就活生にとって面接の日程調整は大きな関門。企業の採用担当者の方と連絡を取らなければなりません。正しいビジネスマナーを知らないと文面に不安を感じてしまいますよね。
そこで、今回のテーマは 「面接の日程調整のメール返信マナー」 です。件名、署名の書き方など例文をふまえて詳しくご紹介します。
メールの返信ひとつで、選考における評価も変わるかもしれません。あらかじめしっかりとチェックしておきましょう。
目次
・ケース別メールの返し方
①企業の指定してきた面接日程に参加できる場合
②企業の指定してきた面接日程に参加できない場合
・本文の順番
宛先を書く
挨拶を書く
本文を書く
締めを書く
署名を書く
・メールのマナー
・おわりに
ケース別メールの返し方
①企業の指定してきた面接日程に参加できる場合
企業の指定してきた面接日程に参加できる場合は、その旨を分かりやすく簡潔に伝える必要があります。
書かなければいけない内容は 「面接日程に参加できること」 と 「面接の連絡をもらったことへの感謝」 です。
面接日程を指定されるメールには、いくつかのパターンがあります。
１つ目は、企業から何日か候補日を挙げられ、参加できる日程を選ぶパターン。
この場合は、参加したい面接の日程を伝えられれば問題ありません。
参加できる日程がいくつかある場合は、すべての候補日を書くと親切でしょう。
2つ目は、企業から〇月〇日〇時とはっきりと時間を指定された場合。
この場合は、参加できる旨を書くだけです。日程承諾の旨を簡潔に伝えられるように心がけてください。
どちらのパターンでも本文に記す内容は変わりません。面接に参加できる 「日時」 と 「場所」 です。
ビジネスメールでは短い文章でわかりやすく伝えることが大切になります。見やすい文面も意識しながら書いてみるといいでしょう。
②企業の指定してきた面接日程に参加できない場合
企業の指定してきた面接日程が必ずしも都合がいいわけではありません。そのような場合、どうすればいいのでしょうか？
伝えるべきメールの内容は 「面接日程の再調整」 をお願いすることです。指定された日程が厳しいことと、その理由を伝え、新しい候補日をつたえましょう。
ただし、理由を伝えるときは「別の会社の面接が入っている」といった具体的な内容である必要はありません。 「都合がつかず」 いった表現をするといいでしょう。
面接日程の候補日を伝えるときのポイントは、 できるだけ多くの候補日を挙げること です。企業の方も、採用以外にもたくさんの仕事をされています。
なかなか都合がつかないと、何度もメールでやりとりをすることになり迷惑をかけてしまいかねません。できるだけ時間に余裕をもって、多くの日程をあげられるといいでしょう。
本文の順番
つぎは、一般的なメールの構成と本文の順番をご紹介します。各項目ごとに、例文をふまえてご説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。
宛先を書く
ビジネスメールでもっとも最初に書くのは 「宛先」 です。
書くべき内容は 「会社名」「部署」「名前」 の３つ。同じ会社の中でも同じ苗字、名前の方がいることも考えられますからね。
次のような書き方がベストです。
「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」
返信の場合は届いたメールの署名欄をみれば、部署や名前が書かれているのが一般的です。誤字のないように正しく書くようにしましょう。
挨拶を書く
ビジネスメールの本文は 「挨拶」 からはいるのが基本です。面接の日程調整の連絡をもらったお礼を伝えるようにしましょう。
その際、 選考への参加の意思表示 をしっかりすることが大切になります。採用担当者に意欲的な印象を与えられる可能性があります。
以下が例文です。
お世話になっております。
お忙しい中、次回選考のご連絡ありがとうございます。
面接の機会をいただけたことを、大変うれしく思っております。
志望度や熱意が伝わるように、自分なりにアレンジしてみてもいいかもしれません。メールの文章ひとつでも、企業からの評価が変わることもありますからね。
本文を書く
メールの本文は書く内容によって異なります。面談日程を承諾する場合は 「面接日程」 と 「場所」 を記載すれば問題ありません。その際、文章ではなく箇条書きで書くと簡潔に見やすくなります。
以下のような形です。
それでは、ご提示いただきました以下の日程で貴社に伺います。
日時：〇月〇日17時00分～
場所：〇〇株式会社オフィス
