インターンのエントリーメールから選考は始まっている
誰でも1度は、誰かにメールを送ったことがあるかと思います。しかし自分が就職するかもしれない企業へのメールとなると、どんなことを書けばよいか悩んでしまいますよね。 メールは電話と違い、一方通行のコミュニケーションです。そのため基本的なマナーを守って書かないと、相手にとって内容が伝わりづらいメールになってしまいます。どのようなマナーがあるのか、メールで応募する際の注意点を踏まえて解説します。
インターンへのエントリーメールの基本的な書き方
エントリーメールは、第一印象を左右するメールでもあります。そのため文章量や文章力より、読みやすい構成や適切な言葉遣いをすることが大切です。分かりやすく適切なメールを書くためにも重要な、メールの基本を解説します。
メールの件名は本文を分かりやすく要約する
インターンへの参加申し込み/○○大学・□□学部・○○○○
メールの件名は、。用件について、シンプルにまとめたものを書くのが基本です。件名を入れないと企業側に迷惑メールに自動で判別されたりする可能性もあるため、絶対入れるようにしましょう。件名の後半に、区切りを入れてからあなたの所属大学、学部、名前を入れると親切です。あなた自身が企業へ送るメールは1通だけですが、企業の担当者には何百件というメールが来るためです。 ありがちなのは、丁寧にしようとして件名が長くなりすぎるという失敗です。長い件名は読みづらいだけでなく、要点が伝わらないものであることが多いため、読む側も困惑してしまいます。上記のように、伝えたいことだけを要約してから送信するようにしましょう。
宛名は正確に書く
株式会社○○
総務部人事課
インターン採用ご担当者様
手紙を書くときは、相手の宛名を書きます。メールも同様で、何度もやり取りする相手でもない限りは、最初に相手の宛名を入れておくことが一般的です。この時注意したいのは、社名や名前を正確に、省略せずに書くことです。たとえば、株式会社を（株）と表記するのはNGです。 インターン採用担当者の名前が分かる場合は、上記の「インターン採用ご担当者様」のところに「○○様」と採用担当者名を入れるようにしましょう。ただし担当者名は、分からなければ「インターン採用ご担当者様」と書いても失礼には当たりません。
書き出しの挨拶は自分の名前を書く
はじめてメールを送らせて頂きます。○○大学□□学部△△学科3年の○○○○と申します。
基本的には、その会社へ初めてメールを送ることになる人が多いかと思います。書き出しの挨拶としては「初めて～」や「初めまして」といった挨拶が適切です。これが複数連絡を取り合うようになると「お世話になっております」などへ変わっていきます。 自分の名前は、所属大学名・学部名・学科名・学年・氏名の順で書くようにしましょう。インターンへの応募時期は、同じように名前を書く場面が何度も出るかと思いますので、必要に応じて辞書登録しておくと便利です。
用件を伝える
会社説明会にて貴社のインターン募集の案内を拝見し、是非参加させていただきたく連絡致しました。
今回はインターンのエントリーメールであるため、用件は「インターンに参加させてほしい」という点です。要件が変われば、この部分の内容も異なります。たとえば「貴社の採用試験にぜひ応募させて頂きたく、連絡いたしました」などです。 この後に、志望動機を踏まえて「ぜひインターンに参加する機会を頂きたい」という文章に繋げるのが一般的です。志望動機はコピーペーストではなく、その会社ごとのものを書くようにしましょう。
最後に署名を記載
○○大学□□学部△△学科3年
○○○○
〒000-0000
○○県××市○○1-1-1 △△ハイツ201号
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：gakusei@aaa.ac.jp
署名とは、自分の所属や大学名、連絡先を箇条書きにしたものです。手紙で言えば、自分の名前や住所を書くのと同じことです。電話番号は、自宅に電話がない場合は書かなくても問題ありません。会社の担当者が連絡を取りやすいようにすることが目的であるため、携帯電話でも大丈夫です。
署名はメールには必須とも言うべきものですから、自動でメールの最後に入れられるように設定で登録できます。早めに設定して、入れ忘れが無いようにしておきましょう。
インターンエントリーメールの例文
ここではインターンエントリーメールの例文を、上記で解説したマナーに沿って紹介します。ただし参加したいインターンによってはエントリーシートを別添えする指示があるなど、要らない構成や内容があるため、必ずしも下記の構成に沿う必要はありません。
