封筒を出すところからビジネスマナーが問われている
人気企業のインターン募集には、多くの応募が殺到します。その中で企業は自社のインターンにふさわしい人材を選んでいくことになりますが、封筒の出し方などでビジネスマナーを見られることもあります。 封筒の書き方が微妙に誤っていたというだけで選考で落ちることはありませんが、ビジネスマナーに則った郵送方法を学びましょう。
封筒の書き方と注意点
封筒はどのようなものを選び、どのように書けばよいのか。その注意点をみていきましょう。
封筒は、中身が透けないものを選ぼう
インターン募集などで履歴書を送る場合、中身は個人情報です。安全のために、中身の透けないものを購入してください。色は、茶色でも白でもどちらでも大丈夫ですが、質のよい封筒だと中身が透けないように加工されているものもあります。
封筒のサイズはESは角形2号・お礼状は長形4号
履歴書やエントリーシートなどの書類は、折らずに封筒に入れた方が良いため、封筒のサイズはA4サイズがそのまま入る角形2号を選択しましょう。それらの書類は最終選考後まで保存され使用されます。折り目のない他の学生の書類と一緒になったときに折り目がついていると、良い印象にならないため注意しましょう。 またお礼状は3つ折りをして封筒に収めることが多いため、封筒は長形4号が無難です。
住所の書き方
住所等はすべて縦書きで、表面の右端に記入します。住所が長い場合、ついつい略称などを用いてしまいがちですが、それはビジネスマナー違反です。ビル名なども略さず記載しましょう。一行で収まりきらない場合には、二行に分けて書いても問題ありません。
宛名の書き方
宛名で多い間違いは、企業が株式会社の場合に(株)という表記を使用してしまうこと。株式会社と略さず書きましょう。 またビジネスマナーで間違えたくないのが、「様」や「御中」の使い方です。担当者名の下には「様」、もしも宛名が企業部署宛の場合には「御中」を部署名の下に書きます。 返信用封筒などがある場合にも注意が必要です。すでに企業名などが印字されている場合、宛名の下には「宛」と記載されていることが多いです。その場合には二重線で「宛」を消して、隣に「様」もしくは「御中」のどちらか適した方に修正します。
のりづけはスティックのりか両面テープがおすすめ
のりづけはスティックのりか両面テープがおすすめ のりづけする前に、一度中身をすべて確認する癖をつけましょう。後から入れ忘れに気がついても元の木阿弥です。また水のりだとふやけてしまう場合があり、見た目がよくありません。のりづけはスティックのりか両面テープがベターです。 のりづけ後には、「〆」や「封」といった封字を書きます。「×」と書く人もいますが、それは誤りです。
自分の住所と氏名も書く
自分の住所と氏名は、封筒の裏側の中心より左側に書きます。記載内容は、郵便番号、住所、大学名・学部名・学科名、そして氏名です。住所の書き方は宛先の書き方と同じです。最後に左上に郵送日を記載します。 表面の宛名を記載して、ついつい自分の住所などを記載時には気が抜けてしまうことが多いもの。最後まで丁寧に封筒作成を行ってください。
封筒を発送するときに気を付けること
ここでは封筒の郵送方法や、その他の注意点もみていきたいと思います。
書類はクリアファイルに入れる
封筒に封をする前に、再度誤字脱字や名記載漏れなどの中身の確認を行いましょう。封をしてからミスを思い出しても後の祭りです。書類は全部内容が揃っているか見直した後、クリアファイルに挟んでから封筒に収めてください。これは見た目のよさもそうですが、郵送事故で雨に濡れたり折れたりしてしまうことを防ぐためです。 次は封筒記載内容の再チェックも行います。特に宛先のミスは致命的です。間違いやすいのは「斉藤」などの名字。斉藤だけでも「斉藤」「斎藤」「齋藤」「齊藤」などわずかに異なるさまざまな漢字が存在します。だれでも自分の名前を間違えられるのは不愉快なものです。気をつけなければなりません。上記をすべて確認したら、封筒をのりづけ、「〆」などの封字を記載して郵送します。
基本的には普通郵便で送る
書類の郵送方法は、基本的には普通郵便で行います。日曜・祝日は配達されないので締め切りギリギリになった場合には注意が必要です。心配なら直接郵便局で間に合うか聞いてみるとよいかもしれません。
他に速達郵便や簡易書留などの郵送方法もあります。速達は普通郵便の料金にプラスして速達料金がかかりますが、普通郵便よりも早く郵送され日曜・祝日も配達されます。便利なようですが、速達だと期限に余裕をもって送ってないと判断されることもあるので注意が必要です。しかし締め切りに間に合わないよりはずっとよいので、時と場合によっては使用しましょう。
簡易書留は郵便物が届くまでの過程を記録することで、万一のときに保証してくれる郵送方法です。日曜・祝日も配達されますが、受け取り手は受領印や署名を求められます。簡易書留も普通郵便に別途料金がかかります。郵便事故が少なく安心ではありますが、受け取り手に手間をかけさせてしまうので避けたほうが無難です。
インターンのエントリーシートを送るときの注意点
エントリーシートを送るときにはどのような点に注意したらよいのでしょうか。注意点をみていきましょう。
応募書在中と記載すること
インターンのエントリーシートの場合も、住所や宛名などの注意点は同じです。丁寧に、封筒にバランスよく記載をしましょう。しかし、礼状などと異なる点もあります。それは表面の左下に「応募書類在中」と赤字で記載すること。 封筒によってはあらかじめ印字されたものもあります。記入漏れを防ぐためにそれらを使用するのもひとつでしょう。また「応募書類在中」の他に、エントリーシートなら「エントリーシート在中」、履歴書を送る場合には「履歴書在中」でもかまいません。 複数の封筒を仕上げる必要がある場合には、100均などのお店にそれらの文字を簡単に押すことができるハンコなども売っていますので、それらを使ってもよいです。
誤字脱字がないように確認する
採用担当者は多くの書類を取り扱っています。そのため封筒に多少の誤字脱字があっても気に留めないことが大半です。しかし担当者によっては、評価に悪影響を及ぼす可能性がないとは言い切れないため、誤字脱字はないに限ります。なにより誤字脱字により郵便物が期限内に届かないことが一番致命的です。 また友達への手紙でついついやってしまいがちな誤りを修正液や修正テープなどで訂正することは避けてください。たった一文字の誤りのためにすべて書き直すのは面倒くさいと思ってしまうかもしれませんが、諦めて新しい封筒を使用して再度書き直しましょう。
社会人としてのビジネスマナーを守ろう
インターンの封筒作成は、ビジネスマナーを学び始めるよいきっかけとなります。封筒作成のマナーは一度覚えてしまえば、インターンのためだけではなく今後の人生にいきてきます。また企業との最初のコンタクトでもあるので、好印象を与えることも大事ですがまず減点されないように完璧な封筒作成を心がけましょう。