OB訪問は電話ではなくメールで依頼しよう
OB訪問を依頼する時には、電話やメールを使うことになります。メールでOB訪問の依頼をする時、何をどのように書けば良いのか、いまいち分からない就活生もいるのではないでしょうか？
OB訪問を依頼する時は、友達相手のメールとは大きく違います。失礼がないようにしなければなりません。OB訪問の依頼メールの書き方について解説します。
OB訪問の依頼メールを書く手順
OB訪問の依頼メールは改まったビジネス文書として書く必要があります。その際、押さえておきたいのが手順です。この手順をしっかり理解しておくことで、スムーズに依頼メールを書けるでしょう。
件名は分かりやすく書く
OBは毎日、忙しく仕事をしています。もちろん、仕事に関連するメールがたくさん来ているのは容易に推測できます。その中にOB訪問の依頼メールが埋もれてしまう可能性があるのです。だからこそ、目に留まる件名にしなければなりません。
件名を書く時のポイントは分かりやすく簡潔に書くことです。1番ダメなのが、内容が分かりにくい件名です。「たいした内容ではないんだろう」「迷惑メールかな？」と感じられると、後回しにされたり読んでもらえなかったりする可能性が高くなるからです。
だからこそ、件名はOB訪問の依頼メールであることがすぐに分かるようなものにした方が良いでしょう。
はじめに相手の宛名を書く
まず最初に相手の宛名を書きましょう。これは手紙と同じです。宛名に書くのは、依頼をするOBの社名、部署名、名前、様です。相手に役職があるのでしたら、それも忘れずに書きます。
宛名を書かなければ、間違いメールや迷惑メールと思われてしまうリスクがあるので注意しましょう。また、普段から面識がある相手や会社の人事部に送る場合でも宛名を書くのが鉄則です。
本題は3ステップで書く
本題をどのように書けば良いかもなかなかむずかしい問題です。しかしコツを少しつかんでしまえば何も怖くありません。基本的に、本題は3ステップがあります。では、どのようなステップを踏まえて書いて行くのか解説します。
まずはあいさつと経緯から書く
通常、OBはOB訪問の依頼をする相手のことを何も知りません。面識があるならともかく、見ず知らずの人間からメールが送られてきたら警戒するものです。そのため、警戒されないようにまず自分は何者なのか、どうしてOBのアドレスを知っているのか説明しなければなりません。
まずは「初めまして」と挨拶から書き、その他、所属している大学や自分の名前などを書いて自分が何者なのか知ってもらうことが大切です。次に、誰から紹介されたのか、OBのアドレスを誰から知ったのか経緯についてもきちんと書きましょう。もちろん、すべて正式名称です。
OB訪問の依頼をする
1番の本題はOB訪問の依頼です。この書き方次第で、受けてくれるかどうか、結果が変わってきます。基本的に要点を押さえた簡潔な文章にしなければなりません。長々と書いた方が熱意は伝わると考える人もいるでしょう。
しかしビジネスメールでは好まれません。忙しく仕事をしている時に、長々と書かれた文章を読まされるのは面倒だと感じる人もいるからです。内容については、OB訪問の依頼だけではなく、なぜOBが所属する企業の話を聞きたいのか簡潔に記載すると良いでしょう。
日程や場所について触れる
次に、日程や場所について書きます。OB訪問での就活生の立場は、「会ってもらう立場」です。自分の都合を優先させるのではなく、OBの都合に合わせるのが鉄則です。OBは依頼されたからといっても、絶対に受けなければならない立場ではありません。そのことを理解しておく必要があります。
理解すれば何が失礼になるのかが分かるはずです。ただ、日程が限られていることもあるでしょう。その時は「この日だけ」という形ではなく、ある程度、幅を持たせた複数の候補を提案しましょう。
丁寧にお願いで本文を締める
丁寧さを心がけてください。OBに「貴重な時間を割いてもらって話をしてもらうのだ」という気持ちで書けば、自然と丁寧になるはずです。特に最後は丁寧なお願いを心がけましょう。また、顔文字を使うことも避けてください。OB訪問の依頼で顔文字を書くのはマナー違反なので注意が必要です。
では最後にどんな風にお願いをすれば良いのかについてですが、一般的には「ご多忙中、申し訳ございませんが」など結びの言葉を入れてください。たったこれだけでも丁寧かどうか印象が変わってきます。
最後に署名を添える
最初の挨拶で、所属や名前を書いたからと言っても、最後、署名をしなくても良いわけではありません。これはビジネスでは常識になっています。署名については、所属する大学名や学部や学年、住所や電話番号、メールアドレスを書きます。
署名を書くことで、メール以外の方法でOBが連絡を取る時にすぐ分かるからです。そのため忘れないように署名を行いましょう。
メールを送信する前に確かめるポイント
いよいよ後は送信を残すのみになった段階でも注意点があります。経過も重要ですが、最後の段階でポイントを押さえることで、大きな失敗を回避できます。例えば、誤字脱字、読みやすさなどを最後の段階でチェックすることが大切です。
誤字脱字や名前などの間違いに注意
誤字脱字にはくれぐれも注意してください。友達や知り合い相手で、普段のメールや遊び程度なら、相手にもよるのですが一般的にそこまで気にされないかもしれません。しかし、OB訪問の依頼メールはビジネス文書であることを理解する必要があります。
丁寧に書くつもりがあるのでしたら、誤字脱字がないか、最後にチェックするのは当然です。誤字脱字が多いと、真剣さを疑われる理由の1つになります。特に名前や会社名などを間違えると失礼ですから、最後にきちんと見直して、誤字脱字がないかチェックすることが肝心です。
見づらいメールになっていないか確認
どんなビジネス文書にも当てはまりますが、読みやすいか、読みにくいかで、読んだ相手の印象はまったく違ってきます。そのため、最後に読む側の気持ちになって読み返し、チェックしてみましょう。
特に注意したいのが文章の長さです。また、改行がまったくないのも良くありません。ただ、改行は必要だとしても、一文ごとに改行していると、ポエムのようになりますから何事も極端に行うことには注意が必要です。
丁寧に見直して失礼のないメールで依頼をしよう
OB訪問の依頼メールの書き方で特に重要なのが、最後の見直しです。この見直しをしているか、していないかで結果が大きく違ってきます。誤字脱字がないか、読みにくい文章になっていないか、不備はないか、このような点に1番気づけるのが、最後の見直し段階だからです。丁寧に見直して、失礼がないメールでOB訪問の依頼をしましょう。
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