就活でメール返信をする際に心掛けること
就活におけるメールの返信は、ビジネスマナーの基本を押さえた適切な対応が求められます。返信の仕方によっては、企業に対して誠実さや社会人としての常識をアピールできるでしょう。その一方で、雑な対応はマイナスの印象を与えかねません。
メールを返信する際に心掛けるべきポイントを紹介します。基本的な考え方を理解して、好印象を与えるメールの書き方を身につけましょう。
返信する相手のことを考える
メールを返信する際は、企業の担当者がどのような立場でメールを送っているのかを意識しましょう。
企業の採用担当者は多くの応募者とやり取りをしているので、迅速で簡潔な返信が求められます。そのため、件名を変更せず、要点を整理した明確な文章で返信すると、好印象です。
例えば、面接の日程調整のメールでは「お世話になっております。◯◯大学の△△です。◯月◯日◯時に面接を受けさせていただきます。」と簡潔に伝えましょう。
冗長な表現や不要な情報を含めると、担当者の確認に手間がかかります。相手の状況を考え、分かりやすく簡潔な返信を心掛けましょう。
マイナスの印象を与えないようにする
就活メールは、応募者の印象を左右する重要な要素の一つです。不適切な言葉遣いや返信の遅れは、企業からの評価を下げる原因になりかねません。
例えば、返信が遅れると「関心が低い」「ルーズな人」という印象を与える可能性があります。企業からメールを受け取ったら、できるだけ早く返信することが重要です。
また、カジュアルすぎる表現や誤字脱字にも注意しましょう。例えば、「了解しました」という表現はビジネスメールでは「承知しました」や「かしこまりました」に置き換えるのが好ましいです。
ほかにも、「今度の面接よろしくお願いします！」ではなく、「面接の機会をいただきありがとうございます。どうぞよろしくお願いいたします。」のように丁寧な表現を心掛けると好印象につながります。
誠実で丁寧な言葉遣いを意識し、社会人としてのマナーを守ったメールを送りましょう。
就活メールの基本的な返信マナー
就活メールの返信には、基本的なビジネスマナーを守ることが求められます。
適切なタイミングで返信し、誤字脱字や言葉遣いを丁寧にすることで、企業に好印象になるでしょう。
・返信のタイミング
・本文は残す
・誤字脱字や言い回しのチェックをする
上記の基本的な返信マナーについて、詳しく解説します。
返信のタイミング
就活メールの返信は、基本的に24時間以内が望ましいとされています。
企業の採用担当者は、多くの応募者とやり取りをしているため、返信が遅れると「意欲が低い」「スケジュール管理ができていない」と判断される可能性も少なくありません。
特に面接の日程調整や内定に関するメールは、企業側のスケジュール調整などに関わることなので、迅速な対応を心掛けましょう。
また、返信する際には時間帯への注意も必要です。
深夜や早朝（22時～8時）は避け、できるだけビジネスアワー（9時～18時）の間に送るのが望ましいでしょう。
深夜や早朝のメールがマナー違反と受け取られたり、企業側の確認が翌日以降になり、対応が遅れる可能性があるためです。
どうしても返信が遅れる場合や夜間になる場合は、「お忙しいところ恐れ入ります。ご返信が遅くなり申し訳ございません。」「夜分遅くに失礼いたします。」といった一言を添えると、誠意が伝わりやすくなります。
迅速かつ適切な時間帯での返信を心掛け、スムーズなやり取りを目指しましょう。
本文を残すこと
企業から届いたメールの文章は、そのまま文面に残して返信しましょう。
企業人事部の担当者は、学生からのたくさんのメールを見る必要があります。その際、一目でどんな内容のメールへの返信か分かると、先方の確認もスムーズに進めることができます。
そのため、 本文は消さずに返信することが望ましいのです。
また、件名に関しても変更する必要はありません。どのメールの返信なのか分かりやすくするためにも「Re:」で返すとよいでしょう。
誤字脱字や言い回しのチェックをする
基本的に人事担当者とのメールで「了解」といった表現は使いません。「かしこまりました」と述べるのが一般的です。もしくは「承知致しました」でも問題ありません。
また、「お世話になります」は初回の挨拶文面なので、2回目以降は「お世話になっております」といった表現が適切です。
他にも、日常生活では当たり前でも、ビジネスメールでは避けるべき表現が多くあります。不安に感じたら、その都度調べて正しい表現を使いましょう。
さらに、誤字脱字のチェックも重要です。誤った表現のまま送ると、ビジネスマナーが欠けている印象を与えかねません。
送信前に必ず読み返し、適切な言葉遣いと誤字脱字のない正しい文章でメールを送るようにしましょう。
本文の基本構成
一般的なビジネスメールの構成は、下記のようになるといわれています。
・宛先
・挨拶
・内容
・締め
・署名
各項目ごとに、例文をふまえてご説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。
宛先
ビジネスメールでもっとも最初に書くのは 「宛先」 です。
書くべき内容は 「会社名」「部署」「名前」 の３つ。同じ会社の中でも同じ苗字、名前の方がいることも考慮しましょう。
次のような書き方がベストです。
「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」
返信の場合は届いたメールの署名欄をみれば、部署や名前が書かれていることが一般的です。誤字のないように正しく書くようにしましょう。
挨拶
ビジネスメールの本文は 「挨拶」 からはいるのが基本です。面接の日程調整の連絡をもらったお礼を伝えるようにしましょう。
その際、 選考への参加の意思表示をすることが大切です。採用担当者に意欲的な印象を与えられる可能性があります。
