選考対策

インターンのマナーを知ろう｜電話対応やメールで好印象をゲット

インターンではじめて社会人として働くことになります。学生ではなく、社会人として扱われるので、社会人としての最低限のマナーは事前に確認しておきましょう。

2018/03/01

インターンの時に必要なマナーとは

社会に初めて触れるインターンは、大きな学びの場でもあります。ですがマナーを守っている人と、マナーを守らない人では、企業からの印象も大きく異なります。インターンの時に必要なマナーを知っておけば、そうした失敗もありません。
この記事では迷いがちな面接時、なかなか使わなくて不慣れな人も多いメールの対応、企業に対して電話をかける場合の3つに必要なマナーを解説していきます。どれも必ず起きると言っても過言ではないシーンばかりなので、しっかり覚えて企業に好印象を持たれるマナーをマスターしましょう。

インターンの面接時のマナー

インターンに参加するにあたり、面接を実施する企業もあります。面接を受けるとなると、とても緊張しますよね。そんな緊張する中でも気を付けておきたいマナーを5つ解説していきます。

受付では気後れせず元気に挨拶を

面接中のことは念入りにシミュレーションしても、意外に抜けてしまうのが受付での対応です。受付の人もインターン先の企業の人なので、いざ前にすると緊張してしまう就活生がたくさんいます。受付の対応を知っておくと、スムーズにその後を進められます。
まず窓口に受付の方がいる場合も、内線電話をかける場合も自信を持って元気に挨拶しましょう。また、受付前に上着は脱いでおくことが一般的なマナーです。どちらの場合も、まずは自らの名前を名乗り、本日何時から、何の約束で訪れたのかをはっきりと伝えることが大切です。

名前を呼ばれた時はしっかりと返事をする

声が小さくなったり元気がないと良い印象を持たれないため、笑顔かつ大きな声でしっかりと返事をすることを心がけましょう。挨拶も忘れずに行い、できれば頭を下げる時にも笑顔が崩れないように気をつけましょう。まれに顔を挙げているときは笑顔でも、頭を下げると笑顔が消えてしまう人がいます。
挨拶は人柄を判断する機会として、面接担当者や企業の人がチェックしていることが多い場面です。丁寧になりすぎると逆に相手を困らせてしまうので、自分が気持ちいいと思えるような挨拶ができるように、緊張しがちな人は簡単に練習しておくとベストです。

清潔な服装を心がける

面接には特に指定がない限り、スーツで臨むのが一般的です。シワや汚れのない清潔な格好を心がけ、靴もキレイに磨いておきましょう。男性ならネクタイのずれは無いか、上着のポケットに折れ目がないかもチェックしておきましょう。女性の場合はブラウスの衿の汚れや、ストッキングの伝線が起きていないかもチェックしましょう。
清潔な服装は、それだけで好印象を与えてくれます。面接直前や、会社に入る前に一呼吸おいて、一度全身をチェックしておくといいでしょう。男性でも手鏡が1つあると、ヘアセットの乱れをチェックしやすくなります。

約束している時間の10分前に到着する

到着すべき時刻は、よく悩むポイントです。遅刻したくないからと、30分ほど前から待ちたくなる気持ちも分かりますが、遅すぎても早すぎても失礼にあたります。1つの目安として、約束している時間の10分前に会社に到着していることを目標としましょう。10分前なら、受付の人とのやり取りや、移動時間も含めると、最終的にちょうど良い時間になります。
面接を受ける企業側にも、このくらいの時間にこういうことをしたい、という段取りがあります。あまり早く到着すると、そうした段取りを崩してしまうことにつながります。マナーは人と人が気持ちよく過ごすためのものなので、自分の行動が相手にどう影響するか、考慮しながら動くように心がけましょう。

スマホの電源はオフにしておく

就職活動の必須アイテムの1つが、腕時計です。スマホで確認したくもなりますが、スマホを見ていると「もしかしてさぼっているのでは」と疑われてしまいます。時間の確認は腕時計で行い、スマホはマナーモードではなく電源を完全にオフにしましょう。
ですが電源を切ることで、不都合が生じる可能性もあります。どうしても電源を切りたくない場合は、音の鳴らないサイレントモードに設定しておきましょう。また通信費が気になる場合は、会社にいる間は機内モードにしておくのもおすすめです。

