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OB訪問のリマインドメールの書き方｜その必要性やタイミングなど

OB訪問を行う前には、リマインドメールを送ることが大切です。リマインドメールを送ることで、スムーズにOB訪問を行うことができ、不測の事態も回避できます。正しいメールの書き方を知って、上手にリマインドメールを送りましょう。

2018/10/15

OB訪問の際に必要なリマインドメール

OB訪問を行う際には、事前にメールでアポを取りますが、さらに直前でリマインドメールを送ることが大切です。リマインドメールの有無によって印象は変わりますし、送ることでトラブルの回避にも繋がります。リマインドメールの重要性を理解して、スムーズにOB訪問を行いましょう。

リマインドメールとは

リマインドとは、思い起こさせる、気づかせるなどの意味があり、リマインドメールは再確認するメールのことを指します。リマインドメールを送ることで、日時を確認することができ、お互いの認識のずれをなくすことができます。これはOB訪問に限ったことではなく、就活の他のシーンで使われることもあります。リマインドメールは、ビジネスの世界でも頻繁に使われるものなので、就活のうちから正しい作成方法、送り方を知っておきましょう。

リマインドメールの必要性

リマインドメールは必須のものではなく、送らなくてもOB訪問を行うこと自体は可能です。OB訪問の日時や内容については、事前に決めていますし、指定された時間で集合場所に行けば、基本的には問題はありません。しかし、リマインドメールは必須ではないものの、OB訪問をスムーズに進めるためには必要なものです。なぜOB訪問時にリマインドメールを送るべきなのか、その必要性の高さを理解しておきましょう。

OB訪問の日時の再確認

OB訪問でリマインドメールを送るのは、日時の再確認ためです。日時については事前に決めているものの、社会人は忙しいことも多く、OB訪問のことを忘れてしまっている可能性もあります。予定を忘れられたままだと、いざ当日出向いてもOB訪問が実現できない可能性が高く、無駄足を踏んでしまいます。 OB訪問はあくまで先輩社員が好意でおこなってくれるものですし、お互いに嫌な気持ちをしないためにも、きちんと確認しておくことが大切です。一度決めた約束は絶対ではありませんので、日時を忘れていないか、本当に実施できるかの確認の意味でも、リマインドメールを送る必要があります。

質問事項を先に伝える

リマインドメールは、単に日時の確認をするだけではなく、OB訪問でする質問も記載して送るのが一般的です。。質問事項でどれだけ有益な情報を得られるかが重要ですので、きちんと答えてもらうためにも、予定している質問は事前に送っておきます。質問内容を把握していれば、先輩のほうでも明確な答えを用意できますし、貴重な時間を有益に過ごすことができます。

リマインドメールを送る時期

リマインドメールは、ただ送ればよいわけではなく、いつ送るのかも大切です。送り時期を間違えてしまうと、リマインドの効果が薄くなってしまいます。適切なタイミングでリマインドメールを送ることが、OB訪問のスムーズな実現に役立ちます。

OB訪問の前日に送る

リマインドメールは、OB訪問の前日に送るのが基本です。前日に送れば、不測の事態のときに日時や時間の変更ができますし、お互いにリスケがしやすくなります。急遽都合がつかない場合でも、リマインドの時点で確認できていれば、日時をずらすことができますし、無駄足を踏む心配がありません。また、前日に送るのがポイントであり、あまりに早い段階で送ると、そもそもメールがあったことを忘れてしまう可能性もあります。早すぎるのもNGですし、当日に送るのもぎりぎり過ぎますので、余裕を持って前日に送りましょう。

メールの送信の時間帯は朝がベスト

メールはいつ送信しても構いませんが、基本的には前日の午前中に送るのがおすすめです。メールのチェックは朝一に行うことが多いですし、午前中に送ることで、リマインドメールが見落とされる可能性も減ります。また、朝一に出すのが難しい場合は、前々日の夜に送るのもよいでしょう。夜に送ったとしても、企業に迷惑はかかりませんし、どちらにしてもメールを見るのは朝です。前々日の夜、あるいは前日の夜にリマインドメールを送り、確実に読んでもらえるようにしましょう。

リマインドメールの注意すべき点

OB訪問をスムーズに行うためには、リマインドメールが必要ですが、メール作成時にはいくつか注意点があります。メールにはさまざまなマナーがありますし、基本を理解した上で送ることが大切です。注意点を理解して、失礼のないようリマインドメールを送りましょう。

内容は丁寧かつ簡潔に

リマインドメールは、丁寧かつ簡潔に送ることが大切であり、長々と記すのはやめましょう。翌日にOB訪問が控えていること、当日予定している質問内容が何かなどを簡潔に記し、参加への意気込みを述べる程度でOKです。受け取る側が、催促されているという印象を受けないことが大切ですので、日時の確認ばかりにならないよう注意しましょう。

メールの件名にリマインドと書かない

就活中のメールは、件名にもこだわりましょう。件名なしで送信するのはNGです。件名は本文の内容を簡潔に述べることが大切ですが、リマインドなど確認メールをという印象を与える件名は避けましょう。リマインド、確認などの言葉を入れると、催促しているイメージがついてしまうため、別の言葉で言い換えることが大切です。

リマインドメールの書き方

リマインドメールの件名は、明日のOB訪問につきまして＋大学名、名前など、分かりやすく具体的につけることを心がけましょう。本文の冒頭の宛名には、会社名と役職名、名前を記入します。簡単なあいさつ、自己紹介をして、本文にはOB訪問の受け入れの感謝の気持ち、日時の確認、OB訪問時の質問事項などを記しましょう。最後に署名を忘れずにつければ、リマインドメールは完成です。