エントリーメールの構成
1.宛名
2.氏名と用件
3.志望動機
4.署名
エントリーメールは、この構成が基本です。最初に宛名、最後に署名が基本となります。また「前略」ではじめ「草々」で締めることもありますが、採用してもらうためのメールですから「どうぞご検討くださいますよう、よろしくお願い申し上げます」のような「検討伺い」で締めるのがおすすめです。 志望動機は、エントリーメールの構成の中でも最も重要視してほしい部分です。何故かというと、自己紹介や挨拶、件名、署名などは基本のマナーであり、ほぼ差がつかないためです。一方、適切なマナーを守りつつも、簡潔に意志が伝わる志望動機はチェックする担当者にとっては重要な内容になります。 挨拶などはある程度コピーペーストでも問題はありませんが、志望動機がネットの例文そっくりであったり、オリジナルではないものだったりすると、それだけでインターン参加の不合格となる場合があります。例文は構成の参考にとどめ、自分自身の熱意を自分の言葉で伝えるようにしてください。
エントリーメールの例文
件名：インターンへの参加申し込み/○○大学・□□学部・○○○○
株式会社○○
総務部人事課
インターンご担当者様
はじめてメールを送らせて頂きます。
○○大学□□学部△△学科3年の○○○○と申します。
会社説明会にて貴社のインターン募集の案内を拝見し、
是非参加させていただきたく連絡致しました。
私には、金融のIT化に関わりたい、という夢があります。
現在専攻している△△学科において、○○の分野を研究する中で、
貴社の開発した××の効果を実感しました。
日本の風土に合わせつつ、一歩先を行く開発を進めている貴社にて、
実務を経験できるまたとない機会と知り、
インターンへの参加を強く希望しております。
勉学だけでは知りえないことや、ITビジネスにおけるスキルアップを、
このインターンを通して学んでいきたいと考えております。
つきましては、是非ともインターン参加をご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒宜しくお願い致します。
○○○○
--------------------
○○大学□□学部△△学科3年
○○○○
〒000-0000
○○県××市○○1-1-1 △△ハイツ201号
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：gakusei@aaa.ac.jp
ここでは例として、IT企業へのインターン志望の例文を挙げました。メールはメッセージアプリのように、自動で読みやすい形に変換されることがほとんどありません。そこで、文章はあまり長くし過ぎず、適度に区切ると読みやすくなります。
志望動機は、その会社でインターンを受けることの意義や目的、何故選んだのかが伝わるものに出来るとベストです。またメールでは「御社」ではなく「貴社」と書くのが一般的です。話し言葉と書き言葉では違う言葉遣いをする敬語もあるため、よく使うものは一度チェックしておきましょう。
また書き終えたら、そのまま送信せずに、一度読み直しましょう。件名を入れ忘れていた、担当者の名前を間違えていた、メールに誤字があった、という確認ミスは避けたいところです。志望動機が理論的に破綻していないか、自分で声に出して読み上げると確認しやすくなります。
メールを送るときの注意点
メールが完成したら、早く送った方が良いか悩みますよね。たとえば昼食の時間帯に知り合いに連絡してもすぐには返事が来ない、というような経験はありませんか。同じように、時間帯やその後の対応によっては、メールが読まれにくい状態になることがあります。
メールの送信時間は、深夜帯を避けるのがベター
メールを送信する時間は、いつがいいのか。ベンチャー企業やIT企業などは、メールの送受信の時間は全く気にしていませんが、企業によっては気にしている可能性もあります。そのため、深夜の時間帯を避けるのがベターです。
アルバイトや研究で深夜帯まで起きていることもしばしばあるかとは思いますが、可能な限り深夜帯に送ることは避けましょう。また受付締切日が10日だった場合、10日の24時以降に送っても、締切後の場合もあるので24時前に送るのが良いでしょう。インターンの締め切り日だけでなく、締め切り時間も記載している場合が多いのでよく確認しておくことが重要です。
1営業日以内に返信
