選考対策

インターンの参加に重要なメールマナー｜身につければ評価もアップ

インターンの参加に関して、企業の担当者とメールのやりとりを行うこともあるでしょう。しかし友達に送るようなメールではいけません。ビジネスメールの基本を押さえておく必要があるのです。インターンの参加で重要になるメールの書き方を知りましょう。

2018/04/01

ビジネスの基本であるメールの知識を身に付ける

インターンの参加ではビジネスメールを送ることも多いです。ただし、ビジネスメールの基本的なマナーを身につけていなければ、知らず知らずマナー違反をしてしまう可能性も否定できません。マナー違反は評価を下げる原因の一つになります。知らなかったでは済まされない、ビジネスメールの基本的な知識を解説します。

メールはインターンや就活に欠かせないツール

メールはインターンや就活に欠かせないツールです。現代のビジネスの現場では、電話よりもメールで連絡などを行うことも増えました。ただ、メールが一般的に使われているのと同時に、ビジネスにおいてのメールマナーも重要視されるようになったのです。インターンの担当者や社員に対し、失礼のないメールを送りましょう。

メールで連絡を取る機会が何回もある

インターンに関するメールは、1回だけではなく何回も送る必要があります。インターンの参加依頼、日程調整、お礼、あるいはキャンセルなどもメールで送らなければならないこともあるのです。この時、メールマナーを守っていなければインターン選考の面接以前でマイナスの評価をつけられる可能性もゼロではありません。だからこそ、メールマナーをきちんと守る必要があるのです。

メールの好印象は採用への一歩に繋がる

ビジネスメールのマナーを知っていればマイナス評価を回避できるだけではなく、基本を押さえていることをアピールできるのです。採用担当者は相手が学生だということは理解しているでしょう。そのため、完璧なマナーができるとは思っていないはずです。そんな考えをメールマナーだけで覆すこともできます。学生の立場ですでに基本的な常識が身についていることは、信頼される根拠になるのです。だからこそメールマナーをきちんと理解しておく必要があります。

ビジネスメールの基本

ビジネスメールのマナーについてまずは基本を知りましょう。基本を知ることで、あらゆる状況に適切な対応ができるからです。ビジネスメールの基本についてご紹介します。

宛先は誤送信の無いように細心の注意を払う

メールを送る時、非常に気をつけなければならないのが誤送信です。たいした情報ではないので大丈夫と考えないようにしましょう。ビジネスにおける誤送信は、機密情報の流出につながるからです。普段から誤送信に注意する癖をつけなければなりません。宛先を間違えないためにも、ホームページからコピペするのがよいでしょう。間違えたら、メールや電話で連絡をし、誤送信をしたことを謝ってメールの削除を依頼することが大切です。元のメールの件名の前に「削除依頼」と内容も含めて送ることで、相手も誤送信の対象メールをみつけやすくなります。

件名は分かりやすく書き学校名と名前も入れる

件名は、内容が分かりやすいような情報を含める必要があります。具体的には、「インターンの受け入れのお礼」など、状況に合わせた件名にしましょう。また、件名だけではなく、◯◯大学◯◯◯◯と所属する大学名と自分のフルネームも忘れずに入れておきましょう。ここまでしっかりと書かなければならないのは、相手が社会人で仕事をしていることを想定しなければならないからです。忙しい中、大量のメールをチェックをする必要があるので、内容が一目で分かるものでなければ、みてもらえない可能性もあります。インターンの依頼メールなら、選考にさえ参加できないのです。そのため件名は分かりやすいことが鉄則なのです。

宛名は略式を使わずに部署名を入れる

宛名について相手の会社名を（株）にしてはいけません。相手が（株）と略していても返信をする時は、正式に株式会社と書くのがマナーです。また、相手に関しては、役職があるなら役職名とフルネームを書く必要があります。具体的には◯◯株式会社　△△部　□□□□様という具合です。ただ、部署名が分からない場合は書かなくてもよいですが、調べられるなら、きちんと調べておきましょう。また、相手の名前が分からない場合もあります。その時は◯◯◯株式会社△△部御中と書くのが一般的です。