簡潔でわかりやすい形で伝えられるようにしましょう。指定された日時に参加できない場合も同様です。 参加できない旨を丁寧に伝え、候補日を箇条書きで書きます。
以下が例文です。
ご指定いただきました日程ですが、誠に勝手ながら、その日は都合が悪く参加するのが難しい状況です。
大変恐縮ですが以下の日程で再度調整いただくことは、できますでしょうか？
〇月〇日 14時00分～18時00分
〇月〇日 10時00分～18時00分
〇月〇日 9時00分～17時00分
〇月〇日 13時00分～18時00分
企業側も何人もの応募者からメールが届きます。ですので、少しでも読みやすく伝わりやすいように心がけて書くといいでしょう。
締めを書く
文章の最後には 「締め」 の言葉が必要です。本文で伝える内容に応じて、適切な文章を使いましょう。指定された面接日程が参加できる場合は、 お礼も添えるのがベスト です。
以下が例文となります。
お忙しいなか貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。当日は、どうぞよろしくお願い致します。
指定された面接日程に参加できない場合は、日程の再調整をお願いすることになります。ですので、締めの言葉も申し訳ない気持ちが伝わるような言い回しにしましょう。
以下が例文です。
大変申し訳ございませんが、ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い致します。
相手の手間を気遣う場合は次のような文章もいいです。
お忙しいなか、お手数おかけし申し訳ございません。
何卒、よろしくお願い致します。
自分の状況や、メールの文面に合わせて適切な言い回しができるのがベストですよ。
署名を書く
メールの最後は必ず 「署名」 を書きます。署名に書く項目は以下の項目が含まれていれば十分でしょう。
「大学名」「学部名」「学科」「学年」「名前」「メールアドレス」「郵便番号」「住所」「電話番号」 です。
以下が見本となります。どのように書けばいいか分からない方は、ぜひ参考にしてみてください。
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○○大学 〇〇学部 〇〇学科４年
田中一郎（たなか いちろう）
〒〇〇〇-〇〇〇〇
○○県○○市○○町○○
Tel：011-2233-4455
Mail：aaaa@bbbb.com
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メールのマナー
ビジネスメールでは 最低限のマナー を守らなくてはなりません。正しく送ることができないと、採用担当者に失礼な印象を与えてしまいます。
今回紹介するマナーは３つ。
1つ目は「返信のタイミング」です。
遅くても、メールがとどいてから 「24時間以内」 に返すのがマナーとされています。
日程の調整にも時間がかかります。ですので、候補日程が確定次第、なるべく早く返信しましょう。返信が早いことで嫌な思いをする方はいませんからね。
2つ目は「本文を残すこと」です。
届いたメールの文章はそのまま文面に残しておきましょう。
人事部の方は学生からのたくさんのメールを見る必要があります。その際、一目でどんな内容のメールへの返信か分かるとスムーズですよね。ですので、 本文は消さずに返信する ようにしてください。
件名に関しても変更する必要はありません。どのような内容なのか知らせるためにも「Re:」で返すようにしましょう。
3つ目は「正しい言い回し」です。
基本的に人事の方とのメールで「了解」といった表現は使いません。 「かしこまりました」 と述べるのが一般的です。もしくは 「承知致しました」 でも問題ありません。
また「お世話になります」よりは 「お世話になっております」 といった表現が適切になります。
他にも日常生活では当たり前でも、ビジネスメールであれば気をつけるべき表現はたくさんあります。不安に感じたら、その都度調べて正しい表現をつかえるようにしましょう。
おわりに
面接の日程調整は人事の方と連絡をとるため、就活においてとても大切な場面です。正しい言葉遣い、方法で書かなければ失礼な印象を与えてしまいます。
ですが、マナーよく志望度が伝わるメールが書ければ周りの就活生にも差をつけられるかもしれません。
ビジネスメールはOB訪問や、会社説明会の応募、転職のときでも書くことになります。失敗してしまうまえに、しっかりと勉強しておきましょう。
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