OB訪問の日程調整の方法を知ろう
OB訪問はお互いの日程をすり合わせておこなうものであるため、日程調整が必要です。日程調整にもさまざまな方法やポイントがありますので、それらを理解してスムーズにOB訪問をおこないましょう。
日程調整はメールでおこなう
OB訪問の日程調整は、基本的にはメールでおこないます。メールは就活中の連絡ツールとしては頻繁に使用されるものですし、上手に使えば非常に便利です。メールでの連絡はお互いにとってもメリットが大きく、スムーズなやりとりもしやすいです。メールで日程調整をする場合には、さまざまなポイントがありますので、それらをきちんと理解しておきましょう。
メールでおこなうメリット
OB訪問の日程調整をメールでおこなうメリットは、お互いの都合のよい時間にやりとりがしやすいからです。メールであれば、相手の時間を奪うことなく、自分のタイミングで読み、返信ができますし、やりとりに手間がかかりません。 また、メールで連絡していれば、やりとりが記録に残ります。過去のメールを読み返せば、どのようなやりとりをしたのかが分かりますし、連絡ミスなども防ぎやすいです。
メールでのやり取りは少ない回数
メールでの連絡は便利ですが、だらだらと長くやりとりを続けるのはNGです。いかに便利とは言え、長くやりとりをしていれば手間もかかってしまうため、最小限でやりとりを終え、相手に負担をかけないようにしましょう。 少ない回数でメールを終えるためには、情報を小分けにしないことが大切です。文章が長くなりすぎないよう気を付けながらも、必要な情報はすべて盛り込み、一度で情報を伝えられるようにしましょう。
日程はこちらから提示する
OBと連絡がつけば、具体的な日程のすり合わせが必要ですが、まずは日程は自分から提示しましょう。目安としては1～2週間後あたりで3つ以上希望日の候補を上げるのが理想です。希望日が直近すぎると都合をつけづらいですし、先すぎても予定が把握できません。 また、希望日が少ないと日程も合わせづらくなるため、できるだけ多くの選択肢を与え、選んでもらえるようにしましょう。
内容は簡潔にする
OB訪問のメールは、簡潔にまとめることを意識しましょう。件名は「OB訪問の日程について（大学名+氏名）」などにし、本文もすっきりとまとめることが大切です。本文は必要な情報だけを盛り込み、2～3文で改行するなど、視覚的な読みやすさにも配慮しましょう。 また、メールの最後には署名が必須です。基本的なメールマナーはきちんと守った上で、日程調整メールを送りましょう。
日程変更は電話でおこなう
OB訪問の日程調整の連絡は、基本的にはメールでおこないますが、前日や当日に変更が必要になった場合は、電話で連絡しましょう。緊急の変更になる場合は、メールで連絡しても読んでもらえない可能性があり、相手に迷惑をかけてしまいます。 電話であれば、相手に直接伝えられるため、連絡が行き届かなかったという心配はありません。もちろん、電話での連絡であっても、急な変更で迷惑がかかることは確かですので、日程調整が必要な理由を正直に話し、丁寧に謝罪しましょう。 万が一電話をしても繋がらない場合は、メールで連絡するのもOKです。この場合も電話をした旨をメールに記載し、謝罪の言葉もきちんと述べましょう。また、電話は一度かけただけで終えるのではなく、時間をあけて再度かけてみることも大切です。
マナーをきちんと身につけて、OB訪問を有意義なものにしよう
OB訪問は事前にアポを取り、日程調整が必要です。日程調整の連絡の段階からマナーはみられていますし、正しい方法でやりとりができなければ、相手に失礼になるので注意しましょう。印象が悪くなれば、選考にも影響しかねませんし、そもそもOB訪問を受け入れてもらえない可能性もあります。マナーを守って上手に連絡し、OB訪問をスムーズに実現させましょう。
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