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■例文
お世話になっております。
お忙しい中、次回選考のご連絡ありがとうございます。
面接の機会をいただけたことを、大変うれしく思っております。
―――――
志望度や熱意が伝わるように、自分なりにアレンジしてみてもいいかもしれません。メールの文章ひとつでも、企業からの評価が変わることもあります。
内容
メールの本文は、なるべく簡潔に記載するようにしましょう。例えば、面談日程を承諾する場合は「面接日程」と「場所」を記載すれば問題ありません。
その際、文章ではなく箇条書きで書くと簡潔に見やすくなります。
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■例文
それでは、ご提示いただきました以下の日程で貴社に伺います。
日時：〇月〇日17時00分～
場所：〇〇株式会社オフィス
―――――
簡潔でわかりやすい形で伝えられるようにしましょう。
指定された日時に参加できない場合も同様です。参加できない旨を丁寧に伝え、候補日を箇条書きで書きます。
―――――
■例文
ご指定いただきました日程ですが、誠に勝手ながら、その日は都合が悪く参加するのが難しい状況です。
大変恐縮ですが以下の日程で再度調整いただくことは、できますでしょうか？
〇月〇日 14時00分～18時00分
〇月〇日 10時00分～18時00分
〇月〇日 9時00分～17時00分
〇月〇日 13時00分～18時00分
―――――
企業側は何人もの応募者からメールが届くので、少しでも読みやすく伝わりやすいように心がけて書くといいでしょう。
締め
文章の最後には「締め」の言葉が必要です。本文で伝える内容に応じて、適切な文章を使いましょう。
指定された面接日程に参加できる場合は、お礼も添えるのがベストです。
―――――
■例文
お忙しいなか貴重な機会をいただき、誠にありがとうございます。
当日は、どうぞよろしくお願い致します。
―――――
指定された面接日程に参加できない場合は、日程の再調整をお願いすることになります。
ですので、締めの言葉も申し訳ない気持ちが伝わるような言い回しにしましょう。
―――――
■例文
大変申し訳ございませんが、ご検討くださいますよう、何卒よろしくお願い致します。
―――――
相手の手間を気遣う場合は次のような文章もよいでしょう。
―――――
■例文
お忙しいなか、お手数おかけし申し訳ございません。
何卒、よろしくお願い致します。
―――――
自分の状況や、メールの文面に合わせて適切な言い回しができるのがベストです。
署名
メールの最後は必ず「署名」を書きます。
「大学名」「学部名」「学科」「学年」「名前」「メールアドレス」「郵便番号」「住所」「電話番号」などの項目が含まれていれば十分でしょう。
■例文
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○○大学 〇〇学部 〇〇学科４年
田中一郎（たなか いちろう）
〒〇〇〇-〇〇〇〇
○○県○○市○○町○○
Tel：011-2233-4455
Mail：aaaa@bbbb.com
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就活でメールを返信する際の注意点
就活メールの返信は、企業に対する第一印象を左右します。適切なタイミングや言葉遣い、誤字脱字のチェックを怠ると、マイナスの印象を与えかねません。
・社名は正式名称で書く
・改行や段落分けを行う
・絵文字や装飾は使用しない
・奇抜なメールアドレスは使用しない
・企業の聞きたいことに不足なく答える
・見直しを行う
就活メールを返信する際の注意点は上記の通りです。
順番に解説します。
社名は正式名称で書く
企業名を略称や通称で書くと、失礼な印象を与える可能性があります。
企業の正式名称はその会社のアイデンティティの一部であり、誤って書くと「企業への関心が低い」「確認不足」と判断されかねません。
例えば、「（株）」と省略せず「株式会社◯◯」と記載するのがマナーです。
企業の採用ページや公式サイトで正式名称を確認し、間違いのないようにしましょう。
また、宛名も「◯◯株式会社 人事部 ◯◯様」と正式な書き方を意識することが重要です。
改行や段落分けを行う
長文のメールを改行なしで書くと、読みづらくなり、企業の担当者に負担をかけてしまいます。適切な改行と段落分けを行うことで、伝えたい内容が明確になり、スムーズに読んでもらえる可能性が高いです。
基本的には、①挨拶、②用件、③結びの言葉の3つの構成を意識し、それぞれの間で適切な改行を入れましょう。
1つの文が長くなりすぎないよう意識し、要点を簡潔にまとめるとより分かりやすいメールになります。
絵文字や装飾は使用しない
就活メールはビジネスメールとしての基本マナーを守る必要があります。そのため、絵文字や顔文字、過度な装飾（太字・カラフルな文字など）は不適切と思われる場合も少なくありません。
これらの装飾は、カジュアルすぎる印象を与え、ビジネスの場には好ましくないでしょう。
例えば、「面接の日程、楽しみにしています😊」ではなく、「面接の機会をいただきありがとうございます。よろしくお願いいたします。」のように、フォーマルな表現を使うことが大切です。
適切な敬語を使用し、簡潔でわかりやすい文章を心掛けましょう。
奇抜なメールアドレスは使用しない
就活で使用するメールアドレスは、企業に与える印象を左右する重要な要素です。奇抜なアドレスは、不適切で軽率な印象を与える可能性があります。
