう。なお予定の変更など急を要する場合は電話で連絡するのが望ましいです。
【メール例文】日程調整の仕方
さて、日程調整で気を付けなければいけない点はおわかりいただけたでしょうか。
ここからは、具体的にどのようなメールを送れば良いのか、例文をみながら解説していきます。
件名：【OB訪問日程調整の件】○○大学○○学部○年（名前）
本文：
株式会社○○
○○部 ○○様
○○大学○○学部○年の○○です。
お忙しいところ、お会いできる機会を設けていただき、ありがとうございます。
○○様のお話を伺えることを大変嬉しく思っております。
つきましては、日程調整をさせていただきたいのですが、
○月○日（月）19:00以降
○月○日（火）13：00～20：00
○月○日（木）11：00～19：00
上記の時間帯で、ご都合の良い日時はありますでしょうか。
お忙しい中恐縮ですが、お時間のあるときにご連絡いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科3年
名前○○○○
E-mail：○○○○○○○○@○○○○.jp
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○-○○-○
携帯TEL：○○○-○○○○-○○○○
――――――――――――――――――――
ポイント①件名は分かりやすく
相手の方が仕事で何通ものメールをやり取りする場合、学生の送ったメールが埋もれてしまい気づかれない可能性があります。そのためタイトルを見ただけである程度内容が分かるように、簡潔で分かりやすい件名をつけましょう。
ポイント②幅広い日時の候補を提示する
メールの相手は、学生よりスケジュールの調整に時間がかかる社会人。こちらの都合で自分勝手な調整の依頼をしないように、日時の候補はなるべく幅広く提示しましょう。
ポイント③署名・連絡先は忘れずに
こちらからお願いをしている立場なので、身分を明かさないのは失礼にあたります。また、急な予定の変更があった場合など、緊急連絡の必要が生じることもあるので、署名と連絡先の明記は忘れずにしてください。
――――――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科3年
名前○○○○
E-mail：○○○○○○○○@○○○○.jp
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○-○○-○
携帯TEL：○○○-○○○○-○○○○
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「住所も？」という疑問や「これ以上名前書かなくてもよくないか」と思って中途半端な署名をする人が多いと思いますが、これらの項目は基本的な署名のマナーです。
場所の調整の仕方
日程が決まったら、次は場所の調整です。ここで注意していただきたいのが、学生側から場所を提示しないこと。相手の仕事の都合上出先やオフィスでの対応になるかもしれません。場所の指定はOBの方にお任せしましょう。社会人に比べて学生は移動の融通が利きますし、お願いしている立場である以上、相手の都合の良い場所に学生のほうから足を運ぶのが礼儀です。もし当日まで場所の指示がされない場合は「貴社オフィスに向かってよろしいでしょうか。」と質問するのが無難でしょう。
【メール例文】確定後のリマインドメールの送り方
訪問日が決まっていても、何らかの理由でOBの方がアポイントを忘れてしまうことがあります。それを防ぐために、訪問前日にはリマインドメールを送りましょう。以下、リマインドメールの例をご紹介します。
件名：【明日のOB訪問の件】○○大学○○学部○年 （名前）
本文：
株式会社○○
○○部 ○○様
お世話になっております。○○大学○○学部○年の○○です。
先日はOB訪問を快諾いただき、誠にありがとうございました。
明日の日時と場所についてですが、○月○日の19:00に、××（場所）にてお待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
――――――――――――――――――――
○○大学○○学部○○学科3年
名前○○○○
E-mail：○○○○○○○○@○○○○.jp
〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○-○○-○
携帯TEL：○○○-○○○○-○○○○
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リマインドはあくまでも確認のためのメールなので、本文は失礼のない程度に簡単にまとめましょう。
おわりに
日程調整のメールはOBの方に与える第一印象を左右する重要な要素です。有意義なOB訪問ができるようこの記事を参考に丁寧なやり取りを心がけてくださいね。
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