インターンの無断欠席はマナー違反
インターンに参加している期間中に、病気や怪我をしたり大学の授業が被ってしまったり、またうかつにも寝坊をして、インターンを無断欠席してしまった人はいませんか。
インターンを無断欠席するのは絶対に避けたいところ。インターンを休んでしまったら、まずは連絡をしましょう。しかし万が一無断欠席をしてしまった場合、どうすればいいのでしょうか。無断欠席によって、就活の選考に悪影響を及ぼしてしまうのではないかと心配する人も多いでしょう。
この記事では、無断欠席によって生じてしまうかもしれないデメリットを確認していきます。さらに、その悪影響を最小限に抑えるために、プレ社会人としてビジネスの場にふさわしいマナーに基づいて、謝罪の連絡の仕方など対処法も教えます。
インターンを無断欠席するデメリット
まず、インターンを無断欠席することで、多くの人に迷惑がかかることを覚えておきましょう。欠席した本人の印象が悪くなるだけでなく、インターンを実施している企業や所属している大学にも迷惑をかけてしまう可能性もあります。具体的に、どんなデメリットがあるのかを知っておくことで、無断欠席というトラブルを未然に防ぐことができるかもしれません。
個人だけではなく大学の印象が悪くなる
社会の中で、人は何かしらの組織や団体に所属しながら営んでいます。社会人であれば、勤務先の会社や家庭に所属し、プライベートで何か問題が起こると、勤務先や家族にも責任が追われることになります。したがって、インターンに参加している学生の場合は、在籍している大学が所属先となるため、何かトラブルが起こった場合は、大学に連絡をされる可能性があり、その大学のイメージが下がってしまうこともあるかもしれません。
また、産学連携という形で大学と企業が連携してインターンを実施していたり、「学外研修」という正規の授業科目を設置し、単位認定型のインターンシップを実施したりと、様々なケースがあります。その場合は、さらに大学と企業との間で参加した学生の情報が共有されており、無断欠席の影響は大きくなるので気をつけましょう。
インターンを無断欠席してしまうと「マナーがない」とみなされるため、多かれ少なかれその人の印象は悪くなるもの。就活では様々な場面に応じたマナーがあります。無断欠席をしないことは、就活のマナー以前に人として守らなければならないルールといえます。 社会人にとって必要な要素の一つに信用があります。就活でも同様に、どこまで信用できる人であるかをアピールすることが大切です。無断欠席は社会人になっても癖になる人が多く、人としての常識が疑われる行為です、絶対に避けるように心掛けましょう。
採用のチャンスがなくなることも
インターンを無断欠席することが採用に影響を及ぼすかどうかは、インターンの目的や内容によっても差があります。参加した学生が業界や企業についての理解を深め、自社のイメージアップにつなげることを主な目的にしているインターンの場合は、本選考に及ぼす影響は少ないかもしれません。
一方で、本選考を前提として学生の能力や適正を見極めるためにインターンを実施している場合は、インターンを欠席すると「就職に対する意欲が低い」と判断される可能性もあります。
無断欠席をしてしまったときの対処法
寝坊や事故など不測の事態で無断欠席をすることは、やむを得ないかもしれませんが、連絡の仕方や内容によって評価が変わるもの。もしも無断欠席をしてしまった時は、誠意をもっていち早く連絡を入れて謝罪することをオススメします。
電話やメールでの謝罪する時に大事なのは、簡潔さと誠意。何も言い訳をせず簡潔に言葉を選んで、誠意をもって謝罪の気持ちを伝えることで、マイナスイメージを最小限に抑えることができるかもしれません。言い訳や回りくどい言い回しで伝えがちですが、これは逆効果になるため注意しましょう。無断欠席をしてしまったらどんな理由であれ、インターンに参加できなかったことを素直に謝りましょう。
それでは、電話とメールどちらの方法で謝罪の連絡をするべきか考えてみましょう。電話とメールのどちらが適切かは、企業の状況によって違うかもしれません。基本的には、会社へ直接連絡する場合は電話で、どうしても電話で連絡できない時はメールで連絡するパターンが多いようです。
しかし、企業の方針でインターンに関して連絡する手段があらかじめ定められている企業もあるので注意しましょう。念のためインターンが始まる前に、その企業が連絡先を指定しているかどうかを確認しておくとよいかもしれません。
電話で謝罪するときの例文
インターン担当
〇〇様
貴社のインターンに参加させていただいている〇〇大学の〇〇と申します。
本日、体調不良のためインターンを欠席させていただきました。事後のご連絡となり、大変申し訳ございません。
今回は、ご迷惑をおかけし大変申し訳ありませんでした。以後、このような事がないように自己管理を徹底するよう注意いたします。
では失礼いたします。
電話での連絡は、文字のみのメールと違い、声によって感情がわかり自分の想いや必死さも相手に察してもらうことができ、悪い事をしてしまったという誠意が伝わりやすいでしょう。