ビジネスの場では、氏名を基にしたシンプルなアドレス（例：「taro.yamada@example.com」）を使用するのが望ましいです。フリーメールを利用する場合は、「Gmail」や「Outlook」などの信頼性の高いサービスを選ぶとよいでしょう。
企業の聞きたいことに不足なく答える
企業のメールには、求められた情報を漏れなく伝えることが大切です。必要な回答が欠けていると、企業の担当者に再確認の手間をかけることになり、「注意力が足りない」と判断される可能性があります。
例えば、面接日程の確認メールに対し「大丈夫です」とだけ返信するのではなく、「◯月◯日（◯）◯時に面接を受けさせていただきます。どうぞよろしくお願いいたします。」と具体的な情報を明記しましょう。
企業の質問に的確に答え、スムーズなやり取りを心掛けることが大切です。
見直しを行う
メールを送る前には、見直しが重要です。誤字脱字があると、「細かい部分に気を配れない人」という印象を与え、信頼性を損なう可能性があります。
文章の流れや敬語表現が適切かどうかも確認しましょう。
例えば、文面の場合は「御社」ではなく「貴社」を使うなど、基本的なビジネスマナーも見直すポイントです。送信前に声に出して読んだり、ツールを活用してチェックするとミスを防げます。
丁寧な見直しを習慣づけ、正確なメールを送ることを意識しましょう。
シーン別の就活メールの返信例文
面接日程の調整を行う際の返信メールの例文
面接日程の調整を行う際のメールは、簡潔で分かりやすいことが重要です。
企業からの連絡には「面接日程に参加できること」と「感謝の気持ち」を必ず伝えましょう。
面接日程の連絡には、主に以下の2つのパターンがあります。それぞれのケースに応じた適切な返信例を紹介します。
企業から候補日が挙げられている場合
企業から候補日が挙げられている場合は、参加できる日程を明確に伝えましょう。
複数の日程が可能なら、すべて記載すると企業側の調整がしやすくなります。
また、「面接の機会をいただき、誠にありがとうございます」といった一文を入れることで、好印象を与えます。
―――――
■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただいた日程を確認し、以下の日時で参加可能です。
・◯月◯日（◯）◯時～
・◯月◯日（◯）◯時～
上記のいずれかでご都合がよろしければ、ご調整いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
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企業から時間が指定されている場合
企業から面接の日時を指定された場合は、承諾の旨を簡潔に伝えましょう。誤解を防ぐために、企業側の指定時間をそのまま書きます。
余計な情報を加えず、端的に「面接に参加する」ことを伝えるのが重要です。
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■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
ご指定いただいた◯月◯日（◯）◯時にて、面接に参加させていただきます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
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面接日程の再調整をお願いする際の返信メールの例文
面接日程の再調整は、就活において避けられない場面の一つです。
企業が指定した日程が都合が悪い場合、適切な言葉遣いで丁寧に再調整をお願いしましょう。
代わりに可能な候補日を複数提示し、謝意を伝えるを伝えることでスムーズな再調整につながります。
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■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。
せっかくご調整いただいたところ申し訳ないのですが、ご指定の◯月◯日（◯）◯時は都合がつかず、別の日程で再調整をお願いできますでしょうか。
以下の日程であれば調整が可能ですので、ご都合の良い日時がございましたらご検討いただけますと幸いです。
・◯月◯日（◯）◯時～
・◯月◯日（◯）◯時～
・◯月◯日（◯）◯時～
お忙しいところお手数をおかけし恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
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選考・面接を辞退する際の返信メールの例文
選考や面接を辞退する際は、相手にできるだけ迷惑をかけないよう、早めに連絡することが重要です。メールでは、辞退の意思を明確に伝えつつ、企業への感謝の気持ちも忘れずに伝えましょう。
辞退の理由については、具体的に説明する必要はなく、「都合により」など、簡潔な表現で問題ありません。
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■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。
慎重に考えた結果、誠に勝手ながら都合により、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
今後の貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
―――――
内定を承諾する際の返信メールの例文
内定を承諾する際のメールでは、まず内定をいただいたことへの感謝をしっかり伝えることが重要です。その上で、「内定を正式に承諾します」と明確に伝えましょう。
