インターン合格の返信メールで好感度を上げよう
インターン選考に合格のメールが来たら、返信メールを送りましょう。
合格通知だけだから返信不要と考えてはいけません。インターンに参加するとなれば、社員の方のお世話になります。インターン合格のメールに返信をするのは、人としてのマナーと心得る必要があるでしょう。
しかし、合格メールに対しどう返信すれば良いのか分からない人も多いのではないでしょうか。ここでは、合格メールへの返信に関するマナーやおさえておくべきポイントについて解説します。
インターンに参加できることを感謝する
まずは、インターンに参加できることに感謝しましょう。
人気企業の場合、多くの参加希望者が集まったはずです。その中から「この学生なら大丈夫だろう」という判断があって選ばれたわけですから、その点について感謝するのは人として当然のことです。
企業は時間や場所と人材を用意してくれている
企業は、学生に就業体験を提供するためインターンを開催しています。企業によっては、人事だけでなく現場の社員に協力してもらい、時間や場所などさまざまな労力をかけています。インターンを開催することで、企業の負担は増え、かなり忙しい状態になります。それでもなお開催してくれるのですから、参加できることに感謝するのは、人として持ち合わせておくべき気遣いになります。
返信のお礼メールを送るタイミング
返信のお礼メールを送るタイミングはいつがベストなのか、悩まれている人も多いのではないでしょうか。返信をいつ送るべきなのか、そのタイミングを解説します。
できれば24時間以内に返信する
就活全てに通じることですが、担当者や企業からメールが来たら24時間以内に返信するのが望ましいです。レスポンスが早ければ早いほど、本気度を示すことができます。ただし、送信に適さない時間帯もあるので注意が必要です。
送信の時間帯は深夜帯を避ける
送信のタイミングとして、真夜中などの深夜帯は避けた方が良いでしょう。 メールは電話とは異なり、時間帯を気にせず送ることができるのが大きなメリットの1つです。ただ、あまりに夜中に送信すると不規則な生活を送っているのではないかと思われてしまう場合も。また、担当者の価値観によっては、メールだとしても真夜中に送るのはマナー違反だと感じる人がいる可能性があります。そのため、24時以降のメールは避けるのが無難です。
おさえておきたいメールのマナー
ビジネスメールで使用する基本のマナーは、確実におさえておきたいもの。知らないうちに失礼なことをしてしまわないように、しっかりと確認しましょう。
メールアドレスは間違いのないように
送り先のメールアドレスについては、HPやメールなどからコピペをしてミスを防ぎましょう。間違えて違う宛先に送ってしまうと大きなミスにつながってしまうので非常に問題です。送られてきたアドレスを保存しておくのも良いでしょう。もちろん保存した時も、間違えていないかどうかチェックが必要です。企業とのやりとりメールについては、今後も何度も行われる可能性もありますので、しっかりと管理しておきましょう。
質問をする際には、簡潔で的確な質問を
インターンに関するやりとりをするのは人事担当者です。そのため、多くの学生とコミュニケーションをとっています。インターンに関する質問をするだけでも、何を聞きたいのか、どんなことが疑問なのか、その内容はシンプルでわかりやすことが重要です。。そのため、質問する場合は的確さを重視し、簡潔な内容になるように心がけましょう。
本文に意気込みや熱意を加える
お礼メールでは、意気込みや熱意をしっかり伝えましょう。 担当者は、この人を選んで良かったと確信が持てる人に好印象を持つものです。せっかくインターンの採用をしたのに、やる気がなかったり、モチベーションが感じられない、どこでも良かったという印象を与えてしまうと、がっかりさせるだけではなく、マイナスイメージを持たれてしまっても不思議ではありません。 やる気や本気度、熱意がしっかりと伝わるようなお礼メールにしましょう。
ビジネスメールの基本形式
ビジネスメールには基本の形式が存在しています。基本の形式を知っておけば、それに沿って当てはまる内容を書けば失礼にならないので、マスターしておきましょう。