謝罪電話のポイントは、例文のようにまず担当の方の名前を確認します。インターンの担当者でない人に話をするのではなく、インターン担当者かどうかを確認して、違う場合はその方に繋いでもらいましょう。担当者の方が出れない場合は、無断欠席した要件と再度掛け直す旨を伝えましょう。また相手が担当者であることが確認できたら「今お時間よろしかったでしょうか」と一言添えると、仕事で忙しい相手を気遣っていることが伝わります。
次に、所属している大学名と名前をはっきり伝えた後に、欠席してしまった理由と謝罪を簡潔に申し出ます。最後に、今後は迷惑をかけないという意志も加えると、反省している気持ちが伝わるでしょう。もしも担当者が捕まらない場合は、相手が忙しい状況であることを考慮して、メールで謝罪する方が好ましいでしょう。
また電話をかける時間帯も注意する必要があります。基本的には朝、昼食、夜は避けて電話をかけるとよいかもしれません。なぜなら、昼食時は休憩の時間、外食に出ている可能性も高くなります。また朝の始業時は忙しい状況であることが多く、終業時は帰宅の準備をしている可能性が高いためです。ただ、無断欠勤の場合は、急いで伝える必要があるので夜の遅い時間帯でない限りは、一度電話することをオススメします。
メールで謝罪するときの例文
【件名】インターン欠席についてのお詫び
株式会社〇〇
採用担当
〇〇様
ご多用のところ、突然のメールにて失礼申し上げます。
貴社のインターンに参加している、
〇〇大学の〇〇と申します。
本日、体調不良のためインターンを欠席させていただきました。
事後のご連絡となり、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
以後、このような事がないように自己管理を徹底するよう注意いたします。
体調が回復した際は、インターンの参加に復帰させて頂きたく存じます。
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
〇〇大学〇〇学部
〇〇（氏名）
電話番号：000-000-000
メールは、相手の業務状況に関係なく送信することができ、内容を整理して送付できるというメリットがあります。しかし一方で、相手がいつメールを確認するかは把握できないリスクも。もし、担当者がその日にメールを確認できなかった場合は、欠席の連絡が遅い無責任な人だと判断されてしまうこともあるため注意しましょう。 謝罪メールのポイントは、まず宛名と自分の名前を明記することです。社内に多数の社員が在籍していて、インターン参加者も多い場合、名前を明記することは管理の手間を軽減し、不備を防ぐことにつながります。
また、欠席した理由を簡潔に表した上で謝罪し、二度と同じ過ちを起こさないように努め、今後もインターン参加を継続したいという前向きな気持ちも添えるとよいでしょう。謝罪に関わらずメールの最後には、署名も忘れずに入れましょう。署名がなければ、誰から送られたメールなのかわかりません。 メールは電話とは違って、文章や言葉遣いでその人の気持ちや印象を判断されてしまうことも。相手に不快を与えないコミュニケーションをとるために、注意してマナーを守る必要があります。とくに誤字脱字や宛名を間違えて送信してしまわないように気をつけましょう。そのうえで欠席の理由やお詫びを分かりやすく表現しながら、相手が読みやすい文章を書くように心がけましょう。
他企業の選考への影響は？
インターンを無断欠席した人は、少なからず就活に何らかのデメリットが生じてしまうことが理解できたでしょうか。就活生が懸念する事の一つとして、他企業の選考も不利になるのかが挙げられます。
機密情報のため選考に影響はない
「他社の選考にも影響してしまう」と心配する学生も多いようですが、実際はそのリスクはありません。なぜなら、法律で個人情報が保護されているため、学生の個人情報も社外で共有されることはないからです。 万が一、他社の選考時に無断欠席したことが明白な理由で不採用となった場合、情報を漏洩させた企業となり、法を犯している可能性があります。
系列企業だと影響があることも
基本的には、無断欠席が影響するのはその企業のみとなりますが、系列の企業がある場合は注意が必要でしょう。とくに、大手企業や子会社の多い系列の企業の間では、無断欠席についての情報が回っている可能性があるからです。
その場合、インターンの初日に情報漏洩のないよう契約書への記入が求められるケースがあります。契約書面に「グループ会社では情報が共有される」というような事項があれば、グループ会社にも参加者の個人情報が知れ渡り、就活に影響がでてしまう可能性は高いといえます。契約書の内容をきちんと確認し、納得した上でサインをするように気をつけましょう。
インターンを無断欠席したらすぐに謝罪の連絡をしよう
万が一、インターンを無断欠席してしまった時は、いち早く担当者に謝罪の連絡をしましょう。たった一人の欠席でも、多くの社員や他の参加者に迷惑や心配をかけてしまっていることを忘れないでおきましょう。犯してしまった過ちは、なかったことにはできません。だからこそ誠意を持ってお詫びを伝える必要があります。 企業の人事担当者は、多くの時間と労力を使って採用活動をしています。インターンから本選考まで、全てのコミュニケーションが選考の対象になるため、たとえ迷惑をかけてしまった状況のときでも、最大限に誠意のある対応を心がけましょう。