企業側は多くの候補者の状況を管理しているため、曖昧な表現を避けることが大切です。
企業に良い印象を与えるためにも、前向きな姿勢を示すことを心掛けましょう。
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■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の内定を正式に承諾させていただきます。
入社に向けて、貴社の一員として貢献できるよう努力してまいりますので、何卒よろしくお願いいたします。
また、今後の手続き等について、ご指示をいただけましたら幸いです。
改めまして、このような貴重な機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
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内定の保留をお願いする際の返信メールの例文
内定の保留をお願いする際は、感謝の気持ちをしっかり伝えつつ、誠意を持ってお願いすることが大切です。
企業側は採用スケジュールを管理しているため、期限延長を依頼する際は、必ず具体的な日付を提示しましょう。保留の理由は「慎重に検討したい」と伝えるだけで問題ありません。
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■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社からの内定を大変光栄に思っておりますが、慎重に検討させていただきたく、
内定承諾の期限を延ばしていただくことは可能でしょうか。
もし可能であれば、◯月◯日までお時間をいただけますと幸いです。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。ご検討のほど何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
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面接後のお礼を伝える際の返信メールの例文
面接後のお礼メールは、必須ではありませんが、送ることで誠実な印象を与えることができ、企業への関心をアピールする良い機会です。
お礼メールは、面接当日か遅くとも翌日までに送るようにしましょう。
面接で学んだことや感銘を受けた点に軽く触れることで、ただの形式的なメールではなく、熱意が伝わる内容になります。長すぎると負担になることもあるため、簡潔にまとめることが大切です。
―――――
■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
本日、面接をしていただきました◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接を通じて、貴社の事業内容や今後の展望について詳しく知ることができ、ますます貴社で働きたいという思いが強まりました。
選考結果についてお知らせをお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
（署名を入れる）
―――――
添付する書類がある際の返信メールの例文
添付ファイルを送る際は、ファイル名をわかりやすくすることが重要です。
例えば、「履歴書.pdf」ではなく、「履歴書_氏名.pdf」などにすると、企業側が管理しやすくなります。
メールには「添付書類の種類」を明記し、ファイルの不備があれば連絡してもらうように一言添えると親切です。ファイルの添付ミスを防ぐため、送信前に必ず確認しましょう。
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■例文
◯◯株式会社
人事部 ◯◯様
お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯と申します。
ご指示いただきました書類を添付の上、お送りいたします。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
【添付書類】
・履歴書（PDF）
・成績証明書（PDF）
万が一、添付ファイルに不備がございましたら、お手数ですがご連絡いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
（署名）
―――――
まとめ
就活メールの返信は、企業との信頼関係を築く重要な要素です。適切な返信のタイミング、誤字脱字のチェック、丁寧な言葉遣いを意識することで、好印象に繋がります。
シーンごとの適切なメールの書き方を理解し、状況に応じた対応を心掛けましょう。企業とのやり取りをスムーズに進めることで、良い印象を与え、就活を有利に進めることができます。
正しいメールマナーを身につけて、自信を持って就活に臨みましょう。
人気大手企業就活ならビズリーチ・キャンパス！
ビズリーチ・キャンパスは三井物産、JR東日本、三井不動産、三井住友銀行、ソニー、NTTデータ、サントリーなど様々な業界の大手企業が利用しており、人気大手企業就活を目指す学生にとって必需品と言えるサービスです。
・誰もが知る人気大手企業から、特別座談会・選考免除・特別選考ルートなどのスカウトが届く
・人気大手企業によるビズリーチ・キャンパス限定のインターンシップ
・人気大手企業による各業界特化型の限定イベント
・難関企業内定者による就活対策講座を毎日開催
・先輩が『いつ・何をして・何に悩んだのか』を綴った就活体験記。就活全体像や時期別の悩みの具体的な解消方法がわかる
ぜひビズリーチ・キャンパスご活用し皆様にとって最適なキャリア選択を実現してください。