インターンに遅刻するのが確定したら
就職活動の一環であるインターンに限らず、人との約束事の遅刻はできれば避けたいことの1つです。しかし、家族を急に病院に連れていく必要がある、寝坊してしまった、電車が突然運休したなど理由は様々ですが、タイミング悪く遅刻する可能性はゼロではありません。
インターンという大事なタイミングで、もし遅刻が確定してしまったらどうしたらいいか途方にくれても無理はありません。大切なのは、遅刻が確定した後の対処法です。まず行うべき3つの行動、伝えるべき内容、役に立つ遅刻が確定した時の例文も解説します。
インターンに遅刻するときの対処法
もちろん遅刻はしないことが一番ですが、予期せぬ事態が起きて遅刻する学生は一定数います。インターンでも面接でも、遅刻は評価を下げる要因の1つですが、最後まで適切に対応できれば評価を取り戻すことも可能です。
担当者にすぐ電話で連絡
まず、一番優先すべきは「担当者へ遅刻を連絡する」ということです。遅刻や欠席の連絡には、相手にすぐ伝わり、なおかつ自分も指示を受け取りやすい電話がおすすめです。メールの方が気持ちの面ではハードルが低いですが、ここで重要なのは「連絡がきちんと相手に伝わる」ということです。メールだと、届いたとしても遅刻の連絡が担当者まで伝わらない可能性が高いです。伝わらない連絡は、相手にとっては「連絡がなかった」と同じことです。電話の方が受け取ってもらえる可能性が高く、何か指示がある場合もその場ですぐ受け取れます。
また、遅刻の可能性が高くなった時点で、担当者へ連絡を入れるようにしましょう。インターン開始直前の時間だと、担当者はすでにインターンの会場へ移動していて、電話に出られない可能性があります。遅刻が確定したら、速やかに連絡しましょう。
電話が繋がらない場合はメールで連絡
職種によっては、電話でも連絡が取りづらい場合があります。また電車に乗っている状態で遅刻が確定した場合は、マナーとして通話しにくい環境と言えます。そんな時は、メールで連絡を行いましょう。ただメールは電話とは違い、伝えるべき情報を余すことなく記載しておく必要があります。
遅刻を伝えるメールでは「件名」と「挨拶・自己紹介」「遅刻する理由と到着予定時刻」そして「謝罪文」は最低限書くようにしましょう。プラスして、これからどんな行動をとるのか、という点も合わせて伝えられるとベストです。
また前日に遅刻が確定した場合は、メールであらかじめ伝えておくようにしましょう。担当者にとってはインターンも業務の1つであり、他にもすべき仕事を抱えている可能性が高いです。遅刻することが前もって分かれば、担当者側も当日の仕事のやりくりがしやすくなります。
送った後から「○○を書き忘れた！」ということが無いように、最後に読み直すことも大切です。
到着したら到着連絡と謝罪をおこなう
無事に担当者へ伝えた到着時刻までに到着出来たら、再度遅刻に関する理由説明、遅刻に対する謝罪をしましょう。言い訳を繰り返したり、おどおどしたり、緊張してしまうかもしれません。しかしこの到着連絡と謝罪が、最後に印象を変えるチャンスです。
素直な謝罪に対し、悪い印象を抱く担当者はあまりいません。たとえば寝坊など、自分の注意で回避できたはずのことが理由であれば別ですが、電車の運休など避けられないトラブルに巻き込まれることは誰しもあることだからです。
注意したいのは、担当者へ伝えた到着時刻より、さらに遅刻してしまうことです。この場合、本来なら良い印象を与えることができる素直な謝罪も、大きく評価を落とす結果に繋がります。
遅刻連絡で伝えるべきこと
遅刻連絡をする際は、慌ててしまうため情報の抜け漏れが発生しやすい状態です。必ず伝えておきたいこと2点を確認しておきましょう。
遅刻理由
遅刻理由は、できるだけ詳細に伝えておきましょう。たとえば電車の運休であれば「○○線が通常より2時間遅れており、遅刻します」と伝えておくと、担当者側でも情報が把握しやすくなります。ここで担当者から指示が出される場合もあるため、もしあればそれに従いましょう。
また体調不良の場合は「早朝から腹痛が起きてしまい、下痢が落ち着かないため病院へ受診する」というように、症状とそれが始まった時間帯を伝えます。家庭の事情が理由の場合は少々話しにくいこともあるかもしれませんが、可能な限り正直に伝えた方が賢明です。
嘘は真実が判明した時にあなたの印象を著しく落としてしまいます。ただ「寝坊をした」「道に迷った」など嘘をつきたくなるような理由で遅刻してしまうこともあるでしょう。その場合は体調不良が一番さし当りのない代用の理由となりますが、可能な限り避けるのが大切です。
到着時間
