インターンのESメールはどのように書くべきか
ESメールとは？
ESメールとは、インターンに応募するときに、企業宛にES（エントリーシート）送付するものです。送り方によっては、応募企業の担当者に不快感を与えてしまったり、正しく伝わらなかったりすることがあります。強い意思をもって、インターンに応募するのであれば、正しい送り方をマスターして良い印象を持ってもらうように心がけることが大切です。
メールの本文と件名はシンプルがベスト
メール本文は、シンプルに記載するように心がけましょう。長いメールは一見しただけで、後回しにしてしまうことがあるからです。礼を失することなく、シンプルに、伝えたいことが書かれているメールが最適です。
メールの件名は本文を分かりやすく要約する
件名が長くなると、相手が読みづらく感じてしまいます。メールを開封するときには、まず件名を確認して判断することが多く、要点の伝わらない件名は読む側も困惑してしまいます。下記のように伝えたいことだけを要約して送信するようにしましょう。
例
【インターン応募】エントリーシートのご提出 【インターン応募】エントリーシートのご提出（氏名）
宛名を書く
担当者名が分かる場合は担当者名を記載しましょう。しかし、担当者が不明の場合は、「新卒採用担当者様」としておきましょう。なお、「ご担当者様」という呼称は、二重敬語となるため不自然です。
例
××株式会社 ●●様 ××株式会社 人事部 ●●様 ××株式会社 人事部 新卒採用担当者様
書き出しの挨拶は自分を名乗る
例
お世話になっております、●●大学●●学部●●学科の●●と申します。
要件を伝える
先程も書いたように、伝え方はシンプルにすべきです。思いを伝えすぎたり、丁寧すぎたりして、長文になってしまうことのないように心がけましょう。
例
貴社のインターン選考に必要なエントリーシートを添付いたしました。 ご確認のほどよろしくおねがいいたします。
最後に署名を記載します。
【署名】自分の情報を最後にまとめて書く
署名とは、送信者を示すものです。言い換えれば、あなたの情報を記載します。
少なくとも、本名、学校名/学部/学科、電話番号（日中連絡がとれるもの）、メールアドレスは記載しておきましょう。
また、署名を書くときは「---」などの区切り線を入れましょう。
例
---------------------------------
○○大学○○学部○○学科○年
本名（ふりがな）
MAIL：×××@×××.jp
携帯TEL：090-0000-0000
〒000-000
○○県○○市○○町○○
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メールを送るタイミング
営業時間内に送信するのがベスト
送信タイミングは、平日の営業時間内がベストです。一般的な企業の場合、平日の10:00から19:00くらいまでのタイミングで送信するのが良いでしょう。 祝祭日や営業時間外にメールを送付するのは避けたほうが良いでしょう。理由は、大量に受信する他のメールに埋もれてしまうことがあるからです。営業時間内であれば、比較的早いタイミングで確認してもらえることが多いです。やむを得ず、遅い時間に送信するときは、本文中に「夜分に失礼致します。」と一言付け加えるようにしましょう。
返信は素早くする
先方から返信があった場合、すぐに返信をすることが大切です。何日も経ってから返信するのはマナー違反です。翌日までには返信をするように心がけましょう。万が一、忘れてしまったときは、文頭に「ご連絡が遅くなり大変申し訳ございません。」と一言付け加えるようにしましょう。
返信が来ない場合の確認方法
催促は印象が悪い。進捗の確認に留める
採用担当者は、毎日大量にメールを受信します。 先方担当者からメールが来ない場合、「このメールをどうなりなしたか。」「返信お待ちしております。」というように、未返信であることを催促されるのは、採用担当者が不快に思うことがあります。
万が一応募企業からメールが来ない場合、催促するのは控えましょう。
その場合、「ご検討いかがでしょうか」といったように、進捗を確認する書き方に変えるだけでも、受信した側の印象は大きく変わるものです。
早すぎる確認は、不快に思う場合があります。 確認メールを送信するのは、おおよそ7日程度過ぎた時点で送信するようにしましょう。
進捗確認のメール例
お世話になっております、●●大学●●学部●●学科の●●と申します。 先週お送りいたしましたインターンに関するエントリーシートですが、ご検討のほどいかがでしょうか。ご多忙中恐縮ではございますが、決まりましたらご連絡いただければ幸いです。
電話連絡は嫌がられることもある
メールで受付けているのであれば、メールで連絡することがマナーです。 電話をかけると、相手の時間を取ってしまいます。 また、大量にある応募者の中から情報を探すことになり、手間が増えてしまいます。
ESメールを送信するときに気をつけるポイント
添付ファイルにはパスワードをかけて
エントリーシートのように個人情報を取り扱うものであれば、パスワードを設定するのが一般的です。ファイルをzip形式で圧縮して、パスワードを設定します。パスワードは別メールで送信するようにしましょう。
前回のメールを見直して
就職活動でたくさんの企業に応募しているとき、混同してしまい、うっかりミスをしてしまうことがあります。例えば、応募時のメールに、WORDファイルで提出するように記載があったのに、PDFファイルで送ってしまったなどです。うっかりミスを防止するためにも、前回のメールを見直して、応募企業の指示通りになっているかを確認しましょう。
専用フォームがあれば、フォームで送信する
たくさんインターンを採用している企業では、専用の申込みフォームを用意している場合があります。その場合、メールで送信するのはかえって迷惑です。募集専用フォームから送信するようにしましょう。メールを送る前に、企業がインターンを募集しているか、自社サイトに応募方法についての記載がないかを確認しましょう。
社会人の一歩としてメールマナーを習得
社会人になれば、ビジネスシーンでメールを利用する機会が多くなるでしょう。ESメールをきっかけに、最低限のメールマナーを習得していきましょう。