英語でのメール、どうすればいい？
インターンや就職活動で海外の企業にメールする機会がある場合、どのようなことが必要になるでしょうか。また英語でのメールは英会話話と比較すると、どのような違いがあるのでしょう。
インターン志望者が日本企業へメールするときには、件名・企業名・担当者名のほかに本文の書き出しや締めの言葉など、手紙と同様に気を付けるべきマナーがあります。英文メールにおいてはどう対応したら良いのでしょうか。
海外インターン先への英語でのメールの送り方
海外のインターシップ先へ英文でメールを送るときの具体的な方法があります。件名、送信する時間、添付ファイルを添えるときのマナーについてしっかり理解しておきましょう。
件名は相手がすぐ開くように促す
英文のメールの件名において気を付けたいことは、「件名はできるだけシンプルにして、相手がメールの中身を開く前におおよそ内容がわかるようにする」ということです。企業の担当者は連日たくさんのメールの送受信をしているため、メールを必要に応じて仕訳し、緊急のものに対して優先的に返信や対応をするということが必要なのです。インターンの件であれば「about?internship schedule」などと簡潔にしましょう。 企業の担当者はほかのインターンや就職希望者などから多数メールがきているため、件名をできるだけシンプルにすることが望ましいのです。また件名にHello, などの挨拶の文面を入れないことも重要です。挨拶の言葉はよく迷惑メールやウィルスメールにもあり、間違われて削除されたりフィルターが掛かってしまうこともあるからです。
インターン先との時差を考える
インターン先へ英文のメールを送るときに注意したいことの一つが、送り先の国・地域の時間帯を考慮してメールを送信するということです。Eメールは電話と違い直接相手と話す訳ではなく、受信BOXに保存される形なため、「送信の時間帯は気にする必要がない」と思うかもしれません。 しかし採用担当者によっては緊急のメールに対応できるように、自分の携帯へメール転送や受信お知らせをする設定にしている人もいます。このことからも相手先のビジネスの時間帯以外の深夜や早朝にメールを送ると、相手に迷惑になる可能性もあるため、時間帯を十分考配慮してメールを送りましょう。さらにメールには必ず送る時間・曜日・日付を忘れずに記載することも大切です。
添付ファイルはPDFで送ること
インターン先にメールで連絡をするときに、相手のリクエストで添付ファイルを付けることがあります。Ｅメールで添付ファイルを送るときは、ファイルの形式はPDFが望ましいといえます。PDFでの送信が望ましい理由として、WordやExcelなどの形式のファイルで提出した場合は、ほかの人が編集できてしまうという可能性があげられます。
もちろん意図的ではないトラブルということも考えられますが、そういったことを事前に避けるためにも、編集不可のPDFとして送ることがマナーといえるのです。その際は必ずファイル名を付けて送りましょう。
英文メールで使える例文をご紹介
海外の企業や担当者宛に英文でメールを送るときのために、使うことが予想される内容の例文があります。アレンジをして実際のメールに使えるものもあるため、活用してみましょう。
お断りするときのメール例文
企業からの申し込み事項や条件に対して、もし不可能な場合はどのような返答の表現をすれば良いでしょうか。お断りの文面はあくまでも簡潔に表現するべきですが、同時に丁寧でやわらかい表現が必要になってきます。 日本語の表現にもあるような、クッション用語を英語でも使うことが大切になってきます。例えば文の最初に「unfortunately,」「I am afraid that ~」「I regret to let you know ~」などを付けると内容が断りの内容でも丁寧に感じられるのです。最後には必ず、「Thank you for your understanding」「I deeply appreciate your understanding」などの言葉で締めましょう。
お願いや申し込みをするときのメール
それではこちらから海外の企業宛にお願いをしたり、申し込みをしたいときのメールはどのようにすれば良いのでしょうか。こちらもメールの内容を簡潔にすることに変わりはありませんが、自分の熱意や仕事内容や会社に対しての興味をしっかりと伝える内容が含まれていることが大切です。インターンの申し込みの際と、お願いする内容の実例は次の通りです。
広告にありましたインターンに応募いたします。
「I would like to apply for the position advertized.」
インターンのスケジュールをお送りいただきますようお願いいたします。
「I would appreciate it if you would send me the schedule for internship.」
インターン先へメールを送る場合の注意点
インターンをおこなう企業へメールを送信する際に、注意したいポイントもそれぞれあります。ビジネス上のメールは友人などへ送るメールとは、マナーが違いますので気をつけて作成しましょう。
文全体は簡潔にまとめて送る
メールの文章全体に関して気を付けたいことは、文章を簡潔に分かりやすくまとめるということです。募集しているインターンの募集人数が多ければ多いほど、企業の担当者は応募してくるメールや問い合わせの対応に追われています。 もしメールの文章が長いと、一体なにを伝えたいのか分からない可能性もあります。お礼のメールと同じですが、文章は一文ずつを短く書き、結論を先に伝えましょう。
スラングは使ってはいけない
メールはビジネス上のやり取りなため、文章全体は口語の表現を避けましょう。またスラングなどの表現もビジネス上で使うことはマナー違反。一般的に英語は日本語と比べ、丁寧語や敬語がないと思うかもしれませんが、ビジネス上での表現は話し言葉とは違う表現や言葉が使われています。
よく使われるスラングですと、「cuz（なぜなら）」「lol（笑いを意味する）」などがあります。
このようなことを頭に入れながら、いくつか英語での文章の実例を研究して使われている表現を覚えておきましょう。また同時に、スペルのミスや文法上のミスにも気をつけることが大切です。
英語のビジネスメールのルールを覚えてスムーズなコミュニケーションを
海外の企業担当者と英語でメールのやり取りとするときのポイントや注意事項、実例など覚えておくポイントはたくさんあります。英語でのメールは慣れるまでは少し大変かもしれませんが、現代の国際社会においてはその知識や英語力が将来必ず役に立ちます。 スムーズで誤解をよばないコミュニケーションをとるために、英語のビジネスマナーを理解して使いこなせておけば評価も高まるでしょう。