本文の文頭と文末にはあいさつ文を書く

本文の文頭と文末にはきちんとあいさつ文を入れなければなりません。順番としては宛名の次に位置します。また、自分が何者なのかも書く必要があります。件名に書いているからといって、省略しないようにしましょう。大学名、所属学科と学部、自分の氏名を書いてから簡単なあいさつという流れになります。

文頭のあいさつ文は簡潔にまとめる

文頭のあいさつ文がだらだらと長文になると、それだけで用件はなんだとうんざりされてしまいます。基本的に文頭のあいさつ文は簡潔にまとめることを意識しましょう。例えば、貴社のインターンに受け入れていただき御礼申しあげます。または、この度は書類選考通過のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます、などがあげられるでしょう。嬉しくても長文にする必要はありません。

文末のあいさつ文は今後に繋げる気持ちで

文末にもあいさつ文を書くのがマナーです。お手数ですが何卒よろしくおねがいします、今後共よろしくお願い致しますなどが、定番のあいさつ文です。このあいさつ文は短いですが、今後につなげる意思を示すことができます。きちんと書いておくことで相手も安心するでしょう。

署名は自分の連絡先を忘れずに入れる

本文を書いて、文末のあいさつ文を書いて終わりではありません。最後は署名をいれる必要があります。最初に大学名や氏名を書いたのだからくどいのではないかと思う人もいるかもしれません。しかし、ビジネスマナーとして署名は必要です。署名に書く内容は、大学や学部、何年生か、自分の氏名という情報を一番先に書きます。次は電話番号やメールアドレスなどを書くとよいでしょう。何かしらの原因で連絡をしなければならなくなった時、メールをみてすぐに分かってもらえるからです。署名はメールのたびに書くのは大変なので、テンプレートを用意しておくとスムーズです。

ビジネスメールの作成で注意すること

ビジネスメールには他にも多くの注意点があります。作成する時、ミスがないかどうか注意点をきちんと見直すことで、大きな失敗を回避できるでしょう。ではどのような点に注意すればよいか確認しましょう。

言葉遣いや敬語を正しく使う

言葉遣いや敬語は正しく使わなければなりません。ただ、何が正しい言葉遣いなのか分からないことも多いでしょう。そんな時は、例文やテンプレートを参考にしてみてください。言葉遣いや敬語を正しく使うことは、ビジネスの現場で重要な意味を持ちます。きちんとした言葉遣いができないだけで、信頼や信用性が失われてしまうからです。また、相手に不快な思いをさせる可能性もあります。だからこそ、言葉遣いや敬語には特に注意が必要です。

的確な箇所で改行して読みやすい文章にする

受け取った相手のことを考えるなら、的確な箇所で改行するのも重要なポイントです。的確な箇所で改行をしなければ、ぎちぎちの詰まった文章になります。そのような文章は、読みやすさとはほど遠いものになるでしょう。多忙な相手のことを考える場合、改行をして読みやすくすることを心がけてください。

感嘆符と疑問符は使わない

ビジネスメールでは感嘆符や疑問符にも気をつける必要があります。聞き慣れない言葉かもしれませんが、感嘆符は「！」で、疑問符とは「？」のことです。感嘆符や疑問符は自分の感情を表現する時、非常に便利ですが、ビジネスマナーとしては使わない方がよいとされています。人によっては疑問符や感嘆符はビジネス文書に相応しくなく、品がないと感じられるので気をつけましょう。

メールの形式はテキスト形式で作成する

メール形式はテキスト形式で作成するのが一般的です。HTML形式やリッチテキストの場合、相手のメールソフトなどの影響によって、表示されない、文字化けが起こってしまう可能性があるからです。文字化けが生じれば読めなくなるので、テキスト形式で送るようにしましょう。また、HTML形式の場合ウイルスメールや広告メールと勘違いされる可能性もゼロではありません。その点も注意が必要です。