遅刻する理由を伝えられたら、自分が今どこにいてどうしているか、これからどんな行動をとるのか、それらを踏まえて「〇時には到着できます」と確実性のある到着時間を知らせましょう。自分のこれからの行動も一緒に伝えておくと、相手としても安心できます。
ただし乗っていた電車が突然事故で停まってしまった場合など、いつ動くか分からないこともあります。そんな時は、時間が分かり次第再度連絡するという旨を伝えておき、時間が確定したタイミングで再び連絡するようにしましょう。
注意したいのは、先にも述べたように、確実性のある時間にすることです。ついつい時間をタイトに設定してしまいがちですが、それはさらに時間に遅れた場合に自分の首を絞めることに繋がります。バスなど時間が読みにくい交通手段を利用する場合は、少しゆとりがある時間を設定するのも、1つの方法です。
遅刻連絡で使える例文
今まで遅刻の連絡をしたことがない、という人でもすぐに使える遅刻連絡の例文を電話とメールそれぞれ1つずつ解説します。必ず伝えたいポイントや忘れがちな部分も踏まえた例文になっているため、万が一に備えて参考にしてください。
例文1.電話で遅刻報告をする
○○様の携帯電話でよろしいでしょうか？
わたくし、インターン生の田中太郎と申します。
大変申し訳ないのですが、××線の電車が人身事故の影響で停車してしまったため、遅刻してしまいます。
これから代わりの○○線へ乗り換えますので、11時には到着できます。
大変申し訳ございませんが、何卒宜しくお願い致します。
これは、担当者の携帯電話が分かっていた場合の例文です。相手が先に名乗ってくれた場合は、名前の確認は不要です。会社によっては電話の窓口担当者がいるため、その場合は「人事担当者（インターン担当者）の○○様へお取次ぎをお願い致します」と申し出ましょう。 ありがちな失敗として、遅刻しそうなことを伝えることに集中してしまい、自分の名前を名乗り忘れることがあります。まずは落ち着いて、自分が誰なのかはっきり伝えましょう。また繰り返しになりますが、理由はごまかさず、正直に伝えることが大切です。
例文2.メールで遅刻報告をする
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件名：遅刻届/インターン生・田中太郎
「社名」「部署名」「担当者名」様
お世話になっております。インターン生の田中太郎です。
大変申し訳ございません。
人身事故の影響で、利用予定であった○○線を含め電車に30分の遅れが出ており、本日のインターンに遅刻してしまいます。
代わりに××線を利用して向かいますので、11時には到着できます。
大変申し訳ございません。宜しくお願い致します。
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メールの基本的なマナーとして、件名は忘れずにつけましょう。また担当者名の記載や、例文にはありませんが最後に署名として所属や住所、連絡先を添えるのも忘れずに行いましょう。特に忘れやすいのが件名です。「遅刻届」や「遅刻について」といった、簡潔で分かりやすいものがおすすめです。
電話とは違い、相手に伝えることを漏れなく書く必要があります。遅刻理由は電話に比べて情報量を増やし、どのくらいの遅れが出ているのか、代わりにどうするのか、という2点は可能な限り詳しく書いておきましょう。
また一度電話で連絡を入れていた場合には「一度お電話させていただきましたが、つながらなかったためメールで連絡致します。」など、連絡をしたことを伝えましょう。一度連絡した際に、窓口の方が受け取ってくれたのであれば、伝言を頼んでおくとより確実性が上がります。
遅刻するときは報連相が大切
インターンをいくつも受けるようになると、遅刻などミスが起きる可能性が高まります。しかしどんなことでも、してしまったこと、起きてしまったことを、過去に戻ってやり直すことはできません。まずは「担当者に適切に連絡する」ということを優先しましょう。
無断で遅刻すると、それだけで印象がぐっと低くなり、選考から遠のいてしまいます。遅刻を避けられるように余裕を持った行動は大切ですが、カバーできる範囲にも限りがあります。そんな時にこそ適切に対応できるようにしておけば、インターンを未来に繋がるものへ変えていけます。
もし遅刻した場合は、今回解説したポイントをしっかり踏まえて、相手の印象を下げにくい対応をしっかり行っていきましょう。
社会を知る方法はインターンだけじゃない
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