社会人としての基本スキルでもあるメール
OB訪問では依頼をするのも、その他の確認をするのもメールで行うことが多くなります。ただ、そのメールの書き方については注意しなければなりません。ビジネスの現場でも文章は重要です。取引先に失礼な文面を送ることが致命的なミスになる場合もあります。社会人としての基本スキルでもあるメールの書き方をきちんとマスターしましょう。
ビジネスメールの基本的なポイント
OB訪問でまず大事になるのがビジネスメールの形式です。ビジネスメールの基本的なポイントについて解説します。参考にしてみてください。
基本の型を覚える
基本の型として、件名と宛名はしっかり書きましょう。OBの受信箱には仕事上、多くのメールが届きます。そのため件名で用件が分からないものは開封すらされない可能性があります。そのため、「OB訪問のお願い」など、ひと目で内容が分かる件名にしましょう。 また、学校名や氏名についても忘れてはいけません。 宛名も重要です。ミスしやすいのが、略して書くこと。株式会社を（株）などにするのは止めましょう。部署名、相手の名前という順番で書いてください。役職もあるなら書きましょう。「◯◯部△△課課長□□様」と書きます。
誤字脱字に注意
誤字脱字には気をつけましょう。人間だからミスをするものと甘く見てはいけません。誤字や脱字があるといい加減、注意不足、雑という風に捉えられる可能性があります。他にも改行はしっかり行いましょう。そちらの方が読みやすくなるからです。送信する前にはちゃんと見直して、誤字脱字を見つけたらきちんと修正しましょう。
送信する時間帯に配慮
電話と同じように、送信する時間帯に厳しい目を向けるOBもいます。メールだから時間帯はいつでも良いという人もいれば、深夜や早朝は常識外れと判断する人もいます。特にビジネスメールでは注意しなければなりません。 できれば、午後24時を過ぎた深夜帯は止めましょう。
OB訪問時に使える例文
改まったビジネスメールを送ったことがない就活生は、どのような文面にすれば良いか分からないことも多いでしょう。そんな就活生に注意点や例文をご紹介するので参考にしてください。
訪問依頼をするとき
件名の所でも触れましたが、内容が明確でなければ、すぐに読まれなくなる可能性もあるので注意してください。どうしてこのメールを送ったのか、どんな目的と内容なのかはっきりさせましょう。そうすることで読まれる可能性が高くなります。また迷惑メールと認識されないように件名と内容は丁寧に書きましょう。
【例文】
件名：OB訪問のお願い【 ◯◯大学（自分の名前) 】
宛名：◎◎株式会社 〇○部◇◇課 □□様
突然のご連絡失礼いたします。◯◯大学 △△学部 □□学科の（自分の名前）と申します。大学のキャリアセンターで、◯◯様の連絡先をご紹介いただきました。
大変お忙しい中、恐縮ですが本日はOB訪問のお願いでご連絡をさせていただきました。
◯◯業界や企業研究をしていく中で貴社に大変興味を持っており、ぜひ、ご活躍されている◯◯様のお話を伺いたく存じます。
お忙しいところ、お手数をおかけいたしますが、◯◯様のご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。
（このとき、自分から日時や場所をしても良い。ただし複数の選択肢を提示することが望ましい）
何卒よろしくお願い申し上げます。
お礼するときのメール
OB訪問を承諾してくれる返信が来たら、その日の内にお礼メールを送りましょう。深夜など事情によっては次の日の午前中でも良い場合もありますが、基本的には早めに送ることが大切です。
また、OB訪問を承諾してくれたメールではお礼だけではなく指定日時と場所もセットで送るのもポイントです。
【例文】
宛名：返信メールへの御礼
◯◯大学 △△学部 □□学科の（自分の名前）です。
お忙しい所、ご連絡を頂きまして誠にありがとうございます。
それでは下記の日時にご指定の場所にお伺いいたします。
日時：
場所：
この度はお忙しい所、お時間を頂きまして感謝しております。当日は、◯◯様に貴社の話を伺えることを楽しみにしております。何卒、よろしくお願い申し上げます。
・ポイント：当日、自分をすぐに見つけてもらうための目印や特徴を記述する。（紺色のスーツで、◯色の ネクタイ、バッグなどの情報）
質問を事前に送るとき
OB訪問では質問を事前に送ることで先輩社員の負担を軽減できます。質問内容によっては先輩が回答できないと判断して、人事や他部署の人に事前に確認してもらえることもあります。当日のOB訪問を効率よく進めるためにも事前に送るようにしましょう。また事前に質問をリストアップすることで自分の聞きたいことが明確になります。
【例文】
宛名～
◯◯大学 △△学部 □□学科の（自分の名前）です。
この度はご多用の所、貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございます。
当日、お聞きしたい質問の内容についてお知らせいたしますので、ご確認いただけると幸いです。
質問内容
質問内容
以上です。
何卒よろしくお願い申し上げます。
進路が決定したとき
OB訪問後、無事に就職が決まったとします。その時もOBに連絡メールをした方が良いでしょう。その時のポイントは感謝の気持ちを書くことです。もしかしたら、OBの会社以外で採用されたのかもしれません。それでも、OB訪問で得られたものは大きいはずです。感謝の気持ちを伝えましょう。
【例文】
宛名
お世話になっております。
◯◯大学 △△学部 □□学科の（自分の名前）です。
過日はお忙しいところ、OB訪問にて貴重なお時間を頂きまして誠にありがとうございました。
この度、◯◯様に貴社の内定を頂きましたことをご報告したくご連絡をさせていだきました。
◯◯様から貴重なお話をしていただきましたことが内定につながったと思っており、大変感謝しております。
貴社の一員としてご期待に応えられるよう精進いたしますので、今後共、ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願いいたします。
日時を確認するリマインドメール
OB訪問の前日に、もう一度日時を確認するリマインドメールを送りましょう。OB訪問の依頼から時間が経過していると、OBの方も忘れている可能性があります。当日先輩と会えないというトラブルを避けるためにも前日に確認をしておきましょう。文面のポイントは簡潔に済ませること。長々と書く必要はありません。
【例文】
宛名
お世話になっております。
◯◯大学 △△学部 □□学科の（自分の名前）です。
先日はOB訪問についてご承諾いただき、誠にありがとうございます。
明日、◯◯日の◯◯時に（場所と住所）でお待ち致しております。
何卒よろしくお願い申し上げます。
ポイントを押さえて分かりやすいメールを書く
OB訪問だけではなくビジネスメールは分かりやすいメールを送ることを意識しましょう。分かりづらければ、読まれない可能性があります。そうならないよう、ポイントを押さえた分かりやすい文面にしてメールを送ることを意識しましょう。