メール連絡で好印象を与えるポイント

メールの返信などで相手に好印象を与えられれば、評価が高くなる可能性もあります。どうすれば好印象を持ってもらえるのか、そのポイントを解説するので参考にしてみてください。

レスポンスの早さ

メールが送られてきたら早く返信をするのがマナーです。誰かに送信をして返信を待っているのになかなか来ない時に、イライラした経験は誰にでもあるのではないでしょうか。インターン関連のメールについても同じです。基本的に24時間以内に返信することをおすすめします。早く返信をしなければ、うちの会社に興味がないのだろうと考えられる可能性もあるからです。ただ、時間帯によって深夜に返信しなければならない場合もあるかもしれません。深夜にビジネスメールを送るのはマナー違反と考える人もいます。深夜の場合は次の日の朝に送るようにしましょう。

インターンへの意欲を伝える

担当者はインターンに参加をしている学生に期待を持っています。やる気を疑われるような言動や態度がメールからにじみ出ていたらどうでしょうか。高い評価を受けるのはむずかしいでしょう。インターンに関するメールについては意欲を伝えることが大切です。例えば、今からとても楽しみにしていますという一文があるだけでもやる気があるなと思ってもらいやすいでしょう。

相手への感謝の気持ちを簡潔に伝える

メールの本文は少し工夫をするだけでも、相手が受ける印象は大きく変わります。その一つに、相手への感謝の気持ちを伝えることです。注意しなければならないのはダラダラと感謝の気持ちを延々書き連ねることです。簡潔でなければ、相手も読むのがだるくなるでしょう。例えば、◯◯様のお話をお聞きしましたが、貴社は非常に魅力的だと感じられました、など、ちょっとした一文を入れるだけにしておきましょう。

送信する前に確認するべきこと

送信する前に少しチェックをすることで失敗につながらなくて済みます。少し時間があればできることですから、覚えておけばよい結果につながるでしょう。

誤字脱字が無いかの最終チェック

誤字脱字がないか最終チェックをしましょう。急いで返信しなければならないと焦って送ると、誤字脱字ばかりで評価が下がったという場合もあります。注意力不足と判断されてしまうので、送信前にきちんと最終チェックを行いましょう。しかし、書いた直後は完璧だと感じられるものです。そのため少しだけ時間を空けて読み返してください。いったん冷静になることで客観的な感覚になれますので、誤字脱字をみつけやすくなります。

送信ボタンを押すときの時間帯

送信ボタンを押す時は、時間帯にも気をつけましょう。基本的に深夜などの夜間は避けた方が無難です。人によって電話と同じく深夜に送るとマナー違反や常識外れと感じられてしまいます。基本的に営業時間の前後2時間を目安にするとよいでしょう。

メール担当者を想像して作成しよう

小手先のテクニックだけではなかなか自分の気持ちが伝わるメールにならないものです。単純に文章だけの羅列ではなく、メール担当者を意識して作成することで、気持ちのこもった文章になるでしょう。

コミュニケーションが取れているか

メールは目の前に相手がいるわけでもなく、文章と文章のやりとりになります。そのため感情がなかなか伝わりづらい側面があります。ビジネス文書は普段のメールのように、感嘆符や疑問符を使うことができません。もちろん顔文字もNGです。しかし、本当に気持ちがこもっていることはメールの文章をみても感じられるものです。メールも一対一のコミュニケーションを行っているという意識で行いましょう。そうすれば失礼なことをしてはいけないという気持ちになるので、ミスも少なくできます。

相手への配慮が伝わるメールか

一対一のコミュニケーションを行っていることを前提にすれば、相手への配慮を忘れないようにしてください。相手への配慮が伝わるメールは好印象を与えることができるからです。例えば、「突然のメールにて大変失礼かと存じます」とか「お忙しい所、誠に恐縮ですが」という文章が入っているかどうかでも、雰囲気は変わります。相手の気持ちに配慮したビジネスメールを送りましょう。