OB訪問のお礼メールの書き方を紹介
就活を有利に進めるには、OB訪問をおこなうのが大切ですが、終了後にはお礼メールも忘れずに送らなければなりません。OB訪問での印象は選考に影響することも多く、最後まで礼儀を尽くすことが大切です。きちんとお礼メールを送っていれば、丁寧な印象を与えることができますので、正しいメールの書き方を理解しておきましょう。
お礼メールの書き方のポイント
OB訪問後にはお礼メールを送ることが大切ですが、単に感謝の旨を記したメールを送っていればOKというわけではありません。お礼メールにはさまざまなポイントがあり、それらがきちんと守れていなければ、うまく気持ちが伝わらない可能性があります。また、場合によっては失礼になり、マイナスの印象を与える可能性もありますので、書き方のポイントは正しく理解しておきましょう。
メールの件名は詳しく書く
OB訪問後のお礼メールは、ビジネスマナーを守る必要がありますので、件名から工夫しましょう。ビジネスメールでは件名なしのメールはNGであり、パッとみただけで内容が分かるよう、件名は詳しく書くことが大切です。
件名には「OB訪問のお礼（大学名・氏名）」と記入し、すぐにお礼メールであることが分かるようにしておきましょう。長々と書く必要はなく、シンプルにまとめることが大切です。
宛名は省略せずに書く
メールでは最初に宛名を記しますが、これは省略せずに書くのが鉄則です。株式会社を（株）などと略すのはNGです。きちんと正式名称で記入しましょう。宛名を記入する順番は、社名、部署、相手の名前です。
OB訪問の場合は、対応してくれた相手の名前が分かっているはずですので、必ず名前まで記載しなければなりません。二人以上の場合は、それぞれの名前を記し、相手を限定して宛名を指定しましょう。
構成の基準に従って本文を記入する
ビジネスメールでは、挨拶文、名乗り、本題、署名の順番で記入するのが基本であり、お礼メールもこれは同じです。プライベートのメールのようにいきなり本題を切り出すのは失礼なので注意しましょう。
また、相手に覚えてもらっているとしても、名乗りは絶対に必要です。最後の署名も必ずつけなければなりませんので、忘れずにつけることが大切です。
本題には感謝と抱負を書く
メールの本題部分では、OB訪問への感謝と今後の選考への抱負などを述べましょう。忙しいなかOB訪問に時間を割いてくれたことへの感謝、話を聞くことで何が得られたのかなど、感想を具体的に述べることが大切です。
OB訪問を通して、入社への意欲が高まったことを記しておけば、好印象を与えることができ、選考でも有利になる可能性があります。
OB訪問のお礼メールの返信について
お礼メールは感謝の気持ちを伝えるものですので、基本的には相手が読めばそれで終了です。返信が返ってこないからといって心配する必要はありませんし、無理に返事を求めるのはNGです。しかし、場合によってはお礼メールに対して相手から返信がくる場合もあります。お礼メールへの返信がくれば、これにも対応しなければなりません。
返信メールが来たら必ず返信する
OB訪問のお礼メールに対して返信がくれば、必ず返信しましょう。ビジネスメールは1往復半がマナーであり、返信に対して返信しないとマナー違反になります。1往復半ですので、返信メールをもってメールのやりとりが終われることが理想です。
だらだらとメールのやりとりを長引かせるのはよくなく、相手にも迷惑がかかります。返信メールでは再度簡単にお礼を述べるなどシンプルな内容にとどめ、返信がいらない読み切りで終われる内容にすることが大切です。
返信する際の注意点
お礼メールでは件名を設定して送信するのがマナーですが、返信の際は件名を変更する必要はありません。そのままの件名を使用し、返信時につく「Re:」も消さずに送りましょう。また、これまでのやりとりが分かるよう本文を引用して返信するのがポイントです。
お礼メールに限らず、企業からのメールに返信する場合は全文引用が基本ですので、これも覚えておきましょう。
OB訪問のお礼メールを送るタイミング
OB訪問後のお礼メールは、いつ送るのかも大切です。せっかく正しい内容でお礼メールが送れていても、タイミング次第ではマナー違反となり、印象が悪くなる可能性もあります。内容だけではなく、送信するタイミングにも注意して、ミスなくお礼メールを送りましょう。
お礼メールはその日のうちに送る
お礼メールは素早く送るのが鉄則であり、基本的にはOB訪問後、当日中には送るようにしましょう。どれだけ遅くなっても翌日の午前中までには送ることが大切であり、印象の薄れないうちに送信するのがポイントです。また、早く送るに越したことはありませんが、夜遅くなど非常識な時間帯や休みの日などは避けましょう。
返信をもらった場合も早めに返す
相手からお礼メールの返信をもらえば、それにも素早く返信しましょう。返信の基本は24時間以内ですが、早ければ早いに越したことはありません。レスポンスが早ければそれだけで好印象を与えられますし、仕事が早いイメージを持ってもらえます。企業への優先度の高さもアピールできるため、メールを確認すればすぐに返信しましょう。
メールを送る前に必ず誤字脱字をチェック
お礼メールは、返信も含めて素早く送ることが大切ですが、送信前には誤字脱字のチェックは必須です。素早く送ったとしても、誤字脱字だらけのメールでは相手に失礼ですし、表かもマイナスになる可能性があります。特に社名や部署名、相手の名前などを間違えると失礼になるため、それらは特に念入りにチェックしておきましょう。
誤字脱字は意識次第で防げるものですし、それができていないと不誠実、注意力散漫などの印象を与えてしまいます。メールを作成すれば二度、三度と読み直し、誤字脱字や表現に間違いはないかなどを確認して、送信しましょう。
OB訪問で送るお礼メールの例文
正しいお礼メールを送るためにも、実際の例文を確認して、さらに理解を深めておきましょう。シーンによって送るべき内容は違いますし、OB訪問の内容に合わせて文章を作成することが大切です。
OB訪問後の場合
通常のOB訪問後の場合は、「本日はお忙しい中、お時間を割いて頂き、誠にありがとうございます。○○様の仕事への取り組みの姿勢の話が特に印象に残り、社会人としてのあるべき姿をイメージ出来ました」と、感謝の気持ち、学んだこと、感想などを記しましょう。
訪問先で食事をご馳走になった場合
食事をご馳走になった場合は、「本日は貴重なお話がして頂けただけではなく、お食事までご馳走になり、誠にありがとうございました」と食事についてのお礼も述べましょう。
内定後に送る場合
内定が出れば、「OB訪問の際はありがとうございました。無事御社から内定を頂きましたので、ご報告にとご連絡致しました」と連絡しましょう。また、他社に内定した場合でも、内定の連絡は必須です。
お礼メールの返信に返信する場合
お礼メールに返信がくれば、「お忙しい中、お返事を頂きありがとうございます。御社にふさわしい人材となれるよう、今後ますます努力を重ねる所存ですので、何卒よろしくお願いいたします」など、感謝の気持ちを述べて、簡単に締めくくりましょう。
お礼メールを送る際はマナーを守りましょう
OB訪問後はお礼メールを送ることが大切ですが、きちんとメールマナーを守って送信する必要があります。マナーが守れていないと、お礼メールでも印象が悪くなるので注意しなければなりません。正しいマナーを身に付け、お礼メールでさらに好印象を与えましょう。