宛名に間違いがないか、細心の注意を
宛名は、絶対に間違えてはいけません。慎重にチェックをしてミスを防ぐようにしましょう。
企業から送られてきたメールにも情報が記載されている場合には、その情報をコピペして使用しても問題はありません。ただ、その場合にも、送信前には今一度チェックをすることをおすすめします。
また、部署名、役職、会社名については（株）など略式を使わないように注意しましょう。きちんと株式会社◯◯と正式名称で書くのがマナーです。
件名は、一目で名前と用件が分かるように
件名は、見ただけですぐに誰からどんな用件で送ったのか分かるものにしましょう。
企業や担当者の受信箱には多くのメールが届いています。件名に誰から送ってきたのか、何の目的で送ったものなのかがすぐに分からなければ、最悪の場合迷惑メールと認識される可能性もあります。
ただ「ありがとうございます」と書かれた件名では何もわかりません。少しでも怪しいメールは開かれない可能性もあります。そのため、件名も分かりやすく内容がひと目でわかるように書くことが大切です。
以下のように、用件と所属、名前を入れた件名を作成しましょう。
例文
インターン受入の御礼 ○○大学□□□□
本文の冒頭で名乗り、あいさつ文に繋げる
最後に署名を書くとしても、本文の書き出しには、きちんと自分が何者なのか名乗ることが大切です。「◯◯大学△△学科□□□□と申します。」と、正式名称とフルネームできちんと書くようにしてください。
その後、「貴社のインターンに受け入れて頂きまして誠にありがとうございます。」とあいさつ文に繋げましょう。
お礼メールだけではなく、本番の就活活動でも同様です。
本文の文末はあいさつ文で締める
本文を書いた後、最後もあいさつ文で締めるのが鉄則です。
あいさつ文と言っても、「今後ともよろしくお願いいたします。」と一言添えるだけで十分です。このあいさつ文がなければ、中途半端な印象になってしまうので、きちんと書くことが大切です。
署名はテンプレートにしておくと便利
メールの最後には、署名を書く必要があります。署名とは、自分の氏名や大学、学部学科、携帯番号やメールアドレスなどの情報です。 企業や担当者が署名を見て連絡を取ろうとする可能性もあるので、署名はビジネスメールでは必須です。入力漏れを防ぐために、一度署名を書いたら、いつでも使えるようにテンプレートを作っておくことをおすすめします。
特殊文字を使わない
お礼メールだけでなく、ビジネスメールでは環境依存文字などの特殊文字を使わないように注意が必要です。
特殊文字とは、丸文字や囲み文字、ローマ数字、カッコつきの文字などがあげられます。一般的なビジネスメールで使われることはほとんどありませんが、顔文字や絵文字も使わないようにしましょう。
このような文字は、相手先が使用しているソフトなどによって文字化けが発生してしまう可能性があります。相手の環境によっては読めないこともあるので、使わないのをおすすめします。
適切な改行でレイアウトにも気を配る
メールの文章は読まれるものですから、受け取った人のことを考え、読みやすいメールを心がけましょう。そのためには、適切な改行を行うことがコツの1つです。
どんなに素晴らしい内容だとしても、レイアウト次第では非常に読みにくくなってしまいます。改行を適度に加えて、読みやすいメールを作成しましょう。
読点の位置を確認する
文章の読みやすさにも通じることですが、改行と同じく、読点の位置にも気をつける必要があります。
句読点のリズムに関しては主観的な部分はありますが、明らかに読みづらい読点の位置は存在します。句読点が多くても少なくても、非常に読みづらいものになってしまいます。きちんと読み返し、読みやすいと思った所に読点を打つようにしましょう。
マナーを守り好印象な返信メールを作成しよう
インターン選考に合格したら嬉しいのは間違いありません。しかし、就活とは、期待と覚悟をもってキャリアを選択し、納得の行くカタチで就職を終えることにあります。。 お礼メールに限らず、メールを作成する上でのマナーは、社会に出ても必要なスキルの一つです。相手に印象の良いメールを作成しましょう。