ビジネスメールの基本を理解してお願いをしよう
OB訪問をおこなう際には、事前にアポを取らなければなりません。アポはメールで取りますが、このときビジネスマナーを守ってお願いのメールをすることが大切です。OB訪問は学生側からのお願いになるため、マナーを正しく守って、失礼のないメールを送りましょう。
面識のある先輩でもお願いする心構えで
OB訪問をするには、まずは志望企業に勤めるOBを探さなけばなりません。このとき、場合によっては面識のある先輩が志望企業に勤めていることもあります。面識があればOB訪問の依頼もしやすいですが、たとえどれだけ親しい間柄でも、社会人にお願いをする心構えでメールを送ることが大切です。 OB訪問のお願いでは、ビジネスメールの基本の型を守らなければなりませんし、これができていないと失礼です。マナーを守ることは、社会人にとっては当たり前のことですし、面識の有無は関係ありません。社会人にお願いをする以上、自身も社会人としての自覚を持たなければなりませんし、ビジネスマナーを守ることが大切です。相手との関係性に関わらず、マナーを守ってお願いする意識を持ちましょう。
ビジネスメール作成の基本を心得る
お願いのメールを作成する際には、ビジネスメールの基本をマスターしておくことが大切です。メールマナーの基本を身に付けていれば、失礼になることはありませんし、反対に好印象を与えられることも多いです。OB訪問は、場合によっては選考に影響することもありますし、少しでも印象良くすることが、就活の攻略にも繋がります。ビジネスメールは、就活でも就職後でも役立ちますし、基本は必ず理解しておきましょう。
宛先の入力はコピペで誤送信を防ぐ
メールのやりとりで意外に多いのが、宛先を間違えてしまうことです。宛先を間違え、エラーになるだけならまだよいですが、別のアドレスに送ってしまった場合は、送り先にも迷惑がかかるため、間違いのないよう確認しなければなりません。 宛先の間違いをなくすには、コピペが基本であり、企業のHPなどからアドレスを引用して貼り付けましょう。また、メール作成中の誤送信を防ぐためにも、宛先は最後に入力するのがおすすめです。
件名は学校名と氏名を忘れずに入力する
ビジネスメールでは件名は必須です。件名なしは失礼にあたるため、必ずつけて送りましょう。件名は本文の内容を簡潔に表したもので、シンプルなものが好ましいです。また、件名の後に学校名と氏名を忘れずに入力し、件名だけで誰からのメールなのか把握できるようにしておきましょう。 OB訪問なら、「OB訪問のお願い ○○大学○○（氏名）」などになります。件名を長くし過ぎると、内容が分かりづらくなりますし、最後まで表示されなるので注意しましょう。
宛名の入力は略式を使わずに部署名も入れる
ビジネスメールでは、本文の最初に宛名を入力します。宛名は略式を使わずにすべて正式名称で記し、部署名、分かる場合は担当者名まで入れることが大切です。例えば㈱○○とするのはNGであり、正しくは株式会社○○となります。 また男性の場合はOB、女性の場合はOGと使い分けることも大切です。宛名を省略すると失礼ですし、部署名が記載されていないと、担当者にメールが渡るまでに手間がかかるため、詳細まで記載しましょう。
本文は要件を的確にシンプルにまとめる
メールでは本文がもっとも重要であり、ここにも細かいマナーがあります。ビジネスメールでは、読みやすさ、分かりやすさが大切なため、本文は要件を的確に、シンプルにまとめることが大切です。詳細な情報まで伝えようとして、長々とした文章になるのはNGです。すっきりと読みやすいこと意識して、無駄な表現、言葉は削るようにしましょう。
文頭はあいさつ文と自分を名乗る
ビジネスメールでは、いきなり本題に入るのはマナー違反であり、文頭はあいさつ文と自己紹介からはじめます。あいさつ文は、「いつもお世話になっております」が定番です。これは初めてメールを送る場合でも使える表現であり、初対面の相手に送っても失礼ではありません。 どうしても違和感があるなら、「初めてメールを送らせて頂きます」などに変えてもよいでしょう。自己紹介では、大学名、学部、学科と氏名を述べます。所属を明らかにしていないと、信用してもらえない可能性があるので注意しましょう。
連絡先の入手経路を説明する
あいさつを終えれば、連絡先の入手経路を説明します。どこから連絡先を入手したかを明らかにしておかないと、怪しく思われるため、必ず明らかにしておきましょう。連絡先の入手経路については、正確な情報で伝えることが大切です。 連絡先は大学の就職担当課や部活動、サークルなどの交友関係、SNSなどさまざまなところから入手できます。情報の出どころがはっきりしていないと、信用してもらえませんので、偽りなく正確な情報を記載しましょう。
最後は署名と呼ばれるものを作成する
ビジネスメールでは、最後に署名をつけるのが基本であり、署名がないとマナー違反になります。署名は単に自身の名前を記載するだけではなく、氏名、所属先、連絡先などを記したものです。記載事項に明確な決まりはありませんが、個人の情報を記すことで、本人の確認をおこなったり、次回以降の連絡に役立てますので、必ず署名をつけておくりましょう。
自分の連絡先とメールアドレスも必須
署名につける項目はさまざまですが、自分の連絡先とメールアドレスも必ず記載しておきましょう。連絡先は返信用としても使えますし、電話番号なども記載しておけば、よりスムーズにやりとりができます。メールを送ればアドレスは分かりますが、それでも連絡先を記載するのはマナーですので、電話番号、アドレスくらいは署名に盛り込んでおきましょう。
OB訪問後のお礼メールなどにも使える
署名はOB訪問をおこなうときだけではなく、訪問後のお礼メールなどにも使用できます。さらに言えば、就活での企業とのメールのやりとりにも使えますし、作成しておいて損になることはありません。署名は作成し、保存しておけば、呼び出して使うことができます。 メールの設定で署名を自動的につける機能もありますので、署名のつけ忘れを防ぐためにも、事前に作成して保存しておきましょう。
メールでお願いをする時の注意点
メールでお願いをする際には、細かいビジネスマナーに注意しなければなりませんが、それだけではなく、誤字脱字にも気をつけましょう。誤字脱字のチェックはビジネスに限らず、メールの基本です。もっとも基本となる部分でミスがあると、印象は悪いですし、失礼なる場合もあります。 特に企業名や部署名、OBの名前などにミスがあると失礼です。固有名詞は特に注意してチェックし、送信前に何度も読み直して間違いがないのを確認しておきましょう。
ビジネスルールを守ったお願いメールを作成しよう
OB訪問をおこなうには、OBにお願いのメールを送りますが、ビジネスマナーを守ってメールを送ることが大切です。親しい関係でも礼儀はきちんと守る必要がありますので、正しいマナーを身に付けて、失礼のないお願いメールを送りましょう。
OB訪問を始めるなら、ビズリーチ・キャンパスで
ビズリーチ・キャンパスには多様な業界、会社に所属する先輩社会人が登録しています。
それぞれの先輩社会人が様々なバックグランドを持ち、自身のストーリーを歩んでいます。もしかしたら、あなたのバックグラウンドを理解し、あなたのキャリア形成に寄り添ってくれる先輩がいるかもしれません。 「何を聞いて良いか分からない」 「先輩のお時間を頂くのは申し訳ない」 そんな悩みを持っているのであれば、まずは行動をしてみましょう。思っているより社会人は皆さん学生の味方です。
OB訪問をすることで、新たな気付きが得られるかもしれません。 ビズリーチ・キャンパスの世界で新しい自分を見つけませんか？