OB訪問の後のお礼状の書き方を知りたい
OB訪問をした後にはお礼状をきちんと書かなければなりません。ただ、お礼状でも書き方次第ではOBにマナー違反と思われることもあります。 OB訪問での印象が人事部に伝わる場合もあるので、甘く見てはいけません。好印象を持ってもらうためにも、お礼状の書き方はマスターしておきましょう。
OB訪問後のお礼状の必要性について
OB訪問後のお礼状はどうして必要なのでしょうか？漠然と「お礼をするのは当然」と理解していても、具体的な理由を知りたい人もいるはずです。OB訪問後のお礼状がどうして必要なのかについて深く掘り下げて解説します。
お礼状を送ることはビジネスマナー
OB訪問を受けてくれるOBは仕事をしている中、会って話をしてくれます。就活生とOBの関係は、後輩と先輩に間柄です。ただ、それ以前に、OBにはOB訪問をしなければならないという義務は、基本的にありません。業務で行っている人ならともかく、受けなくても良いという立場なのです。 中には普段から付き合いのあるOBにOB訪問を頼む場合もあるでしょう。そうだとしても、マナーとしてOB訪問のお礼をするのは当然のことです。これはビジネスの現場でも当たり前のことですから、きちんとお礼状を送ってください。
実際はお礼状を送らない人の方が多い
あるアンケートで、OB訪問でお礼状を送っていない就活生が多くいたという結果が出ました。これはOB訪問のお礼状に対して、重要と考えていない就活成果が多いと考えられます。 しかし「みんなお礼状を出していないのだから自分も出す必要はない」と考えてはいけません。逆に考えれば、お礼状を出す人が少ない中きちんと出すことで、OBに好印象を与える可能性があるからです。
お礼状はいつどのような方法で出すのがいいか
「お礼状を出す必要性は理解したけれど、何か注意点はあるのだろうか？」と考える人も多いでしょう。いつ、どのようなタイミングや方法で出せば良いか分からなければ、なかなかお礼状自体を書き出せないものです。お礼状を出すタイミングや方法について解説します。
できるだけ早く出す
基本的に、OB訪問のお礼状は早めに出した方が好印象を与えられます。そのためOB訪問を行った当日、そして就業時間以内に送った方が良いでしょう。しかし何かしら事情があって早く送ることができなかったとします。それでも次の日の午前中には送ることをおすすめします。
また、深夜には送らないようにしましょう。エントリーシートなどでは深夜に送るのは問題がありません。しかしOBの中には「こんな時間にメールを送るなんて非常識」と考える人もいます。
また、早朝に送るのも注意した方が良いでしょう。そのためOB訪問をしてからすぐに送ることをおすすめします。また、直筆で書くことは丁寧さを感じさせるのですが、時間がかかることは留意しておきたい所です。
中見出し：お礼状のパターン
お礼状を送る際にはメールだけではなく、はがきや、手紙で送る方法があります。それぞれメリットやデメリットがあるので、それを踏まえて自分はどちらで出すのか判断しましょう。
メールでお礼を伝える
メールによるお礼状も一般的です。メリットは、失敗をしても書き直しが容易なだけではなく、切手やはがきなどを用意する必要がないので手間がかかりません。また、深夜や早朝などは別にして基本的にどんな時間でも迅速にOBへお礼状を送ることができるのもメリットの1つです。 ただし、書きやすいからといって、だらだらと文章が長くならないようにしましょう。もちろん、メールでも誤字脱字や礼儀を欠いた文面はNGです。
はがきや手紙を出す
メール以外では、はがきや手紙という選択肢もあります。ただ、はがきと手紙でも細かな部分で違う所があるのも押さておきたいポイントです。 丁寧さでいえば、手紙の方がはがきよりも良いとされています。ただし、手紙は細かなルールがあり、はがきより手間が多いのは難点です。早く送るという部分で考えれば、はがきの方が良いでしょう。
OB 訪問お礼状の書き方
