選考対策

【就活生必見】こなれた感を出す電話術

就活もいよいよ終盤です。面接は、採用担当者から直接電話で案内がありますが、突然電話がかかってきても、落ち着いて対応できますか？一歩進んで、こなれた感を出す電話テクニックを紹介します。

2017/03/14

こなれた感を出すために必要な要素とは？

こなれた感を出すために必要な要素は５つあります。 ・電話での受け答えにおけるトークスクリプトのおさらいをしよう ・言葉使いを丁寧にしよう ・話す内容を決めておこう ・時間帯に注意しよう ・メモを取ろう

OB訪問で会社に電話をかけたことがある人は、電話応対の仕方をもう一度確認しましょう。就活生から採用担当者に電話をする場合は、メモの準備や話すことを確認してから電話します。しかし、面接の電話はいつかかってくるかわかりません。かかってきても慌てないように、心づもりをしておくこと、話す内容や言葉遣いをあらかじめ決めておくことがこなれた感を出すポイントです。それでは上記の５つについて詳しく説明します。

電話での受け答えをおさらい：面接電話対応のトークスクリプト！

面接の電話連絡は、面接日程を伝える目的でかかってくることがほとんど。会話もだいたい決まっています。ですから、かかってきたときに備えて、トークスクリプトを用意しておくとスマートな対応が可能です。
<就活生：はい、〇〇です。>
<採用担当者：お忙しいところ恐れ入ります。私、〇〇株式会社人事部の〇〇と申します。面接の件でお電話させていただきました。少しお時間をいただけますか。>
<就活生：お電話ありがとうございます。問題ございません。メモを用意致しますので少々お待ち下さい。>
（電話を一旦、保留にする。）
メモが用意できたら、保留を解除。
<就活生：大変お待たせ致しました。それではよろしくお願い致します。>
<採用担当者：選考の結果、〇〇さんには是非、面接に進んでいたただきたいと考えております。>
<就活生：ありがとうございます。>
<採用担当者：ありがとうございます。面接は、○日○時○分から〇〇にて行います。ご都合はよろしいですか。>
<就活生：はい、問題ございません。○日○時○分、場所は、〇〇ですね。>
<採用担当者：はい。それではよろしくお願い致します。>
<就活生：本日はお忙しいなかありがとうございました。それでは失礼致します。>
採用担当者が切るのを待ち、静かに切る。または、一呼吸おいてから切る。

基本的な流れは以上のようになります。ポイントは、面接の日時や場所を聞き間違えないように、メモを取り、必ず復唱することです。なかには、「メモのご用意はよろしいでしょうか。」と尋ねる採用担当者もいますので、そのときに用意してもよいでしょう。電話を切るタイミングですが、電話はかけた人が切るのがルールです。就活においては採用担当者は、学生が切るのを待つことが多いです。ですから、少し待ってみて電話が切れていないようであればゆっくりと切りましょう。

指定日に都合がつかない場合の対応

採用担当者の指定日に、用事が入っていることもあります。その場合は都合が悪いことをはっきりと伝えましょう。それから採用担当者と相談して日程を調節します。 <採用担当者：面接は、○日○時○分から〇〇にて行います。ご都合はよろしいですか。>
<就活生：大変申し訳ございません。○日はどうしても外せない用事が入っております。日程を調節していただくことは可能でしょうか？ >

採用担当者の声が聞こえにくい場合の対応

採用担当者の声が聞こえにくいときは、以下のフレーズを覚えておくと便利です。 <申し訳ございません。電話のお声が遠いようです。>

言葉使いを丁寧に：大学生の良く間違える敬語

電話では、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。敬語などは、普段使い慣れていないと言い間違えることもあります。大学生が間違いやすい敬語や言葉遣いをまとめました。

了解致しました
一般的には、「承知致しました」「かしこまりました」を使用します。

☓貴社の～
話し言葉では御社を使用します。

☓課長様
役職名+様は、二重敬語になります。課長の〇〇様と言いましょう。

☓もしもし～
ビジネスシーンでは、はいと答えます。

☓〇〇でよろしかったでしょうか？
この言い回しがクセになっている人は、「〇〇でよろしいでしょうか」というように意識しましょう。

話す内容を決めておこう：電話前に話す内容をまとめよう

就活中は基本的に電話に出る心づもりをしておくことがベストです。出られない場合は合は折り返します。折り返す際は話す内容を決めてから電話をしましょう。また、留守電に伝言が入っていた場合は、そのことを伝えるとスムーズです。

電話をかける時間帯に注意しよう：採用担当者の都合のよい時間は？

採用担当者からかかってきた電話に出られず、折り返す場合は時間帯に注意しましょう。電話は、昼休憩時間を除く営業時間内にかけます。始業開始から１時間と、昼休憩、就業前の１時間は避けます。 9時から17時までの会社であれば、10時頃あるいは14時頃がよいでしょう。

必ずメモを取ろう：突然の電話！どうする？メモの取り方

大学やアルバイト先からの帰宅途中や食事中など様々な場面において電話がかかってくる可能性があります。突然の電話でもメモを取ることが重要です。確実にメモを取るためには、「少々お待ち下さい。」と言って保留にし、慌てずにメモと筆記具を用意しましょう。スマートフォンは、通話画面上の消音アイコンをタップすると相手にこちらの音が聞こえない状態にできます。 iPhoneの場合、消音アイコンを長押しすると双方の音が遮断されて電子音が鳴ります。 また、メモを持っていない場合は、スピーカーボタンをタップし、画面を見ながら、メモアプリに入力します。そのさい、イヤホンを利用しましょう。また、通話録音機能がついている場合は活用しましょう。