例文を学び、メールマナーを理解して、他の人と差をつける
多くの企業ではLINEの様なメッセージアプリではなく、メールを使ったやりとりが主になります。だからこそ、メールマナーは就活だけでなく、社会人になっても非常に役立つのでしっかり覚えましょう。
インターンで役に立つメールマナー
まずはインターンで知っておきたいメールマナーが5つあります。特に悩みやすい返信のタイミングや、件名の扱い方、リマインドメールには返信すべきかも知っておきましょう。
メールの返信は24時間以内にするのがオススメ
メールは既読通知がないため、たとえ送信が成功していても本当に相手が受け取ってくれたか分かりません。そのため企業からメールが送られてきたら、できれば確認してすぐに返信するように心がけましょう。ですが、ゼミやバイトなど、学業や生活に関わる事情から返信できないことがあってももちろん構いません。 できない場合は、24時間以内には返すように心がけましょう。遅くとも、翌日の朝までには返信するようにするのがベターです。ただし、メールボックスの振り分けには注意しておきましょう。企業からのメールが、場合によってはゴミ箱や迷惑メールへ振り分けられてしまい、見落とす可能性もあります。事前に企業のメールアドレスを振り分けられるよう登録しておくと良いでしょう。
メールの件名は消さない
悩みがちなのが、メールの件名の扱い方。自分から送る場合は簡潔な件名にし、相手に分かりやすくすることが大切です。例えば「インターン募集について【○○大学/名前】」というような、件名だけで内容がある程度予想できるものにします。 一方、返信の場合は件名を消さないことが、一般的なメールマナーです。「Re:件名」の形で返します。例えば、企業からインターンの日程の伺いがきた場合は、先頭に「Re:」をつけた件名にして返します。なお、返信を選べば自動でつけてくれるメールソフトがほとんどです。
本文に名前を書く習慣
会社員の場合、1日に100件以上のメールが届くこともあるため、1つ1つのメールアドレスで個人を判別するのはとても難しくなります。そこで文頭には相手の名前、文末には自分の名前を書くのが基本になります。こうすることで、開いたときにすぐ自分宛てのメールか把握でき、さらに誰から来たメールか確認できます。 文末の名前はメールソフトの「署名」といった機能を使うことで、自動で挿入できるようになります。しかし、相手の名前は自動入力されないのが基本なため、相手の名前を記入する習慣を付けられると間違いを防げるでしょう。
丁寧で読みやすい文章を心がける
メールはパソコンやスマートフォン、タブレットなど幅広い端末で読まれる可能性があります。そこで読みやすいようにしっかりと句読点をつけ、段落を開けるようにして読みやすい文章を心掛けます。段落を開ける間隔は、企業から送られてくるメールを参考にすると分かりやすくなります。 しかしメールソフトによっては段落が異様に広くなり、見た目が読みにくくなることがあります。そうすると、いくら読みやすい文章にしても台無しです。試しに自分宛てにメールを送るなどして、文章の段落の間隔や、見え方をチェックしておきましょう。
リマインドメールにもなるべく返信しよう
リマインドメールとは、インターンや面接の前日に送られてくる日時や場所などを知らせる、企業側からのお知らせのメールです。自動送信であることも多いため、「返信しない方が良いのではないか」という意見ももちろんあります。 ですが、リマインドメールに込められた企業側の意図は、、就活生が明日慌てないようにしたい、時間や場所を間違えないで欲しいというもの。 そのため、マナーを守って最低限「メールを確認したこと」や「送っていただけたことへのお礼」を記入したメールを、返信しておきましょう。
ただし、自動返信の場合は、「返信不要」という文言が記載されている場合が多いので、よく確認してこのように記載されていたら、返信しなくて大丈夫です。
インターンメールに使える例文
メールのマナーを覚えたら、実際にメールを書いてみましょう。しかしビジネスメールは打つ機会がないとどんな文章にすればいいか分からないものです。まずは例文を見て書き方を覚えましょう。
インターン応募に使えるメール文
自分でメールから応募するときに必要になる文章は、大きく分けて2つあります。まずはインターン募集を見たことを伝える文章と、なぜそのインターンに参加したいと思ったのか理由を伝える文章です。簡単にまとめると、次のようになります。 この度貴社のインターン募集を拝見致しました。 貴社の×××なところに魅力を感じ応募させて頂きました。 是非、貴社のインターンに参加したいと考えております。 ご多忙のところ恐縮ですが、採用を検討していただけますと幸いです。 特に、インターン募集を見て伝えることが大切になります。もちろん前後には企業の担当者名、文末に自分の名前をつけたり、挨拶を付け加えることも忘れないようにしましょう。
インターン選考のお礼返信
インターン選考の結果が返送された場合は、受かった場合と受からなかった場合で内容がもちろん異なります。受かった場合はしっかりとお礼を伝えることが大切になります。
・この度は貴社のインターンシップへ参加の機会をくださりありがとうございます。
・先日はインターンシップの面接の機会をいただき誠にありがとうございました。
・貴社のインターンシップに受け入れていただき御礼申し上げます。
こうした文章をどれか1つ軸として、相手に感謝の気持ちとお礼を伝えつつ、インターンに参加することを楽しみにしていることを伝えてみましょう。反対に受からなかった場合は、次のような文章を軸にして考えてみましょう。
この度は選考結果のご連絡有難う御座います。
今回は不採用という結果になり大変残念ではありますが、○○様からのアドバイスはどれも大変勉強になりました。
頂いたアドバイスを活かして、これからの選考も頑張りたいと思います。
まずは選考結果を伝えてもらったことに対してお礼を述べ、結果としては残念だが前向きに次の選考も頑張りたいという思いを伝えることがポイントです。
インターンのお礼メールの例文
インターンが終了したら、ほっと一息つきたくなりますが、終わったその日のうちにインターンのお礼を伝えるメールを送っておきましょう。
○○日間の貴重な体験ありがとうございました。 △△様からの仕事に対する姿勢、実際の仕事に触れることによって~~について学ぶことができました。
このように、どんな経験から何を学んだか、そこから今後どうしていきたいと思っているのか等を具体的なエピソードを織り交ぜながらお礼のメールを送るのがおすすめです。特に重要視して欲しいのが、何を学んだか、という点です。インターンで最も重要視されるところなため、要点をしっかりまとめて送るようにしましょう。
インターン先に質問を送るメール例文
インターンに向けて準備を進めるうちに、疑問が生じることもあるかもしれません。インターンの資料を読んで解決できれば安心ですが、それでも解決できない疑問を残したままにしておくのは、思わぬ失敗につながる可能性があります。そこでメールで質問をしてみましょう。
お忙しいところ失礼いたします。 この度○○インターンに参加させて頂きます××です。 この度はインターンにおける××について質問させて頂きたく思い連絡させて頂きました。
しっかりと何に関しての質問であるか、を簡潔に書くことが大切です。また一番最後には、忙しい中対応してもらうことを忘れずに、お伺いを立てる形で終えると、相手にとっても対応しやすくなります。
インターンにもビジネスにも使えるメールマナー
メールマナーは覚えておけば、ビジネスでも使える重要なものです。特にメールで応募するようなインターンだと、メールが就活生と企業の窓口になります。そこでコミュニケーション能力や対応力をチェックされていることも多く、新卒社員と同等のレベルを備えておけば大きな強みになります。メールマナーを覚えて、就活を乗り切りましょう。