インターン先へメールする場合に気をつけることは？
インターン先にメールをする際には、いくつか注意点があります。まずは、インターンは社会人としての礼節を忘れずに、いつもの友人に送るメールとは違う意識をもって送る必要があるということです。深く考えずに軽い気持ちで送ったメールで印象を悪くしてしまうこともありますので、注意しましょう。
これだけは抑えておきたいメールのマナー
メールのマナーには一定のルールがあります。社会人であっても、お付き合いが長くなれば簡略化されることも多いですが、インターンであれば、きっちりと基本を押さえてテンプレート通りの基本のメールを送るようにしたほうがよいでしょう。
日程確認などメールの返信の注意点
日程確認などのメールを送る際の注意点は、基本のメールマナーを守った内容であることや、要点をきちんと押さえた内容をこころがけることです。わかりやすく簡潔に、しかし礼儀正しくメールすることで、相手に好印象を与えましょう。
誤字脱字が無いかよく確認する
メールの基本ではありますが、誤字脱字には気を付けましょう。特に企業名や担当者の名前は間違えてはいけません。株式会社や財団法人を（株）、（財）などと略すのもよくありません。きちんと略さずに書くようにしましょう。 誤字脱字のチェックは、でき上がったメールを音読することで防げます。面倒くさがらずに、きちんと音読チェックを行うとよいでしょう。
改行のないメールは読みにくい
全く改行がなく、文章が連続したメールも読みにくいものです。適度な改行を心がけるようにし、メールを読みやすいものにしていきましょう。でき上がったメールが、適度に空白があり、読みやすいものになっていればよいでしょう。
メールとはいえ送る時間には気をつける
メールであれば、いつ送ってもよいと考えてしまいがちですが、企業メールであっても社員個人の携帯と連動させている場合も大いにあります。送る時間は気を付けるようにしましょう。深夜や早朝は避け、すぐに返事が欲しければ朝がベストです。朝にメールチェックをする人は多いので、朝9時くらいに送ると、返事をすぐにもらいやすいでしょう。
件名だけで内容がわかるようにする
メールは、件名だけで内容がわかりやすくしておくと、目に留まりやすいです。「日程確認」などわかりやすく書くといいでしょう。件名がわかりにくいと、迷惑メールなどと一緒に埋もれてしまうこともありますので、要注意です。
宛名と署名は必ず書く
宛名と署名は、必ず書くようにしましょう。とくに宛名は、共有のメールアドレスの場合などは、書いていないと誰宛かわからず、返信が滞る原因になります。署名は簡単なものでよいので、メールの最後に、自分の情報としてわかりやすくのせておくとよいでしょう。
返信はできる限り早く
いただいたメールに対する返信であれば、できる限り早く行う方がよいでしょう。できれば当日中に、遅くとも翌日の午前中までには返信をしておくとよいです。遅くなることで印象が悪くなることもありますので、注意してメールをチェックしておきましょう。
メールを送りやすくする小技
メール送信のスピードを上げる方法も、小技ですが、有効な方法です。ほんの少しの手間で効率が上がり、社会人になってからも使える方法ですので、覚えておくとよいでしょう。
メールのフォルダ分けをしておく
もらったメールがフォルダごとに分かれるように、しっかりとフィルターをかけておくと届いたメールが整理され、結果として返信が早くなります。使っているメールの機能にもよりますが、フォルダ機能があるのであれば、うまく活用しましょう。
挨拶文などは定型文に登録しておく
あいさつ文など毎回のように使用する文章は、定型文として登録しておくとメールを打つスピードが速くなります。一文字打てば、定型文を呼び出せる設定などにしておくと便利でしょう。
インターン先へのメールには細心の注意を
インターン先に送るメールは、社会人としての素養を試される部分です。送る際は細心の注意をして、送るようにしましょう。初めてのことですので、手を抜かずに、しっかりと基本に沿って送ることが重要です。まずはメールマナーを習得して、自身を持ってサラサラと打てるようになりたいですね。