OB訪問メールで困らない書き方のコツ
OB訪問のメールも方法が分からなければ知らない内に、OBへ失礼なことをしている可能性もあります。OB訪問のメールでは、ビジネスマナーを守らなければなりません。そのためには書き方のコツをきちんとつかむ必要があります。OB訪問メールで困らない書き方のコツをみていきましょう。
OB訪問メールで気を付けるべき点
OB訪問メールで気をつけるべきポイントを解説します。最低限、気をつけるべきポイントを押さえることで、OBに悪印象を残すのを回避できるからです。
誤字脱字がないか注意する
誤字脱字は注意が必要です。誤字脱字はチェックを何度もすれば気づくものです。もちろん人間ですから、どうしようもない場合もあるでしょう。しかしOBに対しそれは言い訳になりません。
誤字脱字があることは、不注意な人、雑な人、いい加減な人とOBに思われる可能性があります。会う前から印象を悪くしても得はありません。送信前にも誤字脱字がないかチェックしましょう。
メールを送る時間帯を意識する
メールを送る時間帯にも気を配る必要があります。OBから連絡がきたらすぐに返信をするのがマナーです。返信が遅いことでOBがイライラする可能性もゼロではありません。また、深夜など時間帯が遅すぎるタイミングもOBによっては常識がないと思われる可能性もあるのです。
一番よいのは、朝に送ることです。朝に送ると、受信フォルダの上にメールが届くことになります。多くの社会人は上からメールをチェックするので、気づいてもらいやすくなるのです。
返信は迅速に
返信を迅速に行うのはOBに不快な思いをさせないだけではありません。時間調整の問題が出てくるからです。例えば、OBがすでに時間調整をしていたとします。しかし学生から返信がこなければ、スケジュールが確定できません。
また、仕事も忙しいので、返信が遅ければ忘れられてしまう可能性があります。そのため、返信メールは迅速に行わなければならないのです。
アポイントメール作成のコツ
アポイントメールを作成する時には、コツをつかんでおきましょう。最初はなかなかむずかしいかもしれませんが、コツをつかめば次からはスムーズにアポイントメールを作成できるようになります。
紹介先を明らかにする
まず紹介先を明らかにしなければなりません。逆の立場になってください、いきなり知らないアドレスからメールが届けば不安になります。まず、何処の誰からメールアドレスを入手したのだろうという不安です。
昨今、個人情報について敏感になっていますから、その心配を取り除く必要があります。そのため、キャリアセンターや、個人なら◯◯さんからご紹介してもらったなどを伝えましょう。そうすればOBの不安を取り除くことができます。
訪問する企業の下調べをしておく
OB訪問では事前に企業の下調べをするのは鉄則です。何も情報がない状態で行くのはOBに失礼ですし、浅い情報しか得られないでしょう。後でホームページやパンフレットをみたら、わざわざOBに聞かなくても情報はすべて出ていたということにならないよう気をつけましょう。具体的にどのような事業に興味があって何を勉強したいのか、まとめることが大切です。
件名は誰からの何の連絡か一目でわかるようにする
件名は、誰からどのような用件なのかすぐに分かるようにしておきましょう。自分の情報は大学名と氏名ぐらいは入れておきたい所です。ただし、件名に学科名や学部まで書くのはよくありません。情報を詰め込みすぎると、件名が長くなりすぎてしまうからです。本文にも通じることですが、基本的に簡潔さに注意をして書きましょう。
アポイントの日程は複数日程で提示する
アポイントの日程は、複数提示した方がよいです。日程が特定の一日だけの場合、OBがたまたま暇な時ならばよいですが、そうでなければ断られてしまいます。また、アポイントメールを送って次の日や明後日などを指定するのはよくありません。これも、スケジュール調整ができないからです。
基本的にOBが調整しやすい日程にする配慮を心がけましょう。OB訪問はOBの好意で行ってくれるものです。自分の都合を一方的に押し付けても、断られるだけなので気をつけなければなりません。
リマインドのメール作成のコツ
リマインドメールとは、OB訪問前日などにOBへ送るメールのことです。仕事が忙しかったり、依頼から時間が経過していると、OBがOB訪問の予定を忘れている可能性があります。それを思い出してもらうために送るメールです。
了承してもらった場合には、了承してもらえたことへの感謝、聞きたい内容を簡潔に書いてリスト化して、伝えておきます。また、天候や不測の事態に備えて、緊急用の連絡先を記載しておきましょう。
残念なことに時間の都合でOB訪問を断られてしまう場合もあります。その場合もきちんとOBに返信をしましょう。断られた場合は、検討してもらったことへの感謝を伝えましょう。同時に次回へつながる言葉で文面を結ぶ形にします。例えば、別の機会に貴重なお話をうかがえれば幸いですといった言葉を最後に入れましょう。
お礼メール作成のコツ
お礼メールのルールが分かっても、具体的にどのように書けばよいのか分からない人も多いはずです。お礼メールの作成はどうすればよいのでしょうか。
会った印象などを具体的に書く
会った印象や、話の内容などを具体的に盛り込むとよいでしょう。OBにとって話をきちんと聞いてもらえた、就活の役にたつことが喜ばしいのです。
そのため、印象深かった話を含めることで、ちゃんと話を聞いてもらえたと思ってもらえます。そうなると次もOB訪問を受けてもよいかなという気持ちになってもらえるのです。これは、後に続く人や後輩のためにも必要なのです。
先方からごちそうになった場合
OB訪問では飲食店で行われることも多いです。その場合、OBが食事代を支払ってくれることも珍しくありません。もしごちそうになったのでしたら、お礼もきちんと書くようにしましょう。ごちそうをしてもらった当日にお礼をいったかもしれません。それでも、改めてお礼メールできちんとお礼を伝えることがマナーなのです。
基本を押さえOB訪問を成功させよう
OB訪問のメールのマナーも、受けてもらえるか拒否されるのかの原因の一つになってしまいます。マナー違反を連発していると、次からそのOBがOB訪問を受けてくれない可能性も出てきます。そうすれば後輩に悪いことをしてしまいます。きちんとマナーのポイントを押さえていれば、大きな失敗は回避できるはずです。メールのマナーをマスターして、気持ちのよいOB訪問にしましょう。
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