お礼状を書く時、多くの人を悩ませるのが書き方です。普段行っている友達とのメールやラインのやりとりとは大きく違います。OB訪問のお礼状の書き方について解説します。
できるだけ短い文章でまとめる
基本的にOB訪問のお礼状については、簡潔にまとめることが鉄則です。長文だと気持ちがこもっていると感じられると考える人もいるかもしれません。ただ、OBは毎日、忙しく仕事をしていることは忘れないようにしてください。
そのため、だらだらと長く書くのではなく簡潔な文章を心がけましょう。具体的にどれぐらいの長さが良いのかというと、手紙の場合は、便箋2枚ぐらい程度です。それ以上長くなると、最後まで読んでもらえない可能性があります。
お礼状の文章の構成
お礼状に限らず、ビジネス文書は決まった構成があります。その構成に従って書けば、大きな失敗を回避できるでしょう。手紙やはがきの場合のお礼状の大きな構成としては下記の流れとなります。
お礼状の文章の基本構成
- ①前文
- ②主文
- ③末文
- ④後付け
前文では頭語と時効の挨拶を行います。頭語とは「拝啓や謹啓」などで「こんにちは」と同じような意味を持っている言葉です。次の主文は、お礼状ですから感謝の気持ちを伝えましょう。OB訪問についての感想を入れることで、本気度を伝えることができます。
また、今後どうするかについて書くのも良いでしょう。このような内容を簡潔にまとめて書きます。
末文は結びの挨拶や結語を入れます。結語とは頭語とセットになる言葉で「拝啓」なら「敬具」となります。「謹啓」では「敬白・謹言」が結語です。また、最後に後付けもきちんと書きましょう。
最後の後付けは、日付や差出人の名前や宛名のことです。お礼状は早めが必須ですが、手紙の場合、郵送の時間が必要となります。そのため、日付を書くことは「早く出しました」ということを示す証拠にもなるので重要です。
お礼状のテンプレートを使うのも手
学生で普段、形式的な手紙やはがきを書く人は少ないかもしれません。そのため時候の挨拶や文章を書くのが苦手な人は、お礼状の作成にかなり苦労する可能性があります。
そんな時はお礼状のテンプレートをインターネットサイトから見つけるのも1つの方法です。
ただし、社会人は多くの形式的な文章を読み慣れています。特に年齢が高い人ならなおさらでしょう。そのため、自分で考えて書いたかテンプレートなのかはすぐに見破ってしまいます。テンプレートは丸写しではなく、参考にする程度で、感謝の気持ちなどはきちんと自分で考えて書くことが大切なのです。
手紙やはがきの場合に注意したい点
手紙やはがきを書く時に注意したいことがあります。文章の内容はしっかりしていても、他の部分で失敗があれば総合的に印象が悪くなる可能性があるので注意が必要です。
基本は無地の用紙と万年筆かボールペン
はがきや便箋封筒の選び方にも気をつけましょう。例えば模様が入っていたり、色付きだったりするものは避けたい所です。茶封筒などは事務的なこと、資料の送付に使われるもので、お礼状に使うのは止めましょう。便箋封筒は白無地にします。 また、文字を書くのも鉛筆ではいけません。ボールペンや万年筆で書きます。色についても赤や青などではなく、黒にしましょう。
文字は丁寧に書く
社会人になっても重要となるのが、丁寧に書くということです。文字が下手でも丁寧ならば一生懸命に書いていることが分かるので、熱意が伝わります。失敗したからといって、修正液を使うのは止めましょう。修正液はお礼状で使って良いものではありません。間違ったなら、最初から書き直してください。この丁寧さが好印象につながるのです。
OB訪問の感謝の気持ちは文章で伝えよう
OB訪問を受けてくださったOBからは多くの貴重な話を聞くことができます。そのことに関して「当たり前」という態度や言動になるのは避けましょう。 お礼状をきちんと書いて、早めに出すことで熱意や本気度を伝えることができるのです。お礼状一通が採用につながる可能性もあるので油断しないようにしましょう。
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