企業からエントリーメールに対し返信があれば、1営業日以内に返信するのがおすすめです。理由としては、それだけこのインターンに参加したいのだと判断してもらいやすく、また自分自身も他のインターン先とメールが混ざらずに済みます。 ただし注意点として、必ずしもすべてのメールに返信が必要とは限りません。たとえば「返信不要」と記載があるメールが来た場合は、返信する必要はありません。やり取りが終了したメールであるときも、同様です。
またリマインドメールといって、応募やエントリーに対して自動でメールを返信するようシステム化されていることもあります。大きな企業だと、大量に来るエントリーメールに対してリマインドメールが設定されているケースがよくあるため、反射的に返信しないようにしましょう。
添付ファイルにはパスワードをかける
企業によっては「エントリーシートをPDFファイル形式で添付する」という方法で応募するケースもあります。この時、添付ファイルにはパスワードをかけておくことが大切です。何故かというと、誤った送信先に送る可能性や、データが漏洩する可能性がゼロではないからです。 エントリーシートには自宅の住所や名前など、細かな個人情報を書くことがほとんどです。その内容を見られてしまうと、情報を悪用される恐れがあります。そこで、パスワードを添付ファイルにつけてロックしておきましょう。
またパスワードとエントリーメールは、別々に送信しましょう。送信したメールに返信する形式で、合わせて「先ほど、エントリーシートを送付させていただいた○○です」とパスワードを伝えるメールを出しましょう。 ただ企業によっては、こうしたパスワードをかける方法自体、行っていないこともあります。Dropboxをはじめとするオンラインストレージサービスを活用してエントリーシートや履歴書を送るケースもあるため、企業の担当者に確認することも大切です。
返信がこない場合の確認方法
エントリーメールを送ってから数日経過しても、インターン選考に関する返信が来ないことがあります。そんな場合、どのくらいまで待てばいいのか、電話連絡はOKなのか、確認するための方法を解説します。
電話連絡は嫌がられることもある
インターンの場合は「○月○日までに結果が出ます」と表記があることも多いため、その場合は期日まで待ってみましょう。ただ何も表記がない場合は、まず1週間ほど待ってみましょう。それでも連絡がなければ、一度問い合わせのメールを送るようにしましょう。 メールの方が良い理由として、メールなら相手のペースで内容が確認でき、なおかつ他の業務へ負担をかけずに済みます。電話の場合は少しの間とはいえ、時間を取られてしまうため、避けてほしいと考える企業もあります。 ただ1週間以上待っても連絡がない、返信メールにあった期日になっても連絡が全くない、ということであれば、悩む時間の方が無駄です。その際は電話をかけて、何時頃決定されるかなど、情報を確かめてみても良いでしょう。
確認のメール例文
件名：Re:（相手が送ってくれたメールのタイトルを消さずに使う）
株式会社○○
総務部人事課
インターン採用ご担当者様
お世話になっております。
先日、貴社のインターンに応募致しました、
○○大学□□学部△△学科3年の○○○○と申します。
○/○にエントリーシートを送付させて頂いたのですが、
前回のメールは届いておりますでしょうか？
もし確認できないようでしたら、再度送付させて頂きたく思います。
何卒、確認よろしくお願い致します。
○○○○
--------------------
○○大学□□学部△△学科3年
○○○○
〒000-0000
○○県××市○○1-1-1 △△ハイツ201号
携帯電話：090-xxxx-xxxx
メールアドレス：gakusei@aaa.ac.jp
確認メールのポイントとして、件名は相手からの返信があればそれを利用しましょう。返信が全くなかった場合には「インターン選考について」など、件名を新たに設定します。メールの内容は問い詰めるものではなく、前回送ったメールの確認の有無を質問する形がおすすめです。
「忘れてはいませんか？」など、強く催促するようなメール内容にすると、相手としても良い気持ちはしません。あくまで丁寧な対応を心掛け、失礼のないものにしましょう。
社会人の一歩としてメールマナーを習得
メールは、世界中のどこにいる人でもやり取りを可能にし、ビジネスのあらゆるシーンで活用されています。ただ、メッセージアプリなどの台頭により、メールを送ったことがないという学生も少なくないはず。しかしメールのマナーは基本的なポイントをおさえれば、簡単に書くことができます。 大切なのは、そうしたメールマナーはあくまで社会人としての第一歩である、ということ。インターンに参加する下準備として、今のうちに情報収集できることはしっかりやっておき、就活に向けて進んでいきましょう。