インターンのメールのマナー

LINEなどのコミュニケーションツールが発展し、メールを使う機会は学生のうちはほとんどないかもしれません。しかし企業ではメールの方がファイルを添付出来たりと便利なので、重要視されるツールです。

キャリアのメールアドレスは使わない

スマホなどのキャリアのメールアドレスには容量制限があり、就活で使用するのには不都合がたくさんあります。たとえば容量が多いメールは読むことが出来なかったり、PDF添付ができなかったり、企業側に迷惑をかける可能性もあります。
そのためインターンの就活用には、どの端末にも対応しているフリーメールのアドレスがおすすめです。Gmailやヤフーメールなどはすぐに取得でき、なおかつスマホでもすぐ確認できるので、重要な情報を漏らさずチェックできます。

メールの返信は24時間以内に行う

企業側からメールが来ると、本当にこのメール内容でいいかとても悩んでしまい、ついつい返信が遅くなりがちです。しかし返信が遅すぎると信用を無くしてしまう可能性があるため、企業のメールにはなるべく早く返信するように心がけましょう。
1つの目安として、メールが届いてから24時間以内をタイムリミットです。遅くとも、メールが届いた次の日の午前中までには返信しておきましょう。

最後はお礼のメールを送る

インターンが終わった後や、質問メールに対する返信があった場合は、最後にメールで感謝の気持ちを伝えましょう。特にインターン終了後のメールは、終了日のうちに送信しておくと、自分もインターンの振り返りができるだけでなく、企業側からも好印象が得られやすくなります。
インターンでは何を学んだかが一番重要になるため、感謝の気持ちだけでなく、このようなことを学べた、何に気づけた、という学びを添えましょう。あまり長文にならないように、100～150文字ぐらいにまとめられるとすっきりしていて分かりやすくなります。

インターンの電話マナー

インターンを受けるうえで避けて通れないのが、電話です。ですがマナーさえ守れば、緊急時の連絡や必要な要件をメールより素早くやり取りできます。

電話をかけるのに適切な時間帯を見極める

友人同士だと時間を考慮せずに電話をしがちですが、企業は営業時間があり、その時間内でなければ対応してもらえません。また営業時間内でも、電話を受け取れない時間帯、というものもあります。なので、適切な時間帯を見極めることが大切です。
まず電話を控えるべき非常識な時間帯として、始業開始前や終業時間後、昼休憩の前後などがあげられます。営業時間は企業によって異なるので、企業ごとの時間に配慮して電話をかけるようにしましょう。具体的には14～17時ぐらいがベストです。ですが緊急事態、たとえば電車が遅延している、急用でインターンに参加できない、といった内容の場合はできるだけ早い時間帯に連絡するようにしましょう。

挨拶と自己紹介を忘れない

スマホでの電話とは違い、企業の電話では誰からの電話か分からないこともあります。そこで大学名と名前を先に名乗り、時間の都合が良いか確認しましょう。そして聞きたい内容や、伝えたい内容を簡潔に話します。教えてもらった内容は必ずメモを取り、確認のために繰り返したり、必要があれば質問を追加しましょう。
電話をするときはなるべく静かな環境で、車の音など雑音が入らないところにすると、お互いにノイズが少なくやり取りができます。

電話は自分から切らない

最後にお礼を言う、聞きたいことが聞けたことをアピールするなどの工夫をして、相手から先に電話を切るように促しましょう。相手が切るのを確認してから、自分も電話を切るように心がけます。その方が、相手にも不快感を与えず、自分も電話で話す内容がすべて終わったか確認してから電話を切ることができます。
反対に企業側からかかってきた場合は「それでは失礼します」など、一呼吸おいてから電話を切るようにします。電話はどうしても緊張してしまいますが、手順さえ守れば次第に慣れていくので、1つずつ行っていきましょう。

マナーを守ることで企業に好印象を与えよう

インターンの、それも初日や面接ともなれば、緊張してしまうのは当たり前のことです。企業側も、インターンで訪れた学生には社員と同じような働きは期待していません。ですがきちんとマナーを守る学生は、その分だけ好印象を持ってくれます。
マナーを守ることで、自分が不得意な面をカバーすることもできます。知らない環境で自分を守ってくれる大きな武器にもなるので、必要最低限のものだけでもしっかり押さえて、インターンでより多くのことを学んでいきましょう。